Ký hợp đồng bằng chữ ký số được doanh nghiệp áp dụng trở thành điều kiện được thỏa thuận ở hầu hết các giao dịch điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ký hợp đồng bằng chữ ký số và thủ tục đăng ký chữ ký số đối với doanh nghiệp cần lưu ý.

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số và những lưu ý.

1.  Chữ ký số là gì 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ban hành ngày 27/9/2018 định nghĩa về chữ ký số như sau:

“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Như vậy, chữ ký số hiểu một cách đơn giản là chữ ký dưới dạng thông điệp dữ liệu được mã hóa mà qua đó có thể xác định được chính xác người ký. Tương ứng với mỗi doanh nghiệp, đơn vị hay cá nhân là một chữ ký số duy nhất.

Chữ ký số - Token (USB Token)

Hiện có rất nhiều loại chữ ký số như: Chữ ký số USB Token; chữ ký số Smartcard; chữ ký số HSM; chữ ký số từ xa. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn ký chữ ký số USB Token. 

Token (còn gọi là USB Token) là thiết bị chữ ký số. Token chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp/ tổ chức/cá nhân. Mỗi doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân khi đăng ký mua chữ ký số sẽ được cung cấp 1 USB Token chứa mã khóa riêng biệt duy nhất.

Token gồm có:

• Phần cứng: giống một chiếc USB và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
• Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng Token được dùng để ký số trên các hợp đồng điện tử, các loại văn bản và tài liệu số.

2. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)

Doanh nghiệp thường sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử, hoặc thực hiện các giao dịch điện tử do đây là phương pháp ký đảm bảo an toàn, bảo mật và có tính pháp lý cao. 

2.1 Chuẩn bị 

Để ký được chữ ký số doanh nghiệp/ đơn vị/ cá nhân cần chuẩn bị:

• Chữ ký số (Token) còn trong thời gian có hiệu lực (chữ ký số được mua tại các đơn vị, doanh nghiệp được cấp phép).
• Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
• Phần mềm ký hợp đồng điện tử (mua từ các nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử)

Sau khi đảm bảo tất cả các yếu tố nêu trên doanh nghiệp có thể thực hiện ký bằng chữ ký số trên hợp đồng điện tử.

Doanh nghiệp cần mua chữ ký số (Token) và cài đặt phần mềm đọc chuyên dụng.

2.2 Cách ký như sau hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Khi giao kết hợp đồng điện tử và trong nội dung của hợp đồng có thỏa thuận ký chữ ký số, các bên buộc phải thực hiện ký số để hợp đồng có hiệu lực và đảm bảo tính pháp lý. Để ký số lên hợp đồng điện tử doanh nghiệp thực hiện theo các bước như sau: 

• Bước 1: Cài đặt thiết bị

Cắm thiết bị Token vào PC và chạy chương trình cài đặt phần mềm. 

• Bước 2: Đổi mật khẩu (nếu là lần đầu sử dụng Token)

Sau khi cài đặt hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu thay đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu theo điều hướng của hệ thống. 

Sau khi đổi mật khẩu cần ghi nhớ mật khẩu mới cho các lần ký số kế tiếp. Có thể định kỳ thay đổi mật khẩu để tăng tính bảo mật. Lưu ý mật khẩu mới phải có độ dài ít nhất 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, ký tự đặc biệt và số.

• Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm. 

Để ký được hợp đồng lần lượt thực hiện các thao tác sau:

=> Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF

=> Chọn Protect với chức năng Sign&Certify, chọn tiếp Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.

=> Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

=> Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.

• Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng);
• Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp;

Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu chữ ký bằng cách tại: Appearance Type chọn Create New Style. Sau đó sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký đẹp theo mong muốn.

=> Nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số sau đó chọn Save.

=> Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mã pin để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.

=> Mã pin được nhập chính xác phần mềm sẽ ký số vào văn bản, thông tin của doanh nghiệp/đơn vị xuất hiện ngay tại nơi các bạn đã chọn sẽ ký và hoàn tất quá trình ký.

Sau khi hoàn tất người ký có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản. 

>>>> Bạn có thể quan tâm:  Hướng dẫn cách ký hợp đồng cho doanh nghiệp 2024

3. Đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các đơn vị cung cấp chữ ký số. Tuy nhiên, khi lựa chọn mua chữ ký số các doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn các đơn vị uy tín để mua. Ưu tiên lựa chọn các đơn vị có đặc điểm sau:

• Có thể đồng thời cung cấp các dịch vụ, phần mềm liên quan  
• Có thể hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 khi xảy các vấn đề.
• Giá cả hợp lý

Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) là một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công gồm: cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm thuế quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử. Với lịch sử phát triển hơn 20 năm ThaisonSoft là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn. 

Lợi ích của doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của ThaisonSoft :

• Cho phép ký điện tử từ xa, tại mọi thời điểm
• Giúp chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý dễ dàng, nhanh chóng
• Hệ thống phần mềm thông minh, dễ dàng sử dụng
• Đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản và tài liệu trong các giao dịch điện tử
• Đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn, bảo mật
• Được hỗ trợ 24/7 tận tình, chuyên nghiệp, xử lý nhanh chóng các vấn đề liên quan
• Giá sản phẩm dịch vụ cạnh tranh 

Dùng phần mềm ký hợp đồng điện tử Icontract & chữ ký số của ThaisonSoft.

ThaisonSoft là đơn vị cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử và chữ ký số uy tín. Với 05 chi nhánh trên toàn quốc gồm Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, TP Hồ Chí Minh ThaiSonSoft luôn đảm bảo hoạt động hỗ trợ khách hàng được tốt nhất. Liên hệ tư vấn phần mềm ký hợp đồng điện tử và chữ ký số nhanh nhất qua đường dây nóng: Miền Bắc: 19004767; Miền Trung/Nam: 19004768.

4. Thủ tục đăng ký chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử và chữ ký số là một trong những giải pháp hỗ trợ tích cực cho doanh nghiệp kinh doanh thành công. Giúp giải quyết được nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch mà việc sử dụng hợp đồng giấy không thể làm được. 

Để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký nhất định. Theo Điều 23, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị để được cấp chứng thư số bao gồm:

• Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư.
• Chứng minh nhân dân, hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu. 

Doanh nghiệp gửi hồ sơ cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (VD: ThaisonSoft) và thanh toán lệ phí theo gói thời gian sử dụng mà doanh nghiệp có nhu cầu, khi này Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng sẽ tiến hành xác minh, kiểm tra tính chính xác và cấp chứng thư số cho doanh nghiệp.

Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số trong các giao dịch hay các hoạt động ký kết của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có trách nhiệm hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết cách cài đặt chữ ký số và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.

   Hướng dẫn ký hợp đồng bằng chữ ký số hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp mới sử dụng một cách thuận lợi phần mềm ký hợp đồng điện tử và chữ ký số khi thực hiện giao dịch điện tử. Nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp. Chuyển đổi số đã giải quyết rất nhiều khó khăn giúp doanh nghiệp vươn lên mạnh mẽ, đi trước đón đầu tạo lợi thế cạnh tranh.