Theo xu hướng phát triển, công nghệ đã từng bước thay đổi phương thức làm việc và sản xuất của con người. Phần mềm ký hợp đồng điện tử hay phần mềm quản lý ký số văn bản và hợp đồng điện tử là một trong những sản phẩm mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và đang dần thay thế cho cách giao kết hợp đồng truyền thống. 

Phần mềm ký hợp đồng điện tử.

1. Phần mềm ký hợp đồng điện tử là gì

Để hiểu rõ về phần mềm ký hợp động điện tử cần nắm được hợp đồng điện tử là gì và giao kết hợp đồng điện tử là gì.

1.1 Hợp đồng điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 33, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định hợp đồng điện tử như sau:

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp điện tử quy định của Luật này”.

Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như: công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, từ tính, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự… trong đó các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền nghĩa vụ.

Theo quy định của Luật giao dịch điện tử 2005, việc giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống. Các đơn vị, doanh nghiệp tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. 

1.2 Phần mềm ký hợp đồng điện tử là gì?

Phần mềm ký hợp đồng điện tử là phần mềm hỗ trợ thực hiện việc trình và ký duyệt một hợp đồng từ file có sẵn hoặc mẫu tài liệu trên hệ thống. Các bên tham gia ký hợp đồng điện tử được hệ thống gửi link tra cứu và ký hợp đồng qua email.

Thông qua phần mềm ký hợp đồng điện tử các giao dịch điện tử được thiết lập và xác nhận. Hợp đồng được ký thông qua phần mềm có giá trị pháp lý giống như hợp đồng được thực hiện theo phương pháp truyền thống trừ khi có quy định khác. Phần mềm ký hợp đồng điện tử giúp người dùng có thể linh hoạt đặt các vị trí ký số khác nhau của nhiều cá nhân hoặc tổ chức trên cùng một văn bản, trên trang mong muốn.

2. Tại sao phải sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử 

Có rất nhiều lý do để doanh nghiệp, đơn vị sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử. Xuất phát từ các khó khăn, rủi ro từ việc ký kết hợp đồng truyền thống như mất nhiều thời gian, công sức, chuẩn bị công tác tốn kém, khó khăn trong việc quản lý lưu trữ hợp đồng… Các lý do sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử này đến từ lợi ích của người sử dụng.

Phần mềm ký hợp đồng điện tử mang đến nhiều tiện ích cho doanh nghiệp.

Trong giai đoạn công nghệ chiếm lĩnh thị trường và phát triển vô cùng mạnh mẽ, chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào quản lý vận hành sản xuất kinh doanh là một xu thế tất yếu khi muốn tạo ra lợi thế cạnh tranh. Sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó về quản lý hợp đồng và ký kết hợp đồng theo cách truyền thống. Cụ thể như:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa các bên giúp đơn vị, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian công sức;
• Tiết kiệm chi phí về nhân lực, vật tư, thiết bị văn phòng so với việc ký kết hợp đồng theo cách truyền thống
• Giảm sai sót, rủi ro: hạn chế tối đa các sai sót từ lỗi đánh máy, loại bỏ các rủi ro về giả mạo chữ ký, tính pháp lý của hợp đồng được đảm bảo.
• Có thể ký kết mà các bên tham gia không cần trực tiếp gặp mặt, tạo thuận lợi khi mọi người đều bận rộn hoặc hở cách xa nhau
• Giúp quản lý, bảo quản lưu trữ hợp đồng dễ dàng hơn
• Thúc đẩy hợp tác, giao dịch trong kinh doanh

Có thể thấy lợi ích từ việc sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử đối với, doanh nghiệp, đơn vị hiện nay là rất lớn. Phần mềm ký hợp đồng điện tử tạo ra phương thức giao dịch, làm việc mới hiện đại hơn, ưu việt hơn, vô hình chung thúc đẩy hợp tác, giao dịch trong kinh doanh giữa các đơn vị, doanh nghiệp với nhau.

3. Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract

Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet không cần gặp mặt trực tiếp, đảm bảo pháp lý, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số. Phần mềm được cung cấp bởi Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn một trong những đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp dịch vụ công phục vụ cho doanh nghiệp hiện nay.

Hệ thống hoạt động của phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract.

3.1 Tính năng nổi bật của phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract

• Đầy đủ quy trình từ khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
• Tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS.
• Hỗ trợ tạo hợp đồng với kho mẫu đa dạng sẵn có trên hệ thống.
• Quản lý tài khoản truy cập, phân quyền người dùng theo từng cấp.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác.
• Phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm.

3.2 Lợi ích khi sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract

• Hỗ trợ tăng hiệu quả làm việc: Giảm công việc cho bộ phận kế toán/HR, tạo lập, tra cứu, tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng.
• Công nghệ quản lý hiện đại: Áp dụng công nghệ hiện đại trong việc quản lý và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.
• Tối ưu thời gian ký kết hợp đồng: Tiết kiệm thời gian cho các bên tham gia ký kết hợp đồng.
• Tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả đầu tư: Giảm chi phí in ấn và lưu trữ hợp đồng giấy.

Trên đây là thông tin về phần mềm ký hợp đồng điện tử, Quý doanh nghiệp, đơn vị quan tâm vui lòng liên hệ theo đường dây nóng Miền Bắc: 1900.4767; Miền Trung/Nam: 1900.4768 để được hỗ trợ thông tin và tư vấn về phần mềm ký hợp đồng điện tử nhan và tốt nhất.