Trang chủ Tin tức Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử ĐÚNG quy trình nhất 2024

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử ĐÚNG quy trình nhất 2024

Bởi: icontract.com.vn - 18/07/2022 Lượt xem: 10679 Cỡ chữ tru cong

   Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ ,giao kết hợp đồng điện tử đã và đang hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh phát triển một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn cách ký hợp đồng điện tử như thế nào? Những đặc điểm tính pháp lý và hạn chế ra sao ? Những thông tin dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện ký hợp đồng thuận lợi hơn và có một cái nhìn tổng quát nhất về hợp đồng điện tử. Cùng Icontract tham khảo ngay bài viết sau đây nhé.

ký hợp đồng điện tử 1

Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử.

1. Hợp đồng điện tử là gì ? Những lợi ích mà hợp đồng điện tử mang lại 

Theo Điều 33, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về hợp đồng điện tử như sau:

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử của Luật này”

Có thể hiểu hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, được gửi, nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự). Theo đó, hợp đồng điện tử xác lập các giao kết, thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. 

1.1 Hợp động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy

Bên cạnh đó tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Như vậy, hợp đồng điện tử được ký kết theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng bằng văn bản (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). 

1.2 Hợp đồng điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Khi công nghệ phát triển mở ra phương thức làm việc mới đòi hỏi các doanh nghiệp, đơn vị phải cập nhật và thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, tạo ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Những doanh nghiệp không bắt kịp sự phát triển này sẽ tụt hậu và rất khó để cạnh tranh với các đơn vị doanh nghiệp khác.

ký hợp đồng điện tử 2

Ký hợp đồng điện tử tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Hợp đồng điện tử mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, mở ra phương thức làm việc mới hiện đại, chuyên nghiệp. Lợi ích của hợp đồng điện tử có thể kể đến như:

  • Có thể ký hợp đồng nhanh chóng trên nhiều nền tảng thiết bị như máy tính, laptop, Ipad, điện thoại… xóa đi khoảng cách về không gian và thời gian.
  • Hợp đồng điện tử sở hữu tính năng cổng ký tiện dụng, tích hợp với mọi loại chữ ký số như: chữ ký số tập trung HSM, USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp… Mỗi chữ ký số được sử dụng cho nhiều điểm giao kết hợp đồng thay cho việc ký tay, đóng dấu rườm rà như trước đây
  • Mở ra nhiều cơ hội hợp tác với các đơn vị, doanh nghiệp cả trong nước và quốc tế
  • Tiết kiệm chi phí tổ chức ký kết, chi phí đi lại, chi phí in ấn, lưu trữ hợp đồng…
  • Giảm thiểu các rủi ro liên quan đến tính pháp lý của của hợp đồng ví dụ như: giả mạo chữ ký, chủ thể ký hợp đồng không đủ quyền hạn…
  • Hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao  

2. Phân loại hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử (HĐĐT) là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Để dễ dàng hơn trong công tác quản lý người ta phân loại hợp đồng điện tử theo nhiều hình thức. 

2.1 Phân loại theo công nghệ sử dụng 

Hợp đồng điện tử được phân loại theo công nghệ sử dụng có 3 loại chính gồm:

(1) Hợp đồng điện tử dưới dạng hợp đồng truyền thống được đưa lên website 

Ban đầu hợp đồng được soạn thảo theo cách truyền thống trên giấy sau đó được chụp hoặc scan lại và up lên website (thường sẽ ở dạng file PDF) trở thành thông điệp dữ liệu điện tử, để các bên tham gia ký. Các hợp đồng sau khi up lên website có nút tick xác nhận sự đồng ý với các điều khoản của hợp đồng và 2 nút lựa chọn: Đồng ý hoặc Không đồng ý ký hợp đồng. 

(2) Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử

Hợp đồng được hình thành bằng cách nhập thông tin sau đó hệ thống tự động xử lý và xuất hợp đồng theo mẫu đã được thiết kế trước. Với loại hợp đồng này khách hàng, đối tác chỉ cần xác nhận đồng ý hoặc không. trường hợp đồng ý thì sẽ có một bản sao lưu gửi về cho khách hàng bằng hình thức email hay qua điện thoại.

(3) Hợp đồng điện tử hình thành qua thư điện tử (email)

Hợp đồng được hình thành qua thư điện tử là loại hợp đồng sử dụng hình thức thư điện tử để giao kết. Quy trình đàm phán, ký kết, giao dịch được thực hiện tương tự như hợp đồng truyền thống, tuy nhiên không tiến hành trực tiếp mà các bên tham gia sẽ xác nhận thông qua thông qua email, máy tính, Internet…  

(4) Hợp đồng sử dụng chữ ký số/chữ ký điện tử tạo trên nền tảng của bên thứ ba

Hợp đồng thường được tạo lập, ký kết và lưu trữ trên nền tảng của bên thứ 3. Hợp đồng điện tử ở dạng này có tính pháp lý cao, chặt chẽ được sử dụng trong rất nhiều các giao dịch quan trọng. 

Ví dụ: HĐĐT được tạo lập và giao kết thông qua Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract. 

ký hợp đồng 1111

Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract hỗ trợ doanh nghiệp.

2.2 Phân loại theo mục đích hợp đồng

Trên thực tế các đơn vị, doanh nghiệp phân loại HĐĐT theo mục đích của hợp đồng phổ biến nhất. Theo cách phân loại HĐĐT này có rất nhiều loại như:

  • Hợp đồng lao động
  • Hợp đồng dịch vụ 
  • Hợp đồng chuyển nhượng
  • Hợp đồng thương mại
  • Hợp đồng bán hàng 
  • Hợp đồng chuyển giao công nghệ
  • Hợp đồng hợp tác 
  • Hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu
  • Hợp đồng vận chuyển hàng hóa
  • Hợp đồng cho thuê

Hiện nay hầu hết các loại hợp đồng đều có thể ký kết dưới hình thức HĐĐT trừ một số loại hợp đồng đặc thù theo quy định của pháp luật hiện hành như: hợp đồng mua bán bất động sản; hợp đồng mua bán nhà và các tài sản gắn liền với bất động sản…  

2.3 Phân loại theo chủ thể hợp đồng

Theo chủ thể hợp đồng có thể phân loại hợp đồng điện tử thành các loại hợp đồng như: 

  • Hợp đồng song vụ: Là loại hợp đồng mà các bên đều có nghĩa vụ đối với nhau.
  • Hợp đồng liên quan đến lợi ích của người thứ ba: là loại hợp đồng điện tử mà người thứ ba là người được hưởng lợi ích từ việc các bên tham gia giao kết hợp đồng thực hiện nghĩa vụ;
  • Hợp đồng chính: là hợp đồng mà có hiệu lực không phụ thuộc vào hợp đồng phụ;
  • Hợp đồng phụ: là hợp đồng kèm theo hợp đồng chính, hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính;
  • Hợp đồng có điều kiện: Hợp đồng mà việc thực hiện phụ thuộc vào việc phát sinh, thay đổi hay chấm dứt một sự kiện nhất định.

3. Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử 

Trong nền kinh tế mở và phát triển mạnh mẽ như hiện nay hợp đồng điện tử trở thành phương thức giao kết được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Để đảm bảo tính thống nhất và có giá trị pháp lý, bất kể hợp đồng điện tử nào được giao kết đều phải tuân thủ nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử theo quy định tại Điều 35, Luật giao dịch điện tử 2005. 

Cụ thể hợp đồng điện tử cần tuân thủ 3 nguyên tắc giao kết sau:

(1) Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. 

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Các phương tiện điện tử thường được sử dụng giao kết hợp đồng điện tử là laptop, máy vi tính, ipad, điện thoại…

Các bên có thể thỏa thuận sử dụng 1 hoặc nhiều phương tiện điện tử để thực hiện giao kết hợp đồng. Trong trường hợp không thỏa thuận phương tiện điện tử thì các bên có quyền tự do lựa chọn phương tiện điện tử để giao kết mà không vi phạm hợp đồng.

(2) Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng. 

Việc giao kết hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử 2005 và pháp luật về hợp đồng. Theo đó, hợp đồng sẽ được công nhận và đảm bảo tính pháp lý. 

Lưu ý: Trong một vài trường hợp, pháp luật Việt Nam quy định một số loại hợp đồng không thể sử dụng hợp đồng điện tử như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; giấy chứng nhận sở hữu nhà ở; hợp đồng thừa kế; giấy chứng nhận kết hôn/ly hôn; giấy khai sinh/khai tử…

(3) Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Các bên khi tham gia giao kết hợp đồng điện tử có thể thỏa thuận:

  • Yêu cầu kỹ thuật: VD: được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử là văn bản PDF hoặc văn bản word… 
  • Chứng thực: VD: Chứng thực bằng chữ ký số, hình ảnh chữ ký điện tử; thỏa thuận đơn vị chứng thực cung cấp chứng thư số 
  • Các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn bảo mật: VD: không được tiết lộ giá trị hợp đồng, không được tiết lộ giá cả thỏa thuận, đảm bảo dữ liệu được bảo mật nhiều lớp thông qua các khóa mật mã điện tử…

4. Cách ký hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần lưu ý

Có rất nhiều loại hợp đồng khác nhau như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng kinh tế… còn có hợp đồng song phương, hợp đồng đa phương. Vậy cách ký hợp đồng điện tử như thế nào? đối với nhiều doanh nghiệp, đơn vị hoặc cá nhân lần đầu thực hiện ký kết sẽ rất lúng túng.

Dưới đây là hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử chung:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Sau khi đạt được những thỏa thuận hợp tác các bên cần đề nghị giao kết hợp đồng để phân rõ trách nhiệm, quyền hạn đảm bảo lợi ích cho các bên. Hợp đồng sẽ tạo cho các bên mối quan hệ nhất định ràng buộc với nhau.

Đại diện 1 bên đề nghị giao kết hợp đồng thực hiện:

  • Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;
  • Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ các bên tham gia;
  • Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng;
  • Ký các vị trí của mình và gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện ký hợp đồng điện tử.

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Sau khi bên đề nghị ký hợp đồng gửi hợp đồng cho các bên tham gia. Tại địa chỉ email đã cung cấp, bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ nhận email thông báo tự động rồi thực hiện truy cập vào đường link hợp đồng (không cần tài khoản đăng nhập hệ thống).

ký hợp đồng điện tử 3

Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử.

Sau khi đọc kỹ hợp đồng bên được đề nghị tiến hàng xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…)

Trường hợp không đồng ý với một số điều khoản trong hợp đồng bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ phản hồi thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và thỏa thuận lại để thống nhất hợp đồng rồi mới ký số xác nhận. 

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

Các bên hoàn tất việc ký số hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến các bên tham gia. Hợp đồng lúc này đã có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử đồng thời được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.

Căn cứ theo nội dung hợp đồng các bên sẽ thực hiện quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của mình. Các bên chuẩn bị các công đoạn để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
>>> Tham khảo thêm : Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số ( Token) 2023

5. So sánh sự hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy  

Trên thực tế việc so sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương thức giao kết hợp đồng phù hợp. Bên cạnh đó, phân tích được ưu nhược điểm của từng loại hợp đồng giúp doanh nghiệp đưa ra các phương án khắc phục nhược điểm hiệu quả. 

Nội dung

Tiêu thức so sánh

Hợp đồng điện tử

Hợp đồng giấy

Giống

Mục tiêu

Thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự

Căn cứ pháp lý chung

Tuân thủ các quy định của Pháp luật về hợp đồng

(Bộ Luật Dân sự 2015)

Nguyên tắc giao kết hợp đồng

- Bình đẳng, không phân biệt đối xử, 

- Thiện chí, trung thực

- Tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận, không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội 

- Không được xâm phạm đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác

Khác

Căn cứ pháp lý riêng

- Luật giao dịch điện tử 2005

-  Nghị định số 130/2018/NĐ-CP

- Các văn bản liên quan khác về giao dịch điện tử

-  Không có các quy định về giao dịch điện tử

Phạm vi áp dụng

Giới hạn áp dụng cho một số lĩnh vực nhất định

Không giới hạn

Hình thức giao kết

Không gặp mặt trực tiếp

Gặp mặt trực tiếp 

Chủ thể tham gia

Có sự xuất hiện của bên thứ 3 liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử: dịch vụ mạng, cung cấp dịch vụ ký hợp đồng điện tử, chứng thực

Chỉ có các bên tham gia giao kết hợp đồng (có trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện hợp đồng được giao kết)

Nội dung hợp đồng

Có thêm các nội dung quy định về: 

- Địa chỉ pháp lý 

- Truyền nhận dữ liệu điện tử

- Truy cập, cải chính

- Điều khoản liên quan đến chữ ký điện tử 

- Điều khoản chứng thực, bảo mật 

Chỉ bao gồm các nội dung của hợp đồng theo quy định của Pháp luật về hợp đồng 

 

Hợp đồng điện tử có ưu điểm giao kết nhanh chóng, có thể giao kết mọi lúc mọi nơi mà không cần gặp mặt trực tiếp. Bên cạnh đó việc quản lý, tìm kiếm và lưu trữ hợp đồng điện tử cũng rất dễ dàng hơn rất nhiều so với hợp đồng giấy.  

6. Lưu ý khi thực hiện hợp đồng điện tử để tránh rủi ro

   Mặc dù có rất nhiều ưu điểm so với hợp đồng giấy tuy nhiên khi thực hiện hợp đồng điện tử các bên vẫn có thể gặp rất nhiều rủi ro. Các rủi ro này có thể đến từ việc sử dụng sai hình thức hợp đồng; soạn thảo thiếu các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng, thiếu các điều khoản quy định về rủi ro hoặc đến từ việc ký sai chữ ký điện tử … Dưới đây là 5 lưu ý khi thực hiện hợp đồng điện tử để tránh gặp rủi ro:

ký hợp đồng điện tử

Những lưu ý khi thực hiện hợp đồng điện tử để tránh rủi ro.

a) Chỉ ký HĐĐT với các lĩnh vực phép áp dụng 

Trên thực tế không phải tất cả các hợp đồng đều có thể giao kết dưới dạng HĐĐT do đó khi giao kết cần lưu ý để tránh hợp đồng vô hiệu.

VD: Không ký hợp đồng điện tử trong các lĩnh vực như: Giao dịch bất động sản; hôn nhân; thừa kế; giấy khai sinh; khai tử; hối phiếu; các loại giấy tờ có giá. 

b) Quy định về chủ thể thực hiện hợp đồng điện tử

Đặc trưng của HĐĐT là có sự xuất hiện của bên thứ 3, do đó trong nội dung của HĐĐT cần quy định rõ về các bên tham gia ký hợp đồng và bên thứ 3. Chủ thể hợp đồng cần đảm bảo các yêu cầu về năng lực hành vi dân sự; có tư cách pháp nhân trong giao dịch thực hiện ký kết; thực hiện ký kết hợp đồng tự nguyện… 

c) Thêm các điều khoản về bảo mật hợp đồng điện tử

Bảo mật là một trong những rủi ro thường gặp phải nhất, khi thông tin hợp đồng được tiết lộ có thể gây tổn thất lớn cho các bên tham gia. Do đó khi giao kết HĐĐT cần có các điều khoản bảo mật chặt chẽ như: bảo mật khi truy cập tài liệu; bảo mật khi gửi hợp đồng; bảo mật đối với các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử. 

d) Đảm bảo đối tượng của hợp đồng không bị Pháp luật cấm

Trong khi thực hiện hợp đồng một trong các bên phát hiện đối tượng của hợp đồng bị pháp luật cấm (Ví dụ: vận chuyển ma túy, vũ khí, vận chuyển/mua bán động vật quý hiếm có trong sách đỏ) do đó hợp đồng vô hiệu. Điều này có thể dẫn đến thiệt hại về tài chính cho bên đang thực hiện nghĩa vụ hợp đồng đôi khi phải chịu trách nhiệm pháp lý gây họa quả nghiêm trọng.

Các bên tham gia giao kết HĐĐT cần thêm các điều khoản về đối tượng của hợp đồng và kiểm tra kỹ lưỡng đối tượng hợp đồng trước khi thực hiện nghĩa vụ của mình.

e) Thêm các điều khoản bất khả kháng

Bất khả kháng là trường hợp hiếm tuy nhiên nếu gặp phải thì khả năng lớn sẽ không thể thực hiện được nghĩa vụ hợp đồng theo thỏa thuận. Các bên tham gia giao kết hợp đồng cần có các điều khoản quy định rõ các trường hợp bất khả kháng như gặp thiên tai; hỏa hoạn; bệnh dịch; thay đổi chính sách pháp luật…

Hy vọng qua hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về hợp đồng điện tử và lựa chọn được phần mềm hỗ ký hợp đồng điện tử phù hợp. Hỗ trợ tư vấn và báo giá phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract tại Miền Bắc: 19004767; tại Miền Nam và miền Trung: 19004768.