Ký hợp đồng lao động điện tử được quy định như thế nào? Khi ký hợp đồng lao động điện tử người lao động và người sử dụng lao động cần lưu ý điều gì? Phương thức ký hợp đồng lao động điện tử mới được áp dụng đem đến nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người sử dụng lao động. 

Ký hợp đồng lao động điện tử.

1. Khái niệm về hợp đồng lao động

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 13, Bộ luật Lao động 2019 đưa ra khái niệm về hợp đồng lao động như sau:

“Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.”

Như vậy, có thể hiểu hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa bên sử dụng lao động và bên lao động thực hiện một công việc nào đó mà các bên đều có trách nhiệm và nghĩa vụ đối với nhau và người lao động được trả tiền công, tiền lương.

Hợp đồng lao động có rất nhiều các biến thể có thể gọi hợp đồng lao động dưới dạng: hợp đồng làm việc; cam kết làm việc; thỏa thuận làm việc;... Trước khi nhận người lao động vào làm việc thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động hay còn gọi là ký hợp đồng lao động.

2. Ký hợp đồng lao động điện tử 

Trước kia người sử dụng lao động và người lao động chỉ có thể giao kết hợp đồng dưới dạng văn bản (hợp đồng giấy) và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản.

Tuy nhiên, từ 1/1/2021 người sử dụng lao động và người lao động có thể ký hợp đồng lao động giấy hoặc ký hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Điều 14, Bộ luật lao động 2019 có hiệu lực từ 1/1/2021. Trường hợp ký hợp đồng lao động điện tử thì hợp đồng được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Ký hợp đồng lao động điện tử phải tuân theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trường hợp đặc biệt: 

Hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng có thể giao kết bằng miệng, trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 18, Điểm a Khoản 1 Điều 145 và Khoản 1 Điều 162 của Bộ luật Lao động 2019. Giao kết hợp đồng miệng thường dựa trên sự tin tưởng cao giữa các bên đối với nhau tuy nhiên có sự bất lợi khi xảy ra tranh chấp.

3. Những điều cần lưu ý khi ký hợp đồng lao động điện tử

Khi ký hợp đồng lao động điện tử người lao động và người sử dụng lao động cần lưu ý những điểm sau:

Những lưu ý khi ký hợp đồng lao động điện tử.

(1) Tuân thủ quy định về giao dịch điện tử  và pháp luật về hợp đồng 

Cả người sử dụng lao động và người lao động khi ký hợp đồng lao động điện tử đều cần tuân thủ các quy định về giao dịch điện tử được quy định tại Luật giao dịch điện tử 2005 và luật về hợp đồng được quy định tại Bộ luật lao động và Bộ luật dân sự 2015. 

(2) Tính pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Tính pháp lý của hợp đồng điện tử được cho là yếu tố quan trọng nhất để các bên thực hiện nghĩa vụ và hưởng quyền lợi của mình. Để đảm bảo hợp đồng lao động có giá trị pháp lý các bên lưu ý:

• Chủ thể ký hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp theo quy định
• Đối tượng của hợp đồng không bị Pháp luật cấm và không vi phạm đạo đức ảnh hưởng đến lợi ích xã hội.
• Hợp đồng được ký trên tinh thần tự nguyện, không ép buộc
• Thỏa thuận rõ về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử.

(3) Sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử 

Để thực hiện ký hợp đồng lao động điện tử thành công, chuyên nghiệp thì ít nhất một bên (thường là bên sử dụng lao động) phải có phần mềm ký hợp đồng điện tử. Phần mềm này sẽ hỗ trợ người sử dụng lao động tạo lập hợp đồng lao động theo đúng phom chuẩn, cung cấp các hợp đồng lao động mẫu chuyên nghiệp giúp người sử dụng lao động tránh được các rủi ro trong quá trình sử dụng lao động xảy ra tranh chấp.

(4) Sử dụng chữ ký số

Sử dụng chữ ký số tăng tính pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử. Chữ ký số được cấp cho mỗi tổ chức, cá nhân được mã hóa và là duy nhất, do đó có thể đảm bảo an toàn dữ liệu, đảm bảo tính chính xác tính bảo mật, là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký. 

Từ việc tạo ra khóa bảo mật an toàn, chữ ký số giúp cho các cá nhân hay cơ quan tổ chức cũng yên tâm hơn với các giao dịch điện tử của mình. Trong trường hợp có tranh chấp xảy ra hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số có hiệu lực pháp lý cao. 

4. Lợi ích của việc ký hợp đồng điện tử 

Việc mở rộng hình thức ký hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu đã tạo điều kiện thuận lợi cho cả bên sử dụng lao động và bên người lao động. 

Ký hợp đồng lao động điện tử bằng phần mềm iContract.

4.1 Lợi ích ký hợp đồng lao động điện tử đối với người sử dụng lao động

Có thể thấy đối với người sử dụng lao động lợi ích của việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử là rất lớn:

• Giúp tuyển dụng được nhiều lao động chất lượng ở tất cả mọi nơi kể cả ở nước ngoài;
• Tiết kiệm chi phí quản lý, lưu trữ hợp đồng lao động;
• Tìm kiếm hợp đồng lao động nhanh chóng;
• Bảo vệ hợp đồng lao động, bảo mật dữ liệu tốt hơn;
• Góp phần thúc đẩy chuyển đổi số nhanh chóng, đi trước đón đầu xu hướng;
• Phòng tránh dịch bệnh Covid19 và các dịch bệnh khác lây lan.

4.2 Lợi ích ký hợp đồng lao động điện tử đối với người lao động

Ký hợp đồng lao động điện tử là xu hướng trong tương lai giúp người lao động tiếp cận tốt hơn với nhiều doanh nghiệp/ đơn vị có công việc phù hợp và chất lượng.

• Giúp tìm kiếm được cơ hội việc làm tốt hơn, mở rộng thị trường làm việc hợp tác;
• Tiết kiệm chi phí, thời gian đi lại;
• Phòng chống nguy cơ lây lan dịch bệnh Covid 19 hoặc các dịch bệnh truyền nhiễm khác

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.