Ngày 15/05/2026 Bộ Nội Vụ ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử. Theo đó đưa ra những quy chuẩn kỹ thuật và pháp lý bắt buộc, giải quyết triệt để các rủi ro về mặt tranh chấp và tính bảo mật của dữ liệu số. Dưới đây là tổng hợp 6 nội dung đáng chú ý tại Thông tư 08/2026/TT-BNV về hợp đồng lao động điện tử mà các nhà quản trị nhân sự, bộ phận pháp chế và người lao động cần đặc biệt lưu ý tuân thủ khi ký hợp đồng điện tử.

1. Mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp một mã ID duy nhất

Theo quy định tại Điều 4, Thông tư 08/2026/TT-BNV mỗi hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử  khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

Ngoài ra, Thông tư này quy định mã ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp HĐLĐ điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt HĐLĐ điện tử đều được gắn ID của HĐLĐ điện tử đó. 

2. Quy định cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định tại Điều 5, Thông tư 08/2026/TT-BNV mã ID của HĐLĐ điện tử do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, có cấu trúc bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số, trong đó:

a. Ký tự chữ là A hoặc B hoặc C

Trong đó: 

• Chữ cái A: là ký tự gán cho HĐLĐ điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua các eContract.
• Chữ cái B: là ký tự gán cho HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy.
• Chữ cái C: là ký tự gán cho HĐLĐ  điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026.

b. 12 ký tự số 

12 ký tự số được cấu thành như sau: 

• 02 ký tự số đầu tiên là 02 số cuối của năm HĐLĐ điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID. 
• 10 ký tự số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.

3. Quy định quy trình cấp mã ID cho hợp đồng lao động điện tử

Tại Điều 6, Thông tư  08/2026/TT-BNV quy định chi tiết quy trình cấp mã ID cho HĐLĐ điện tử, theo đó tạo sự thống nhất cho mọi doanh nghiệp, đơn vị và cá nhân khi ký hợp đồng điện tử. 

Cụ thể, quy trình cấp mã ID cho HĐLĐ điện tử như sau:

• Nhà cung cấp eContract gửi HĐLĐ điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Nền tảng HĐLĐ điện tử tiếp nhận, kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho HĐLĐ điện tử trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận. Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục. 
• Thông tin về ID được cấp sẽ đồng thời được gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng với HĐLĐ điện tử. Thời hạn lưu trữ hợp đồng theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên nhưng tối thiểu bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử 
• Trường hợp có phụ lục, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt HĐLĐ điện tử phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng được cấp cùng ID với HĐLĐ điện tử đó theo quy định.

Lưu ý:

Nền tảng HĐLĐ điện tử không cấp ID cho HĐLĐ điện tử và tự động gửi thông báo lý do không cấp ID về hệ thống của Nhà cung cấp eContract trong các trường hợp sau:

• HDLĐ điện tử giao kết từ ngày 01/7/2026 trở về sau không bảo đảm về nguyên tắc cấp mã định danh HĐLĐ điện tử (quy định  tại Khoản 4, Điều 6, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP) hoặc không đảm bảo Điểm a, Khoản 1, Điều 6, Thông tư 08/2026/TT-BNV.
• HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ văn bản giấy không bảo đảm quy định tại Khoản 1, Điều 8, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP hoặc Điểm b, Khoản 1 Điều 6, Thông tư 08/2026/TT-BNV.
• HĐLĐ điện tử giao kết trước ngày 01/7/2026 không bảo đảm theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 6, Thông tư 08/2026/TT-BNV hoặc thông tin xác thực định danh không đúng.

4. Bắt buộc sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để truy cập Nền tảng HĐLĐ điện tử

Tại Điều 7, Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định người lao động và người sử dụng lao động phải sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID cấp theo quy định của pháp luật để đăng ký truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. 

Cụ thể:

• Đối với người lao động: Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân để đăng nhập Nền tảng.
• Người sử dụng lao động là tổ chức: Sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Người sử dụng lao động là cá nhân: Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.

Trường hợp tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động, người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện việc điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng trên cơ sở kết quả xác thực do Hệ thống định danh và xác thực điện tử cung cấp.

5. Bổ sung các trường hợp khóa tài khoản truy cập nền tảng

 Theo quy định tại Điều 8, Thông tư 08/2026/TT-BNV tài khoản truy cập Nền tảng HĐLĐ điện tử bị khóa trong 5 trường hợp sau đây:

• Theo đề nghị của chủ tài khoản.
• Tài khoản định danh điện tử của chủ tài khoản bị khóa.
• Sự kiện an toàn thông tin khẩn cấp gồm mọi trường hợp có nguy cơ gây mất bí mật, mất toàn vẹn, mất sẵn sàng của hệ thống, dịch vụ hoặc dữ liệu nếu không áp dụng biện pháp ngăn chặn ngay.
• Theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Tài khoản truy cập Nền tảng HĐLĐ điện tử bị khóa được mở khóa khi không còn căn cứ khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Khi tài khoản bị khóa hoặc được mở lại, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến email hoặc số điện thoại đã đăng ký của người sử dụng.

6. Quy định về sử dụng và khai thác Nền tảng HĐLĐ điện tử 

Tại Điều 16, Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về việc sử dụng khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử đối với người lao động và người sử dụng lao động như sau: 

• Chung: Người lao động và người sử dụng lao động được sử dụng tài khoản để khai thác, chia sẻ các thông tin về HĐLĐ điện tử của mình trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và khai thác một số chức năng, dịch vụ được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép.
• Riêng: Người sử dụng lao động phải thực hiện các báo cáo về lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. 

Trên đây là những nội dung đáng chú ý tại Thông tư 08/2026/TT-BNV.  Việc nắm vững và áp dụng đúng quy định của pháp luật khi sử dụng HĐLĐ điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí in ấn, rút ngắn lên tới 90% thời gian luân chuyển chứng từ, đồng thời kiến tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn pháp lý tuyệt đối trên không gian số. 

Trước thời điểm 1/7/2026 khi Thông tư 08/2026/TT-BNV chính thức có hiệu lực thi hành, các doanh nghiệp, đơn vị cần chủ động rà soát lại hạ tầng kỹ thuật, hợp tác với các Nhà cung cấp eContract uy tín để đảm bảo việc vận hành và thực thi HĐLĐ điện tử được an toàn, đúng quy định của pháp luật tránh rủi ro không đáng có.

Thu Hương