Dấu giáp lai là dấu đóng để liên kết các trang văn bản lại với nhau, đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn của văn bản. Việc đóng dấu giáp lai đúng cách là rất quan trọng, đặc biệt là đối với các văn bản quan trọng như hợp đồng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về cách đóng dấu giáp lai theo đúng quy định. 

1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu được đóng ở vị trí lề trái hoặc phải của hợp đồng, tài liệu có 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực và ngăn chặn việc thay đổi nội dung của giấy tờ, tài liệu đó. 

Việc sử dụng dấu giáp lai trên các trang của tài liệu giúp hoàn thiện tính pháp lý của văn bản. Nó có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án. 

Không bắt buộc đóng dấu giáp lai lên các văn bản. 

Hiện nay, việc đóng dấu giáp lai trên các văn bản là không bắt buộc. Tuy nhiên, với những văn bản quan trọng, có nhiều tờ như: hợp đồng, văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật đều được đóng dấu giáp lai. 

Việc đóng dấu giáp lai vào văn bản có nhiều ý nghĩa quan trọng: 

• Dấu giáp lai giúp liên kết các trang văn bản lại với nhau, tạo thành một thể thống nhất. Do đó, việc đóng dấu giáp lai giúp đảm bảo tính khách quan của tài liệu, tránh bị thay thế văn bản hoặc làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó. 
• Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước. 
• Ngoài ra, việc đóng dấu giáp lai còn góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp và trang trọng cho văn bản, giúp quản lý văn bản hiệu quả hơn.

2. Cách đóng dấu giáp lai đúng chuẩn quy định như thế nào?

Theo Khoản 1, Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về việc sử dụng con dấu, việc đóng dấu giáp lai được quy định như sau: 

• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. 
• Dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản. 

Cách đóng dấu giáp lai đúng chuẩn như thế nào?

3. Ngoài dấu giáp lai, các loại dấu khác được đóng như thế nào?

Bên cạnh dấu giáp lai là loại dấu phổ biến được sử dụng trong các văn bản hành chính, việc đóng dấu chữ ký và đóng dấu treo như thế nào cho đúng quy định cũng được nhiều người quan tâm. 

• Cách đóng dấu chữ ký đúng chuẩn

Dấu chữ ký là con dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu dùng để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Cách đóng dấu chữ ký được quy định cụ thể tại Điều 33, Nghị định 30/2020 như sau:

• Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khi chưa có chữ ký. 
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về bên trái. 
• Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định của pháp luật. 
• Cách đóng dấu treo đúng chuẩn
• Dấu treo thường đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. 
• Việc đóng dấu treo không thể khẳng định tính pháp lý của văn bản đó mà chỉ khẳng định văn bản đó là một phần của văn bản chính (Ví dụ: đóng dấu treo vào phụ lục văn bản). 

4. Cách phân biệt dấu treo và dấu giáp lai 

Dấu treo và dấu giáp lai đều là những loại dấu được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn của văn bản. Tuy nhiên, hai loại dấu này có những điểm khác biệt rõ rệt về vị trí đóng, cách đóng và mục đích sử dụng.

Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai dễ dàng qua một số đặc điểm. 

Trên đây hợp đồng điện tử cung cấp một số thông tin về cách đóng dấu giáp lai đúng chuẩn theo quy định của pháp luật. Đóng dấu giáp lai là một kỹ năng cần thiết đối với mọi người làm việc trong môi trường văn phòng. Việc đóng dấu giáp lai đúng cách sẽ giúp đảm bảo tính pháp lý, tính toàn vẹn và tính thẩm mỹ của văn bản. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về cách đóng dấu giáp lai.