Từ ngày 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức được đưa vào vận hành, tạo cơ sở cho việc quản lý, khai thác dữ liệu hợp đồng lao động trên môi trường số. Để bảo đảm quá trình sử dụng nền tảng đúng mục đích và an toàn, Thông tư 08/2026/TT-BNV đã quy định cụ thể về việc đăng ký, quản lý và sử dụng tài khoản truy cập. Vậy người sử dụng lao động, người lao động và các cơ quan, đơn vị có liên quan được sử dụng tài khoản trên nền tảng như thế nào?

1. Căn cứ pháp lý về sử dụng tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Hiện nay, việc quản lý và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được quy định tại Điều 16, Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ, hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử.

Các cá nhân, tổ chức có tài khoản sử dụng trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cần tuân thủ các quy định liên quan đến việc sử dụng tài khoản. Tùy theo đối tượng và phạm vi nhiệm vụ được giao, các tài khoản bao gồm: 

• Tài khoản quản trị của cơ quan, đơn vị được cấp quyền; 
• Tài khoản của người sử dụng lao động; 
• Tài khoản của người lao động; 
• Tài khoản phục vụ công tác quản lý, xử lý nghiệp vụ.

2. Quy định sử dụng tài khoản của các cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản quản trị

Theo Khoản 1, Điều 16, Thông tư 08/2026/TT-BNV, tài khoản do Bộ Nội vụ cấp cho các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Sở Nội vụ và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất là tài khoản quản trị của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Các đơn vị được sử dụng tài khoản quản trị để thực hiện những nhiệm vụ sau:

• Trao quyền cho công chức, viên chức và người lao động thuộc đơn vị khai thác, xử lý nghiệp vụ trên các hợp phần của nền tảng.
• Quản lý tài khoản quản trị và các tài khoản được trao quyền, bảo đảm an ninh mạng của nền tảng.
• Thu hồi tài khoản khi người được cấp chuyển công tác, không còn tham gia công tác quản trị hoặc xử lý nghiệp vụ, hoặc có hành vi vi phạm quy định pháp luật về quản lý, khai thác và sử dụng nền tảng.

Như vậy, các cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản quản trị có trách nhiệm kiểm soát quyền truy cập, bảo đảm tài khoản được sử dụng đúng phạm vi công việc và thu hồi quyền truy cập khi không còn phù hợp.

3. Quy định sử dụng tài khoản của người sử dụng lao động

Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 08/2026/TT-BNV, người sử dụng lao động được sử dụng tài khoản để thực hiện các hoạt động sau:

• Khai thác, chia sẻ thông tin về hợp đồng lao động điện tử của mình trên nền tảng.
• Thực hiện báo cáo về lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua nền tảng.
• Khai thác các chức năng, dịch vụ được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép.

Quy định này tạo điều kiện để doanh nghiệp và các chủ thể sử dụng lao động quản lý thông tin hợp đồng tập trung, đồng thời hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến báo cáo lao động trên môi trường điện tử.

Trong quá trình sử dụng, người sử dụng lao động cần bảo đảm việc khai thác, chia sẻ dữ liệu và thực hiện nghiệp vụ đúng quyền hạn, đúng mục đích và tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan.

4. Quy định sử dụng tài khoản của người lao động trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Khoản 3 Điều 16 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định người lao động được sử dụng tài khoản để:

• Khai thác, chia sẻ thông tin về hợp đồng lao động điện tử của mình trên nền tảng.
• Sử dụng một số chức năng, dịch vụ được nền tảng cho phép.
• Thông qua tài khoản truy cập, người lao động có thể chủ động khai thác thông tin liên quan đến hợp đồng lao động điện tử của mình theo phạm vi chức năng được cung cấp.

Việc sử dụng tài khoản đúng quy định góp phần tăng tính minh bạch trong quản lý thông tin hợp đồng, đồng thời tạo thuận lợi cho người lao động khi cần tra cứu và sử dụng dữ liệu phục vụ các giao dịch liên quan.

5. Quy định sử dụng tài khoản của công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan quản lý

Theo Khoản 4, Điều 16, Thông tư 08/2026/TT-BNV, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Nội vụ, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Sở Nội vụ, Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất được Bộ Nội vụ cấp tài khoản để khai thác, xử lý nghiệp vụ trên các hợp phần của nền tảng.

Việc sử dụng tài khoản phải nằm trong phạm vi quyền hạn được giao. Do đó, người được cấp tài khoản cần thực hiện đúng nhiệm vụ, không tự ý sử dụng tài khoản ngoài phạm vi được phân quyền hoặc khai thác dữ liệu không thuộc nhiệm vụ của mình.

6. Đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cần lưu ý những gì?

Bên cạnh quy định về sử dụng tài khoản tại Điều 16, Điều 7 Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn việc đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

• Người lao động: Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân do hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia cấp để đăng nhập. 
• Người sử dụng lao động là cá nhân: Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.
• Người sử dụng lao động là tổ chức: Sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức; 

Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh điện tử tổ chức theo quy định, tổ chức có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập nền tảng theo hướng dẫn tại Thông tư.

Ngoài ra, tài khoản truy cập có thể bị khóa trong những trường hợp quy định tại Điều 8 Thông tư 08/2026/TT-BNV, chẳng hạn theo đề nghị của chủ tài khoản, khi tài khoản định danh điện tử bị khóa, khi phát sinh sự kiện an toàn thông tin khẩn cấp hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Doanh nghiệp và người lao động cần chủ động theo dõi trạng thái tài khoản, cập nhật thông tin cần thiết và thực hiện đúng hướng dẫn để bảo đảm quá trình truy cập, khai thác dữ liệu không bị gián đoạn.

Như vậy, quy định sử dụng tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo Thông tư 08/2026/TT-BNV đã xác định rõ quyền sử dụng tài khoản và trách nhiệm quản lý đối với từng nhóm đối tượng. Người sử dụng lao động, người lao động và các cơ quan, đơn vị liên quan cần nắm vững, đồng thời lưu ý các yêu cầu về đăng ký, quản lý và bảo vệ tài khoản. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ góp phần bảo đảm an toàn dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin hợp đồng lao động điện tử.

Thu Hương