Ngày 15/05/2026, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, kể từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng VNeID để ký hợp đồng lao động điện tử. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa quan hệ lao động, đồng thời góp phần tăng cường tính xác thực, minh bạch và an toàn cho quan hệ hợp tác giữa doanh nghiệp và người lao động.

1. Ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV: Cụ thể hóa quy định ký hợp đồng lao động thông qua VNeID 

Thông tư số 08/2026/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2026. Đây là văn bản hướng dẫn trực tiếp về cách thức đăng ký, kết nối, chia sẻ dữ liệu và vận hành hệ thống phần mềm quản lý hợp đồng.

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 7, Thông tư này, người sử dụng lao động và người lao động khi giao kết, quản lý hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải thực hiện đăng nhập, xác thực thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID.

Trước đó, tại Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ban hành ngày 24/12/2025 của Chính phủ đã quy định chi tiết về các điều kiện kỹ thuật, quy trình vận hành và quản lý nhà nước đối với hợp đồng lao động dưới hình thức điện tử.

Các quy định mới này đóng vai trò đồng bộ hóa toàn diện Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (do Bộ Công an quản lý thông qua ứng dụng VNeID) với hệ thống thông tin quản lý lao động, bảo hiểm xã hội và thuế, bảo đảm tính minh bạch tối đa cho thị trường lao động số.

2. Doanh nghiệp sẽ sử dụng VNeID như thế nào?

Theo Khoản 1, Điều 7, Thông tư 08/2026/TT-BNV doanh nghiệp sử dụng VNeID như sau:

• Người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân (VNeID) để đăng nhập và thực hiện các giao dịch liên quan đến hợp đồng lao động điện tử.
• Người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức để truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân để thực hiện các thủ tục liên quan.. 

VNeID sẽ đóng vai trò là công cụ xác thực danh tính điện tử thống nhất giữa các bên tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động, người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện việc điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng trên cơ sở kết quả xác thực do Hệ thống định danh và xác thực điện tử cung cấp

3. Những nội dung mới doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đối với hợp đồng lao động

Để tránh các rủi ro pháp lý ngoài ý muốn hoặc gây gián đoạn quy trình tuyển dụng từ sau ngày 01/07/2026, các phòng nhân sự (HR) và ban điều hành doanh nghiệp cần đảm bảo quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc.

3.1. Tài khoản định danh điện tử VNeID dùng giao kết hợp đồng lao động bắt buộc ở mức độ 2

Mọi thao tác đăng ký, đăng nhập, xác thực danh tính trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để ký kết hợp đồng đều phải thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2:

• Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: Bắt buộc phải sở hữu tài khoản VNeID mức độ 2 đang hoạt động bình thường, hoặc các giấy tờ pháp lý thay thế tương đương còn hiệu lực (thẻ Căn cước điện tử).
• Đối với Doanh nghiệp/Tổ chức: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức gắn liền với tài khoản VNeID cá nhân mức độ 2 của mình để phê duyệt giao dịch.

3.2. Cơ chế cấp mã ID hợp đồng duy nhất dựa trên lịch sử giao kết

Kể từ thời điểm hệ thống vận hành, mỗi bản hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT) sau khi được hoàn tất ký số sẽ được gửi về Nền tảng quốc gia để cấp một mã định danh hợp đồng (ID) duy nhất. 

Mã ID này gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số được cấu trúc tự động để phân loại dữ liệu, cụ thể:

• Ký tự "A" đầu tiên: Áp dụng cho các hợp đồng điện tử mới hoàn toàn, phát sinh và ký kết từ ngày 01/07/2026 trở đi.
• Ký tự "B" đầu tiên: Áp dụng cho hợp đồng được số hóa và chuyển đổi từ hợp đồng giấy truyền thống lên hệ thống quốc gia.
• Ký tự "C" đầu tiên: Áp dụng cho các hợp đồng điện tử vốn đã được giao kết hợp pháp trước ngày 01/07/2026.

Mã ID này sẽ được sử dụng xuyên suốt vòng đời của hợp đồng (kể cả khi phát sinh phụ lục sửa đổi) và là căn cứ duy nhất để các cơ quan thanh tra lao động, bảo hiểm xã hội truy xuất dữ liệu khi cần thiết.

3.3. Bắt buộc tích hợp dấu thời gian (Timestamp) chống "ký lùi ngày"

Một giải pháp công nghệ mạnh mẽ được áp dụng là yêu cầu tích hợp bắt buộc của chữ ký số đi kèm với dấu thời gian (Timestamp) do tổ chức chứng thực eContract cung cấp.

Mọi hành vi sửa đổi dữ liệu hoặc "ký lùi ngày" (backdate) hợp đồng nhằm trốn tránh nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội hoặc đối phó với các cuộc thanh tra lao động sẽ bị hệ thống tự động phát hiện và từ chối cấp ID hợp đồng do không khớp vết thời gian thực (real-time).

4. Doanh nghiệp phải chuyển đổi 100% sang giao kết hợp đồng lao động điện tử không?

Theo hướng dẫn tại Thông tư 08/2026/TT-BNV, hiện nay pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển đổi 100% sang sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Pháp luật hiện hành chỉ khuyến khích áp dụng hợp đồng lao động điện tử nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong quản trị nhân sự .

Doanh nghiệp và người lao động vẫn có quyền tự do thỏa thuận ký kết hợp đồng bằng văn bản giấy truyền thống. Tuy nhiên, nếu chuyển đổi sang hình thức giao kết hợp đồng lao động điện tử doanh nghiệp có rất nhiều lợi ích từ việc tối ưu thời gian, chi phí đến việc đẩy nhanh số hóa doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả quản lý, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại.

Trường hợp lựa chọn phương thức điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đúng quy chuẩn kỹ thuật mới bao gồm việc phải xác thực qua VNeID, ký số có dấu thời gian và phải đẩy dữ liệu lên hệ thống Nền tảng quốc gia để cấp ID trong vòng 24 giờ kể từ khi hoàn tất chữ ký của bên sau cùng.

5. Khuyến nghị cho doanh nghiệp

Chỉ còn thời gian ngắn trước khi Thông tư 08/2026/TT-BNV chính thức có hiệu lực vào ngày 01/07/2026, các doanh nghiệp cần chủ động triển khai ngay các bước chuẩn bị sau:

• Chuẩn bị tốt cơ sở hạ tầng: Doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở hạ tầng đáp ứng tiêu chuẩn cho việc sử dụng giao kết hợp đồng lao động điện tử bao gồm hệ thống máy tính, kết nối mạng, chữ ký số.
• Rà soát thông tin nhân sự: Nhắc nhở và hướng dẫn toàn bộ người lao động hiện tại cũng như ứng viên mới thực hiện nâng cấp tài khoản định danh điện tử VNeID lên mức độ 2 tại cơ quan Công an.
• Lựa chọn đối tác eContract uy tín: Làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử uy tín (VD: Thaison Soft). Đảm bảo phần mềm của họ có khả năng kết nối cổng API trực tiếp với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ để đồng bộ hóa dữ liệu và cấp mã ID tự động.
• Chuẩn bị quy trình số hóa hợp đồng cũ: Đối với các hợp đồng điện tử đã ký trước ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ rà soát, bổ sung chữ ký số và dấu thời gian để sẵn sàng đẩy lên hệ thống nhận mã định danh nhóm "C".

Như vậy, từ ngày 01/7/2026, việc sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID sẽ trở thành phương thức xác thực bắt buộc khi doanh nghiệp và người lao động thực hiện giao kết, quản lý hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Việc chủ động làm quen và chuẩn bị hạ tầng công nghệ từ sớm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật mà còn là bước đổi mới giúp tối ưu hóa, tinh gọn quy trình quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số.

Thu Hương