Trang chủ Tin tức Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp 2022

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp 2022

Bởi: icontract.com.vn - 18/07/2022 Lượt xem: 3357 Cỡ chữ tru cong

   Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, giao kết hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh một cách hiệu quả. Tuy nhiên, cách ký hợp đồng điện tử như thế nào? những thông tin dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện ký hợp đồng thuận lợi hơn. 

ký hợp đồng điện tử 1

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử.

1. Tại sao nên ký hợp đồng điện tử? 

Theo Điều 33, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về hợp đồng điện tử như sau:

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử của Luật này”

Có thể hiểu hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, được gửi, nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự). Theo đó, hợp đồng điện tử xác lập các giao kết, thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. 

1.1 Hợp động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy

Bên cạnh đó tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Như vậy, hợp đồng điện tử được ký kết theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng bằng văn bản (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). 

1.2 Tại sao nên ký hợp đồng điện tử?

Khi công nghệ phát triển mở ra phương thức làm việc mới đòi hỏi các doanh nghiệp, đơn vị phải cập nhật và thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, tạo ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Những doanh nghiệp không bắt kịp sự phát triển này sẽ tụt hậu và rất khó để cạnh tranh với các đơn vị doanh nghiệp khác.

ký hợp đồng điện tử 2

Ký hợp đồng điện tử tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Hợp đồng điện tử mang đến chất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, mở ra phương thức làm việc mới hiện đại, chuyên nghiệp. Lợi ích của hợp đồng điện tử có thể kể đến như:

  • Có thể ký hợp đồng nhanh chóng trên nhiều nền tảng thiết bị như máy tính, laptop, Ipad, điện thoại… xóa đi khoảng cách về không gian và thời gian.
  • Hợp đồng điện tử sở hữu tính năng cổng ký tiện dụng, tích hợp với mọi loại chữ ký số như: chữ ký số tập trung HSM, USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Mỗi chữ ký số được sử dụng cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc ký tay, đóng dấu rườm rà như trước đây
  • Mở ra nhiều cơ hội hợp tác với các đơn vị, doanh nghiệp cả trong nước và quốc tế
  • Tiết kiệm chi phí tổ chức ký kết, chi phí đi lại, chi phí in ấn, lưu trữ hợp đồng…
  • Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến tính pháp lý của của hợp đồng ví dụ như: giả mạo chữ ký, chủ thể ký hợp đồng không đủ quyền hạn…
  • Hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao  

2. Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử 

Trong nền kinh tế mở và phát triển mạnh mẽ như hiện nay hợp đồng điện tử trở thành phương thức giao kết được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Để đảm bảo tính thống nhất và có giá trị pháp lý, bất kể hợp đồng điện tử nào được giao kết đều phải tuân thủ nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử theo quy định tại Điều 35, Luật giao dịch điện tử 2005. 

Cụ thể hợp đồng điện tử cần tuân thủ 3 nguyên tắc giao kết sau:

(1) Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. 

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Các phương tiện điện tử thường được sử dụng giao kết hợp đồng điện tử là laptop, máy vi tính, ipad, điện thoại…

Các bên có thể thỏa thuận sử dụng 1 hoặc nhiều phương tiện điện tử để thực hiện giao kết hợp đồng. Trong trường hợp không thỏa thuận phương tiện điện tử thì các bên có quyền tự do lựa chọn phương tiện điện tử để giao kết mà không vi phạm hợp đồng.

(2) Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng. 

Việc giao kết hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử 2005 và pháp luật về hợp đồng. Theo đó, hợp đồng sẽ được công nhận và đảm bảo tính pháp lý. 

Lưu ý: Trong một vài trường hợp, pháp luật Việt Nam quy định một số loại hợp đồng không thể sử dụng hợp đồng điện tử như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; giấy chứng nhận sở hữu nhà ở; hợp đồng thừa kế; giấy chứng nhận kết hôn/ly hôn; giấy khai sinh/khai tử…

(3) Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Các bên khi tham gia giao kết hợp đồng điện tử có thể thỏa thuận:

  • Yêu cầu kỹ thuật: VD: được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử là văn bản PDF hoặc văn bản word… 
  • Chứng thực: VD: Chứng thực bằng chữ ký số, hình ảnh chữ ký điện tử; thỏa thuận đơn vị chứng thực cung cấp chứng thư số 
  • Các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn bảo mật: VD: không được tiết lộ giá trị hợp đồng, không được tiết lộ giá cả thỏa thuận, đảm bảo dữ liệu được bảo mật nhiều lớp thông qua các khóa mật mã điện tử…

3. Cách ký hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần lưu ý

Có rất nhiều loại hợp đồng khác nhau như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng kinh tế… còn có hợp đồng song phương, hợp đồng đa phương. Vậy cách ký hợp đồng điện tử như thế nào? đối với nhiều doanh nghiệp, đơn vị hoặc cá nhân lần đầu thực hiện ký kết sẽ rất lúng túng.

Dưới đây là hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử chung:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Sau khi đạt được những thỏa thuận hợp tác các bên cần đề nghị giao kết hợp đồng để phân rõ trách nhiệm, quyền hạn đảm bảo lợi ích cho các bên. Hợp đồng sẽ tạo cho các bên mối quan hệ nhất định ràng buộc với nhau.

Đại diện 1 bên đề nghị giao kết hợp đồng thực hiện:

  • Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;
  • Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ các bên tham gia;
  • Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng;
  • Ký các vị trí của mình và gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện ký hợp đồng điện tử.

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Sau khi bên đề nghị ký hợp đồng gửi hợp đồng cho các bên tham gia. Tại địa chỉ email đã cung cấp, bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ nhận email thông báo tự động rồi thực hiện truy cập vào đường link hợp đồng (không cần tài khoản đăng nhập hệ thống).

ký hợp đồng điện tử 3

Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử.

Sau khi đọc kỹ hợp đồng bên được đề nghị tiến hàng xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…)

Trường hợp không đồng ý với một số điều khoản trong hợp đồng bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ phản hồi thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và thỏa thuận lại để thống nhất hợp đồng rồi mới ký số xác nhận. 

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

Các bên hoàn tất việc ký số hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến các bên tham gia. Hợp đồng lúc này đã có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử đồng thời được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.

Căn cứ theo nội dung hợp đồng các bên sẽ thực hiện quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của mình. Các bên chuẩn bị các công đoạn để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

4. So sánh sự hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy  

Trên thực tế việc so sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương thức giao kết hợp đồng phù hợp. Bên cạnh đó, phân tích được ưu nhược điểm của từng loại hợp đồng giúp doanh nghiệp đưa ra các phương án khắc phục nhược điểm hiệu quả. 

Nội dung

Tiêu thức so sánh

Hợp đồng điện tử

Hợp đồng giấy

Giống

Mục tiêu

Thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự

Căn cứ pháp lý chung

Tuân thủ các quy định của Pháp luật về hợp đồng

(Bộ Luật Dân sự 2015)

Nguyên tắc giao kết hợp đồng

- Bình đẳng, không phân biệt đối xử, 

- Thiện chí, trung thực

- Tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận, không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội 

- Không được xâm phạm đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác

Khác

Căn cứ pháp lý riêng

- Luật giao dịch điện tử 2005

-  Nghị định số 130/2018/NĐ-CP

- Các văn bản liên quan khác về giao dịch điện tử

-  Không có các quy định về giao dịch điện tử

Phạm vi áp dụng

Giới hạn áp dụng cho một số lĩnh vực nhất định

Không giới hạn

Hình thức giao kết

Không gặp mặt trực tiếp

Gặp mặt trực tiếp 

Chủ thể tham gia

Có sự xuất hiện của bên thứ 3 liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử: dịch vụ mạng, cung cấp dịch vụ ký hợp đồng điện tử, chứng thực

Chỉ có các bên tham gia giao kết hợp đồng (có trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện hợp đồng được giao kết)

Nội dung hợp đồng

Có thêm các nội dung quy định về: 

- Địa chỉ pháp lý 

- Truyền nhận dữ liệu điện tử

- Truy cập, cải chính

- Điều khoản liên quan đến chữ ký điện tử 

- Điều khoản chứng thực, bảo mật 

Chỉ bao gồm các nội dung của hợp đồng theo quy định của Pháp luật về hợp đồng 

 

Hợp đồng điện tử có ưu điểm giao kết nhanh chóng, có thể giao kết mọi lúc mọi nơi mà không cần gặp mặt trực tiếp. Bên cạnh đó việc quản lý, tìm kiếm và lưu trữ hợp đồng điện tử cũng rất dễ dàng hơn rất nhiều so với hợp đồng giấy. 

5. Tại sao nên lựa chọn phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract?

Hiện nay, phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract được phát triển và cung cấp bởi Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn được nhiều đơn vị, doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Dưới đây là những lý do để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract.

  • Giao diện thông minh, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
  • Bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn công nghệ ISO/IEC 27001:2013.
  • Thương hiệu uy tín với +100.000 doanh nghiệp lựa chọn.
  • Tuân thủ các quy định về hợp đồng, giao dịch điện tử và chữ ký số.
  • Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, tận tình 24/7.

Nhờ tính năng vượt trội, giao diện linh hoạt dễ dàng sử dụng và dịch vụ chuyên nghiệp iContract giúp doanh nghiệp thực hiện ký kết hợp đồng một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, tạo lợi thế tối ưu.
Tham khảo báo giá hợp đồng điện tử của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn.

 

báo giá hợp đồng

Bảng báo giá hợp đồng điện tử iContract.

 

Hy vọng qua hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về hợp đồng điện tử và lựa chọn được phần mềm hỗ ký hợp đồng điện tử phù hợp. Hỗ trợ tư vấn và báo giá phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract tại Miền Bắc: 19004767; tại Miền Nam và miền Trung: 19004768.