Trang chủ Tin tức Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp

Bởi: icontract.com.vn - 18/07/2022 Lượt xem: 266 Cỡ chữ tru cong

Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, giao kết hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh một cách hiệu quả. Tuy nhiên, cách ký hợp đồng điện tử như thế nào? những thông tin dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện ký hợp đồng thuận lợi hơn. 

ký hợp đồng điện tử 1

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử.

1. Tại sao nên ký hợp đồng điện tử? 

Theo Điều 33, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về hợp đồng điện tử như sau:

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử của Luật này”

Có thể hiểu hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, được gửi, nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự). Theo đó, hợp đồng điện tử xác lập các giao kết, thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. 

1.1 Hợp động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng văn bản

Bên cạnh đó tại i Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Như vậy, hợp đồng điện tử được ký kết theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng bằng văn bản (trù trường hợp pháp luật có quy định khác). 

1.2 Tại sao nên ký hợp đồng điện tử?

Khi công nghệ phát triển mở ra phương thức làm việc mới đòi hỏi các doanh nghiệp, đơn vị phải cập nhật và thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, tạo ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Những doanh nghiệp không bắt kịp sự phát triển này sẽ tụt hậu và rất khó để cạnh tranh với các đơn vị doanh nghiệp khác.

ký hợp đồng điện tử 2

Ký hợp đồng điện tử tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Hợp đồng điện tử mang đến chất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, mở ra phương thức làm việc mới hiện đại, chuyên nghiệp. Lợi ích của hợp đồng điện tử có thể kể đến như:

  • Có thể ký hợp đồng nhanh chóng trên nhiều nền tảng thiết bị như máy tính, laptop, Ipad, điện thoại… xóa đi khoảng cách về không gian và thời gian.
  • Hợp đồng điện tử sở hữu tính năng cổng ký tiện dụng, tích hợp với mọi loại chữ ký số như: chữ ký số tập trung HSM, USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Mỗi chữ ký số được sử dụng cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc ký tay, đóng dấu rườm rà như trước đây
  • Mở ra nhiều cơ hội hợp tác với các đơn vị, doanh nghiệp cả trong nước và quốc tế
  • Tiết kiệm chi phí tổ chức ký kết, chi phí đi lại, chi phí in ấn, lưu trữ hợp đồng…
  • Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến tính pháp lý của của hợp đồng ví dụ như: giả mạo chữ ký, chủ thể ký hợp đồng không đủ quyền hạn…
  • Hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao  

2. Cách ký hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần lưu ý

Có rất nhiều loại hợp đồng khác nhau như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng kinh tế… còn có hợp đồng song phương, hợp đồng đa phương. Vậy cách ký hợp đồng điện tử như thế nào? đối với nhiều doanh nghiệp, đơn vị hoặc cá nhân lần đầu thực hiện ký kết sẽ rất lúng túng.

Dưới đây là hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử chung:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Sau khi đạt được những thỏa thuận hợp tác các bên cần đề nghị giao kết hợp đồng để phân rõ trách nhiệm, quyền hạn đảm bảo lợi ích cho các bên. Hợp đồng sẽ tạo cho các bên mối quan hệ nhất định ràng buộc với nhau.

Đại diện 1 bên đề nghị giao kết hợp đồng thực hiện:

  • Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;
  • Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ các bên tham gia;
  • Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng;
  • Ký các vị trí của mình và gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện ký hợp đồng điện tử.

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Sau khi bên đề nghị ký hợp đồng gửi hợp đồng cho các bên tham gia. Tại địa chỉ email đã cung cấp, bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ nhận email thông báo tự động rồi thực hiện truy cập vào đường link hợp đồng (không cần tài khoản đăng nhập hệ thống).

ký hợp đồng điện tử 3

Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử.

Sau khi đọc kỹ hợp đồng bên được đề nghị tiến hàng xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…)

Trường hợp không đồng ý với một số điều khoản trong hợp đồng bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ phản hồi thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và thỏa thuận lại để thống nhất hợp đồng rồi mới ký số xác nhận. 

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

Các bên hoàn tất việc ký số hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến các bên tham gia. Hợp đồng lúc này đã có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử đồng thời được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.

Căn cứ theo nội dung hợp đồng các bên sẽ thực hiện quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của mình. Các bên chuẩn bị các công đoạn để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

3. Tại sao nên lựa chọn phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract?

Hiện nay, phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract được phát triển và cung cấp bởi Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn được nhiều đơn vị, doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Dưới đây là những lý do để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract.

  • Giao diện thông minh, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
  • Bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn công nghệ ISO/IEC 27001:2013.
  • Thương hiệu uy tín với +100.000 doanh nghiệp lựa chọn.
  • Tuân thủ các quy định về hợp đồng, giao dịch điện tử và chữ ký số.
  • Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, tận tình 24/7.

Nhờ tính năng vượt trội, giao diện linh hoạt dễ dàng sử dụng và dịch vụ chuyên nghiệp iContract giúp doanh nghiệp thực hiện ký kết hợp đồng một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, tạo lợi thế tối ưu.

Hy vọng qua hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về hợp đồng điện tử và lựa chọn được phần mềm hỗ ký hợp đồng điện tử phù hợp. Hỗ trợ tư vấn và báo giá phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract tại Miền Bắc: 19004767; tại Miền Nam và miền Trung: 19004768.