Quy định về chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử từ 01/7/2026 như thế nào? Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ chính thức có hiệu lực thi hành, thiết lập hành lang pháp lý đồng bộ cho việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử). Theo đó, quy định việc chuyển đổi HĐLĐ giấy sang HĐLĐ điện tử. Bài viết dưới đây sẽ thông tin chi tiết các quy định cốt lõi tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV giúp doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi sang HĐLĐ điện tử một cách chính xác, an toàn và hợp pháp từ thời điểm 01/7/2026.

1. Điều kiện để chuyển đổi HĐLĐ giấy sang điện tử hợp pháp

Việc chuyển đổi HĐLĐ từ văn bản giấy sang HĐLĐ điện tử không đơn thuần là scan (quét) văn bản rồi lưu trữ, mà phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật pháp lý theo quy định tại Điều 8, Nghị định 337/2025/NĐ-CP về chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐ bằng văn bản giấy và HĐLĐ điện tử.

Cụ thể, khi chuyển đổi hợp đồng cần đáp ứng: 

a. Điều kiện về thông điệp dữ liệu 

Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

• Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
• Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;

b. Điều kiện về chủ thể giao kết hợp đồng 

Chủ thể giao kết HĐLĐ bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

c. Điều kiện ký số

HĐLĐ điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. 

d. Điều kiện gắn mã ID

Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID theo quy định.

Việc chuyển đổi phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện và có sự thỏa thuận nhất trí bằng văn bản (hoặc điều khoản bổ sung) giữa người sử dụng lao động và người lao động. HĐLĐ được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Quy trình 4 bước chuyển đổi HĐLĐ giấy sang HĐLĐ điện tử chuẩn hóa theo Thông tư 08/2026/TT-BNV

Theo quy định tại Điều 6, Thông tư 08/2026/TT-BNV từ ngày 01/7/2026, các tổ chức và doanh nghiệp khi tiến hành chuyển đổi hệ thống hồ sơ nhân sự phải tuân thủ quy trình 4 bước khép kín nhằm bảo đảm tính hợp pháp và tính chống chối bỏ.

Bước 1: Số hóa văn bản gốc (Scan/Digitize)

Bộ phận nhân sự tiến hành quét (scan) hợp đồng lao động giấy đang có hiệu lực thành định dạng tài liệu điện tử không thể chỉnh sửa (thông thường là định dạng PDF/A). Định dạng này phải đảm bảo hình ảnh rõ nét, đầy đủ chữ ký, con dấu của văn bản gốc.

Bước 2: Ký số xác thực 

Người sử dụng lao động sử dụng chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của tổ chức để thực hiện ký số lên file tài liệu đã số hóa, xác nhận tính chính xác so với bản gốc.

Người lao động thực hiện xác thực quyền sở hữu đối với văn bản chuyển đổi thông qua ứng dụng định danh cá nhân hoặc chữ ký số từ xa (Remote Signing) tích hợp trên phần mềm quản lý của doanh nghiệp.

Bước 3: Gắn dấu thời gian (Timestamping)

Đây là quy định bắt buộc mới tại Thông tư 08/2026/TT-BNV. Văn bản sau khi ký số phải được gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian để ghi nhận chính xác ngày, giờ thực hiện chuyển đổi hợp pháp, ngăn chặn việc giả mạo thời điểm tạo lập dữ liệu.

Bước 4: Lưu trữ và phân quyền tiếp cận

Hợp đồng điện tử sau khi chuyển đổi được đồng bộ lên hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp (đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin theo quy định). Hệ thống phải tự động gửi một bản sao điện tử hoàn chỉnh đến tài khoản cá nhân của người lao động để lưu trữ.

Việc truy cập vào hệ thống HĐLĐ điện tử tại doanh nghiệp cần được kiểm soát chặt chẽ, phân quyền theo mức độ 

3. Giá trị pháp lý và quy định lưu trữ sau khi chuyển đổi

Doanh nghiệp và người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý các quy định về mặt hiệu lực và lưu trữ hậu chuyển đổi:

• Giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử: HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ giấy theo đúng quy định của Thông tư 08/2026/TT-BNV sẽ có giá trị pháp lý tương đương văn bản gốc và có hiệu lực thay thế văn bản giấy trong các giao dịch với bên thứ ba (Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Cơ quan Thuế, Tòa án,...).
• Xử lý bản gốc giấy: Sau khi chuyển đổi sang định dạng điện tử thành công và có hiệu lực, văn bản giấy gốc vẫn phải được lưu trữ song song theo thời hạn quy định của pháp luật về lưu trữ (tối thiểu 05 năm sau khi chấm dứt quan hệ lao động) nhằm phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra xác suất khi cần thiết, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận tiêu hủy bằng văn bản phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành.
• An toàn thông tin: Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính bảo mật của dữ liệu đã chuyển đổi. Mọi hành vi làm rò rỉ thông tin cá nhân, tiền lương trên môi trường số sẽ bị xử lý nghiêm theo Luật An ninh mạng và Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Quy định chuyển đổi hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng điện tử từ ngày 01/7/2026 là một bước đi tất yếu nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành và xây dựng môi trường quản trị doanh nghiệp số văn minh. Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quỹ hợp đồng hiện tại, lựa chọn các nhà cung cấp giải pháp phần mềm/chữ ký số uy tín đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật của Bộ Nội vụ ngay từ hôm nay.

Thu Hương