Thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, hợp đồng điện tử là một trong những xu thế tất yếu mà các doanh nghiệp đang hướng tới. Tuy nhiên, đứng trước hàng loạt các nhà cung cấp trên thị trường, giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp? Top 5 phần mềm hợp đồng điện tử đang được sử dụng phổ biến nhất hiện nay sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và sự so sánh, đánh giá khách quan để lựa chọn giải pháp tối ưu.

Top 5 phần mềm hợp đồng điện tử được sử dụng phổ biến nhất năm 2024.

1. Tìm hiểu phần mềm ký hợp đồng điện tử là gì ?

Để hiểu rõ về phần mềm ký hợp động điện tử cần nắm được hợp đồng điện tử là gì và giao kết hợp đồng điện tử là gì.

1.1 Hợp đồng điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 33, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định hợp đồng điện tử như sau:

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp điện tử quy định của Luật này”.

Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như: công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, từ tính, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự… trong đó các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền nghĩa vụ.

Theo quy định của Luật giao dịch điện tử 2005, việc giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống. Các đơn vị, doanh nghiệp tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. 

1.2 Phần mềm ký hợp đồng điện tử là gì?

Phần mềm ký hợp đồng điện tử là phần mềm hỗ trợ thực hiện việc trình và ký duyệt một hợp đồng từ file có sẵn hoặc mẫu tài liệu trên hệ thống. Các bên tham gia ký hợp đồng điện tử được hệ thống gửi link tra cứu và ký hợp đồng qua email.

Thông qua phần mềm ký hợp đồng điện tử các giao dịch điện tử được thiết lập và xác nhận. Hợp đồng được ký thông qua phần mềm có giá trị pháp lý giống như hợp đồng được thực hiện theo phương pháp truyền thống trừ khi có quy định khác. Phần mềm ký hợp đồng điện tử giúp người dùng có thể linh hoạt đặt các vị trí ký số khác nhau của nhiều cá nhân hoặc tổ chức trên cùng một văn bản, trên trang mong muốn.

1.3 Tại sao phải sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử 

Có rất nhiều lý do để doanh nghiệp, đơn vị sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử. Xuất phát từ các khó khăn, rủi ro từ việc ký kết hợp đồng truyền thống như mất nhiều thời gian, công sức, chuẩn bị công tác tốn kém, khó khăn trong việc quản lý lưu trữ hợp đồng… Các lý do sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử này đến từ lợi ích của người sử dụng.

Phần mềm ký hợp đồng điện tử mang đến nhiều tiện ích cho doanh nghiệp.

Trong giai đoạn công nghệ chiếm lĩnh thị trường và phát triển vô cùng mạnh mẽ, chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào quản lý vận hành sản xuất kinh doanh là một xu thế tất yếu khi muốn tạo ra lợi thế cạnh tranh. Sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó về quản lý hợp đồng và ký kết hợp đồng theo cách truyền thống. Cụ thể như:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa các bên giúp đơn vị, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian công sức;
• Tiết kiệm chi phí về nhân lực, vật tư, thiết bị văn phòng so với việc ký kết hợp đồng theo cách truyền thống
• Giảm sai sót, rủi ro: hạn chế tối đa các sai sót từ lỗi đánh máy, loại bỏ các rủi ro về giả mạo chữ ký, tính pháp lý của hợp đồng được đảm bảo.
• Có thể ký kết mà các bên tham gia không cần trực tiếp gặp mặt, tạo thuận lợi khi mọi người đều bận rộn hoặc hở cách xa nhau
• Giúp quản lý, bảo quản lưu trữ hợp đồng dễ dàng hơn
• Thúc đẩy hợp tác, giao dịch trong kinh doanh

Có thể thấy lợi ích từ việc sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử đối với, doanh nghiệp, đơn vị hiện nay là rất lớn. Phần mềm ký hợp đồng điện tử tạo ra phương thức giao dịch, làm việc mới hiện đại hơn, ưu việt hơn, vô hình chung thúc đẩy hợp tác, giao dịch trong kinh doanh giữa các đơn vị, doanh nghiệp với nhau.

2. Top 5 phần mềm hợp đồng điện tử được sử dụng nhiều nhất 2024

2.1 Hợp đồng điện tử iContract - ThaisonSoft

Hợp đồng điện tử iContract - ThaisonSoft được nhiều khách hàng doanh nghiệp tin tưởng.

Hợp đồng điện tử iContract được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft). iContract là phần mềm ký kết hợp đồng điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet không cần gặp mặt trực tiếp, đảm bảo tính pháp lý, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số, bứt phá mạnh mẽ hơn trong kỷ nguyên số.

a) Đặc điểm nổi bật

• Đầy đủ quy trình từ khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
• Tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS.
• Hỗ trợ tạo hợp đồng với kho mẫu đa dạng, chuyên nghiệp sẵn có trên hệ thống.
• Quản lý tài khoản truy cập, phân quyền người dùng theo từng cấp.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác.
• Phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm.
• Giao diện thông minh, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, dễ dàng sử dụng với mọi đối tượng người dùng.
• Bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn công nghệ ISO/IEC 27001:2013 - tiêu chuẩn hàng đầu về hệ thống an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu.

b) Thương hiệu nhà cung cấp

Với lịch sử 22 năm hình thành và phát triển, CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN đã trở thành đơn vị hàng đầu về cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công như: Hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, Hải quan điện tử, Bảo hiểm xã hội điện tử,...

Với lực lượng nhân sự hỗ trợ chuyên nghiệp phủ rộng toàn quốc và các trung tâm hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, TP. Đà Nẵng, TP. Bình Dương, TP. Biên Hòa.

Trên 100.000 doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm và dịch vụ, tiêu biểu có thể kể đến: Samsung, Coca-Cola, Toyota, Yamaha, Big C, Aeon Mall, Grab, DHL, Golden Gate, Honda,…

Trong đó, 90% lượng khách hàng của ThaisonSoft là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (Doanh nghiệp FDI), 80% khách hàng sử dụng thêm sản phẩm thứ hai. 

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn vinh dự 3 năm liên tiếp nhận giải thưởng Sao Khuê trong lĩnh vực Thuế và Hải quan và nhận nhiều bằng khen, giấy khen của các cơ quan Trung ương và địa phương như: Bằng khen của Bộ Tài chính, Giấy khen của Tổng cục Hải quan, Giấy khen của Cục Hải quan Hà Nội, Cục Hải quan Bình Dương, Đồng Nai …

Với kinh nghiệm lâu năm đồng hành với nhiều doanh nghiệp tên tuổi, iContract - ThaisonSoft là giải pháp được đánh giá cao và nhận được sự tin tưởng của đông đảo khách hàng doanh nghiệp.

c) Thông tin liên hệ

• CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
• Tổng đài 24/7: 19004767
• Website: https://icontract.com.vn/
• Địa chỉ: https://icontract.com.vn/lien-he

2.2. Phần mềm hợp đồng điện tử FPT.eContract

FPT.eContract là dịch vụ hợp đồng điện tử được phát triển bởi FPT Software. Nền tảng FPT.eContract giúp ký kết, quản lý hợp đồng điện tử hiện đại với hiệu năng cao, đáp ứng đa dạng các yêu cầu của doanh nghiệp, thức đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

a) Ưu điểm nổi bật của hợp đồng điện tử FPT.eContract

 FPT.eContract sở hữu nhiều tính năng được đánh giá cao:

• Khởi tạo, điều chỉnh, phê duyệt và lưu trữ hoàn toàn tự động hợp đồng, hồ sơ trên một nền tảng duy nhất.
• Chống giả mạo bằng định danh điện tử e-KYC.
• Hệ thống đảm bảo an toàn thông tin.
• Ký kết được trên mọi phương thức: Email, tin nhắn, hệ thống.
• Ký số với mọi chữ ký số: Token, HSM, chữ ký số dùng một lần.

b) Thương hiệu của nhà cung cấp

FPT là một trong những đơn vị đầu tiên triển khai giải pháp hợp đồng điện tử. FPT là cái tên quen thuộc với khách hàng, đối tác trên cả nước. Với nhiều năm hoạt động trên thị trường, danh tiếng của FPT được khẳng định vững chắc.

2.3. Phần mềm MISA AMIS WeSign

MISA AMIS WeSign là một trong những giải pháp lý tài liệu số tiên phong, tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức, tiết kiệm 85% thời gian chi phí so với phương thức ký kết truyền thống. Phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign được xây dựng theo quy trình chuẩn chất lượng và bảo mật thông tin ISO 9001:2015, ISO 2700:2013, CSA Star Certificate và CMMI3.

a) Đặc điểm nổi bật của MISA AMIS WeSign

• Hợp đồng điện tử có tích xanh được chứng thực và đóng dấu của Bộ Công thương, đảm bảo tính pháp lý.
• Tự động hóa quy trình: tạo luồng ký, phê duyệt, chuyển phát, nhắc nhở và lưu trữ tài liệu.
• Đáp ứng nhiều loại chữ ký, sử dụng trên nhiều thiết bị, tiện lợi khi không có mặt tại văn phòng.
• An toàn, bảo mật dữ liệu.
• Dễ dàng tra cứu nhờ công cụ kiểm tra chữ ký điện tử và tính toàn vẹn của hợp đồng.
• Quy trình, thủ tục thực hiện nhanh chóng, chính xác, minh bạch và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

b) Thương hiệu của nhà cung cấp

MISA AMIS WeSign được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA với gần 30 năm cung cấp các giải pháp phần mềm cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và hộ kinh doanh cá thể.

MISA AMIS WeSign ra đời và phát triển xuất phát từ chính những bất cập trong việc trình ký hàng chục ngàn tài liệu hàng năm của MISA. MISA là đơn vị đáp ứng các tiêu chuẩn, điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đảm bảo tính pháp lý, độ bảo mật cao.

2.4. Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT là phần mềm được cung cấp bởi EFY Việt Nam. EFY-eCONTRACT đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý về xác thực điện tử và sử dụng các hình thức ký điện tử bằng chữ ký số EFY-ECA hoặc OTP trên cơ sở Luật Giao dịch điện tử.

a) Đặc điểm nổi bật

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT thay đổi hoàn toàn phương thức ký kết truyền thống, xây dựng doanh nghiệp không giấy tờ, hướng tới chuyển đổi số:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng từ khâu tạo hợp đồng - chuyển ký các bên - lưu trữ và bảo mật, tự động thông báo thứ tự ký.
• Khi thực hiện giao kết chỉ cần tài khoản cho người tạo nội dung ký. Người tham gia ký không cần tài khoản
• Ký kết linh hoạt qua thiết bị di động, máy tính bàn, tablet, 24/7
• Ký đồng loạt hợp đồng, không giới hạn số lượng cùng lúc
• Sẵn sàng kết nối với cổng xác thực của các cơ quan quản lý.
• Hỗ trợ nạp dữ liệu khách hàng vào phần mềm eCONTRACT đảm bảo việc xuất hợp đồng nhanh và chính xác.
• Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ xử lý hợp đồng trên phần mềm như: Điều chỉnh hợp đồng, Hủy hợp đồng.
• Hỗ trợ kết xuất các biểu mẫu báo cáo, thống kê theo loại hợp đồng, doanh thu,…
• Hỗ trợ tích chữ ký số token và chữ ký số từ xa.
• Trao đổi, tích hợp với nhiều phần mềm khác như: HRM, CRM, ERP…. 

b) Thương hiệu của nhà cung cấp

Hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT được phát triển bởi EFY Việt Nam - Đơn vị với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm,

là đối tác tin cậy cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho 160.000+ doanh nghiệp trên toàn quốc.

EFY Việt Nam là một trong các đơn vị được Bộ Công thương (Cục thương mại điện tử và kinh tế số) trao giấy xác nhận đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Đến nay EFY-CeCA đã được phát triển dựa trên nền tảng của dịch vụ Hợp đồng điện tử và được triển khai thực tế hơn 3 năm trên phạm vi toàn quốc.

2.5. Hợp đồng điện tử VNPT eContract

VNPT eContract là phần mềm hợp đồng điện tử được phát triển bởi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Đây là giải pháp hiệu quả, tối ưu toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

a) Ưu điểm nổi bật

VNPT eContract - Hợp đồng đa tiện ích với nhiều tính năng nổi bật:

• Khả năng định danh trực tuyến: VNPT eContract tích hợp giải pháp VNPT eKYC và Video KYC cho phép định danh khách hàng, khách hàng định danh đối tác tham gia ký kết hợp đồng.
• Tính năng đàm phán trực tuyến.
• Hỗ trợ tất cả các loại trình ký số của tất cả các nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số tại Việt Nam.
• Người dùng không có chứng thư số vẫn có thể ký kết hợp đồng điện tử.
• Công nghệ mã hóa file hợp đồng bằng cặp khóa công khai, đảm bảo chỉ các bên tham gia giao kết hợp đồng mới có thể truy xuất nội dung.

b) Thương hiệu nhà cung cấp

Tập đoàn VNPT là đơn vị cung cấp mạng uy tín về chất lượng ở Việt Nam với ưu điểm vượt trội về tốc độ đường truyền nhanh, ổn định và bảo mật cực cao. VNPT luôn nằm trong top 10 công ty CNTT - viễn thông uy tín được đánh giá bởi Vietnam Report và liên tiếp giành các giải thưởng quốc tế như IT World Awards 2022, Cyber Security Global Excellence Awards và Stevie Awards Châu Á - Thái Bình Dương 2022.

Vì vậy, phần mềm ký kết hợp đồng điện tử VNPT eContract đảm bảo tính an toàn, bảo mật tối ưu.

   Với top 5 phần mềm hợp đồng điện tử trên đây, doanh nghiệp có thể so sánh, đánh giá để lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp. Mỗi phần mềm đều có ưu thế riêng, được phát triển bởi những đơn vị có tên tuổi lâu năm, doanh nghiệp căn cứ vào tính năng, dịch vụ và thương hiệu để lựa chọn phần mềm tối ưu nhất.