Sự bùng nổ của công nghệ thông tin cùng với “làn sóng” số hóa đã thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi sử dụng hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống. Những thông tin dưới đây sẽ đem đến cái nhìn toàn diện về hợp đồng điện tử, bao gồm khái niệm hợp đồng điện tử là gì? Tổng hợp các quy định về hợp đồng điện tử hiện hành và câu hỏi thường gặp liên quan đến hợp đồng điện tử hiện nay.

1. Khái quát chung về hợp đồng điện tử

Công nghệ hiện đại đã mang đến những phương thức giao dịch mới, nhanh chóng và hiệu quả. Một trong những thành tựu nổi bật nhất đó chính là sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của hợp đồng điện tử. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Đặc điểm cũng như cách phân loại hợp đồng điện tử ra sao?

Hợp đồng điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu

1.1. Khái niệm hợp đồng điện tử

Theo quy định tại Khoản 16, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử 2023 định nghĩa hợp đồng điện tử như sau: 

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Trong đó:

• Thông điệp dữ liệu: Là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Khoản 4, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử 2023).
• Phương tiện điện tử: Là phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự (Khoản 2, Điều 2, Luật Giao dịch điện tử 2023).

Như vậy, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền nghĩa vụ thông qua các thông điệp dữ liệu và được gửi, nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại, laptop, Ipad, internet...

1.2. Đặc điểm hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử kế thừa những nguyên tắc cơ bản của hợp đồng truyền thống, tuy nhiên lại mang trong mình những đặc điểm riêng biệt được định hình bởi môi trường điện tử. 

Hợp đồng điện tử cần có sự tham gia của bên thứ 3.

a) Sử dụng thông điệp dữ liệu

• Hợp đồng điện tử sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. 
• Trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

b) Chủ thể của hợp đồng điện tử

Bên cạnh chủ thể giao kết thông thường, hợp đồng điện tử còn có sự xuất hiện của bên thứ ba là các tổ chức cung cấp dịch vụ mạng và các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử. Có đặc điểm sau:

• Không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết hay thực hiện hợp đồng.
• Chỉ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

c) Đối tượng và phạm vi áp dụng hợp đồng điện tử

Căn cứ theo Điều 1, Điều 2, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng như sau:

• Hợp đồng điện tử áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tham gia giao dịch điện tử hoặc có liên quan đến giao dịch điện tử.
• Hợp đồng điện tử không được áp dụng trong trường hợp luật khác quy định không được thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử thì thực hiện theo quy định của luật đó.

Một số hoạt động giao dịch không được sử dụng hợp động điện tử như: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác; hợp đồng thừa kế; hối phiếu và các giấy tờ có giá khác…

d) Thời gian địa điểm giao kết hợp đồng linh động

• Thời gian: Bất cứ khi nào thỏa thuận thành công
• Địa điểm: Bất cứ ở đâu khi đảm bảo có đầy đủ phương tiện điện tử giao kết và kết nối Internet.

e) Tính vô hình, phi vật chất

• Không thể sờ thấy hay cầm nắm. 
• Quản lý, lưu trữ hay bảo quản dễ dàng hơn thông qua các phương tiện điện tử.

1.3. Phân loại hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được phân loại dựa vào 2 tiêu chí chính là hình thức thực hiện và mục đích hợp đồng. Cụ thể:

a) Phân loại theo hình thức thực hiện

Dựa vào hình thức, hợp đồng thương mại điện tử thường chia thành các loại sau:

• Hợp đồng truyền thống được đưa lên website: Thường áp dụng cho một số hợp đồng truyền thống được sử dụng thường xuyên và được chuẩn hóa về nội dung do một bên soạn thảo và đưa lên website. 
• Hợp đồng điện tử được hình thành qua giao dịch tự động: Hợp đồng không được soạn sẵn mà được hình thành bởi giao dịch tự động. 
• Hợp đồng điện tử qua thư điện tử: Các bên sử dụng thư điện tử để chào hàng, hỏi hàng, đàm phán các điều khoản như giá cả, số lượng… Kết thúc quá trình đàm phán, các bên sẽ tổng hợp thành một hợp đồng hoàn chỉnh thống nhất các nội dung đã nhất trí trước đó.

b) Phân loại theo mục đích sử dụng

Dựa vào mục đích, hợp đồng điện tử có thể được phân loại như sau:

• Hợp đồng thương mại điện tử: Là sự thỏa thuận giữa các bên trong đó có ít nhất một bên là thương nhân.
• Hợp đồng lao động điện tử: Là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
• Hợp đồng dân sự điện tử: Là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. 

2. So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Mỗi loại hợp đồng đều có ưu và nhược điểm riêng. Về bản chất, cả hai loại hợp đồng này đều có những đặc điểm giống nhau như sau:

• Ý nghĩa: Thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ giữa các bên với nhau.
• Cơ sở pháp lý: Tuân thủ theo các quy định của pháp luật, hai bên đều phải căn cứ vào cơ sở pháp lý đảm bảo đúng theo quy định về hình thức, chủ thể, điều kiện, quy kết, trách nhiệm cũng như giải quyết các vấn đề về tranh chấp…
• Nguyên tắc giao kết: Được thực hiện theo các nguyên tắc giao kết giữa các bên như: thỏa thuận, tự nguyện, thiện trí, trung thực… Đây là những nguyên tắc áp dụng cho mọi loại hợp đồng và trong mọi lĩnh vực.

Điểm khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống.

Dưới đây là bảng so sánh điểm khác nhau giữa hợp đồng điện tử với hợp đồng truyền thống:

Bảng so sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống.

3. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được ứng dụng rộng rãi trong giao dịch thương mại và các giao dịch dân sự khác. Theo đó, tính pháp lý của hợp đồng điện tử được người dùng đặc biệt quan tâm và trở thành một yếu tố then chốt, quyết định giá trị và hiệu lực của các thỏa thuận trực tuyến. 

Tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 34, Luật Giao dịch điện tử 2023 thì hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng. Bên cạnh đó, các thông báo trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử cũng được thừa nhận giá trị pháp lý theo Điều 38, Luật Giao dịch điện tử 2023.

4. Chữ ký trong hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, vì vậy sẽ được ký kết hay đóng dấu bằng chữ ký điện tử. Các chữ ký điện tử sẽ đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch giống như Chữ ký tay hay con dấu sử dụng ở hợp đồng giấy. 

4.1. Khái niệm về chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử theo quy định tại Khoản 11, Điều 3 luật giao dịch điện tử 2023 được định nghĩa như sau:

Như vậy, chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử theo lô gíc với thông điệp dữ liệu nhằm xác nhận và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu.

4.2. Các loại chữ ký điện tử thông dụng hiện nay

Hiện nay, các bên có thể ký các hợp đồng điện tử bằng các loại chữ ký điện tử khác nhau như:

• Chữ ký số: Là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số
• Chữ ký scan: Là hình ảnh của chữ ký tay (viết bằng bút trên giấy) được quét (scan) hoặc chụp lại dưới dạng file ảnh (thường là PNG, JPG, hoặc PDF), sau đó chèn vào văn bản điện tử như hợp đồng, đơn từ, biên bản… để thay thế cho việc ký trực tiếp
• Chữ ký hình ảnh: Là hình thức chữ ký được tạo bằng cách chèn một hình ảnh (ảnh chụp hoặc ảnh scan) của chữ ký tay vào tài liệu điện tử như Word, PDF, Excel… thay vì ký trực tiếp lên giấy.

Chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong các hợp đồng điện tử hiện nay do khả năng đảm bảo giá trị pháp lý cao cho hợp đồng điện tử. Chữ ký số có khả năng xác thực chính xác danh tính của các bên tham gia ký kết, bảo vệ tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng, ngăn chặn nguy cơ bị giả mạo hay sửa đổi sau khi đã ký. Việc sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử góp phần giúp doanh nghiệp, cá nhân tránh các rủi ro, tham gia thị trường kinh doanh thuận lợi. 

5. Giao kết hợp đồng điện tử

Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Giao kết thông qua hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp giảm được chi phí, thời gian giao dịch, dễ dàng thỏa thuận với khách hàng. Vậy những nguyên tắc và quy định của giao kết hợp đồng mà doanh nghiệp cần chú ý là gì?

Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử.

5.1. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu. Căn cứ theo Điều 36, Luật Giao dịch điện tử 2023 có 3 nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử như sau:

1. Thỏa thuận sử dụng phương thức giao kết: Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

2. Thỏa thuận yêu cầu kỹ thuật: Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

3. Tuân thủ quy định của pháp luật: Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.

5.2 Thời điểm, địa điểm nhận, gửi thông điệp dữ liệu trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định như sau:

1. Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu: Là thời điểm thông điệp dữ liệu đó rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo. 

2. Địa điểm gửi thông điệp dữ liệu: Là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Nếu người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

>>> Xem thêm : Cách ký hợp đồng điện tử đảm bảo đúng quy trình & tính pháp lý

6. Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử

Tranh chấp hợp đồng điện tử và vấn đề không thể tránh khỏi. Để giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử có thể sử dụng nhiều Phương thức.

Quy định giải quyết tranh chấp trong hợp đồng điện tử.

Các phương thức giải quyết tranh chấp trong hợp đồng điện tử hiện nay gồm:

• Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử bằng cách thương lượng: Là phương thức giải quyết thông qua việc cùng nhau bàn bạc, dàn xếp, tháo gỡ những bất đồng phát sinh để loại bỏ tranh chấp mà không cần có sự trợ giúp hay phán quyết của bên thứ ba. 
• Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử bằng cách hòa giải: Là cách các bên giải quyết tranh chấp có sự tham gia của bên thứ ba độc lập (hòa giải viên) do các bên thỏa thuận hoặc chỉ định. 
• Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử thông qua Trọng tài: Là phương thức giải quyết thông qua trọng tài (Hội đồng trọng tài) do các bên thỏa thuận hoặc chỉ định. 
• Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử thông qua Tòa án: Là phương thức thông qua cơ quan tiến hành tố tụng để giải quyết, đây là phương thức giải quyết có giá trị cao nhất. Hội đồng xét xử của Tòa án sẽ tuân theo pháp luật để phân xử tranh chấp hợp đồng giữa các bên. 

Đối với hầu hết các tranh chấp hợp đồng điện tử Nhà nước khuyến khích các bên giải quyết thông qua hòa giải. Trong trường hợp các bên không hòa giải được thì thẩm quyền, trình tự, thủ tục giải quyết tranh chấp về giao dịch điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật.

7. Phần mềm ký hợp đồng điện tử

Phần mềm ký hợp đồng điện tử là một giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp. Theo đó, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet không cần gặp mặt trực tiếp mà vẫn đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch. 

Phần mềm hợp đồng điện tử iContract. 

Hiện nay, có nhiều phần mềm ký hợp đồng điện tử trên thị trường, nổi bật  trong là phần mềm ký hợp điện tử iContract. Phần mềm iContract được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Một trong những đơn vị uy tín hàng đầu với 20 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho các doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật của iContract

• Đầy đủ quy trình từ khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
• Tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS.
• Hỗ trợ tạo hợp đồng với kho mẫu đa dạng sẵn có trên hệ thống.
• Quản lý tài khoản truy cập, phân quyền người dùng theo từng cấp.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác.
• Phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm.

Hợp đồng điện tử không chỉ là một xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số mà còn là một công cụ pháp lý mạnh mẽ, mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Việc nắm vững các quy định pháp luật về hợp đồng điện tử năm 2025 là vô cùng quan trọng để tham gia vào môi trường giao dịch trực tuyến, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình. 

Doanh nghiệp, đơn vị quan tâm đến phần mềm ký hợp đồng điện tử có thể liên hệ theo đường dây nóng 1900.4767 hoặc 1900.4768 để được hỗ trợ tư vấn nhanh nhất và được trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ.

Thu Hương