Hợp đồng mua bán điện tử chính là giải pháp tất yếu trong kỷ nguyên số, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tăng tốc kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu tất cả về tính pháp lý, lợi ích vượt trội và các bước triển khai hợp đồng điện tử một cách hiệu quả ngay sau đây.

1. Hợp đồng mua bán điện tử là gì?

Luật thương mại 2005 có quy định về hợp đồng mua bán như sau: 

“Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hoá theo thoả thuận.”

Hiểu một cách đơn giản, hợp đồng mua bán điện tử là loại hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ được các bên thỏa thuận, tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ hoàn toàn bằng các phương tiện điện tử. Thay vì tồn tại trên giấy tờ vật lý, toàn bộ nội dung của hợp đồng được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu và được ký kết bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số. 

Các hình thức phổ biến của loại hợp đồng này bao gồm các tệp PDF, Word, giao dịch mua bán trên sàn thương mại điện tử, hoặc thậm chí là các email xác nhận giao dịch có giá trị pháp lý.

2. Hợp đồng mua bán điện tử có giá trị pháp lý không?

Tại Việt Nam, hợp đồng mua bán điện tử có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương hợp đồng mua bán truyền thống khi đáp ứng đủ các điều kiện do pháp luật quy định, tạo ra một hành lang pháp lý an toàn và vững chắc cho các giao dịch số.

2.1 Các cơ sở pháp lý về hợp đồng mua bán điện tử

Cụ thể, Luật Giao dịch điện tử 2023 đã khẳng định giá trị của thông điệp dữ liệu tương đương văn bản giấy. Song song đó, Bộ luật Dân sự 2015 cũng công nhận việc giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử là một hình thức hợp pháp. 

Đặc biệt, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, một yếu tố then chốt để xác thực danh tính và sự đồng thuận của các bên trong hợp đồng.

2.2 Điều kiện để hợp đồng điện tử được công nhận

Để một hợp đồng mua bán điện tử có hiệu lực pháp lý và được công nhận là bằng chứng trước tòa, nó cần phải đáp ứng các điều kiện cốt lõi sau:

• Nội dung của hợp đồng phải được bảo toàn, không bị sửa đổi hay thay đổi kể từ thời điểm được khởi tạo lần đầu dưới dạng hoàn chỉnh.
• Nội dung hợp đồng phải có thể truy cập được và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
• Thông tin về người gửi, người nhận, thời gian, địa điểm giao kết phải được xác định một cách rõ ràng và chính xác.
• Hợp đồng phải được ký bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý, đảm bảo tính xác thực và chống chối bỏ từ các bên tham gia.

3. Nội dung của hợp đồng mua bán điện tử

Mặc dù hình thức thể hiện có thể khác nhau, các nội dung cốt lõi trong hợp đồng mua bán điện tử cần được thể hiện rõ ràng để bảo vệ quyền lợi cho tất cả các bên tham gia.

3.1 Các điều khoản cơ bản cần có: 

Một hợp đồng điện tử, dù đơn giản hay phức tạp, cũng cần phải có các điều khoản nền tảng sau: 

• Thông tin các bên (tên, địa chỉ, email, số điện thoại, mã số thuế) phải chính xác để xác định danh tính và trách nhiệm;
• Đối tượng của hợp đồng cần được mô tả chi tiết, ví dụ như tên, mẫu mã, số lượng, chất lượng hàng hóa, hoặc phạm vi, nội dung công việc của dịch vụ; 
• Giá cả và phương thức thanh toán phải nêu rõ tổng giá trị, đơn vị tiền tệ, các loại thuế phí và các hình thức thanh toán được chấp nhận;
• Thời gian, địa điểm và phương thức thực hiện (giao hàng, cung cấp dịch vụ); 
• Quyền và nghĩa vụ của các bên, chính sách bảo hành, đổi trả, và cơ chế giải quyết tranh chấp là những yếu tố không thể thiếu để tạo nên một bộ khung pháp lý vững chắc cho giao dịch.

3.2 Nội dung đặc thù tùy loại hình giao dịch 

Ngoài các điều khoản cơ bản, mỗi loại hình giao dịch lại có những yêu cầu riêng. 

• Đối với hàng hóa hữu hình, hợp đồng cần bổ sung quy định về việc kiểm tra hàng hóa khi nhận (đồng kiểm) và làm rõ bên nào chịu rủi ro trong quá trình vận chuyển. 
• Đối với hàng hóa số như phần mềm hay khóa học online, các điều khoản về quyền sở hữu trí tuệ, phạm vi cấp phép sử dụng (license), chính sách cập nhật và hỗ trợ kỹ thuật là tối quan trọng. 
• Đối với các hợp đồng dịch vụ (tư vấn, marketing, thiết kế,...), việc đưa vào các cam kết chất lượng dịch vụ (SLA), quy định về báo cáo tiến độ và đặc biệt là điều khoản bảo mật thông tin khách hàng sẽ giúp đảm bảo chất lượng công việc và sự tin cậy giữa các bên.

4. Quy trình giao kết hợp đồng phổ biến trong thương mại điện tử

Việc giao kết hợp đồng trong thương mại điện tử diễn ra linh hoạt thông qua nhiều hình thức, tùy thuộc vào giá trị, tính chất của hàng hóa, dịch vụ và mô hình kinh doanh (B2C hay B2B). Về cơ bản, quy trình này luôn tuân thủ nguyên tắc "đề nghị - chấp nhận" của Bộ luật Dân sự, nhưng được thể hiện qua các hành vi số hóa. Dưới đây là hai kịch bản giao kết phổ biến và điển hình nhất hiện nay.

4.1 Giao kết tự động trên Website/Sàn TMĐT (B2C) 

Đây là quy trình giao kết quen thuộc nhất đối với người tiêu dùng cá nhân khi mua sắm trực tuyến. Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP, quy trình này bao gồm các bước rõ ràng:

Bước 1: Bên bán đề nghị giao kết: 

Doanh nghiệp niêm yết công khai và chi tiết thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, chính sách vận chuyển, đổi trả trên website. Hành động này được xem là một lời đề nghị giao kết hợp đồng công khai.

Bước 2: Bên mua chấp nhận đề nghị: 

Khách hàng xem xét thông tin, lựa chọn sản phẩm và thực hiện các hành vi cụ thể như thêm vào giỏ hàng, điền thông tin giao nhận, và cuối cùng là nhấn vào nút có nhãn rõ ràng như "Đặt hàng", "Hoàn tất thanh toán" hay "Xác nhận mua". Hành động nhấn nút cuối cùng này chính là lời chấp nhận đề nghị.

Bước 3: Bên bán phản hồi và xác nhận: 

Ngay sau khi khách hàng gửi đi yêu cầu, hệ thống của bên bán phải có cơ chế phản hồi ngay lập tức, thường là một email hoặc thông báo tự động xác nhận đã nhận được đơn hàng. Hợp đồng chính thức được hình thành tại thời điểm bên bán gửi đi thông báo xác nhận này, tạo ra một bằng chứng pháp lý về giao dịch.

4.2 Giao kết qua nền tảng hợp đồng điện tử (B2B) 

Đối với các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B), đặc biệt là các hợp đồng có giá trị lớn, điều khoản phức tạp, việc sử dụng một nền tảng hợp đồng điện tử chuyên dụng là lựa chọn tối ưu để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.

Bước 1: Soạn thảo & Tải hợp đồng: 

Một bên sẽ soạn thảo hợp đồng (dưới dạng file Word, PDF) với đầy đủ các điều khoản chi tiết và tải lên nền tảng ký hợp đồng.

Bước 2: Mời ký & Xác thực danh tính: 

Các bên liên quan sẽ được mời tham gia ký kết thông qua một đường dẫn gửi tới email. Để đảm bảo đúng người ký, nền tảng sẽ yêu cầu các bước xác thực danh tính đa lớp như nhập mã OTP gửi về điện thoại hoặc xác thực eKYC (định danh khách hàng điện tử).

Bước 3: Ký bằng chữ ký số/chữ ký điện tử: 

Sau khi xác thực thành công, các bên sẽ sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số (USB Token hoặc SIM PKI) để ký trực tiếp lên tài liệu.

Bước 4: Hoàn tất, đóng dấu thời gian & Lưu trữ: 

Khi tất cả các bên đã ký, hệ thống sẽ tự động đóng dấu thời gian (timestamping) để ghi nhận thời điểm hợp đồng có hiệu lực và ngăn chặn mọi sự sửa đổi sau đó. Hợp đồng hoàn chỉnh sẽ được mã hóa, gửi cho các bên và lưu trữ an toàn trên nền tảng, dễ dàng tra cứu khi cần.

Hy vọng rằng, những thông tin trong bài viết đã cung cấp cho quý khách một cái nhìn toàn diện về hợp đồng mua bán điện tử. Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu giải pháp phần mềm ký hợp đồng điện tử, xin vui lòng liên hệ iContract để được tư vấn theo hotline 24/7:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng