Hình thức của hợp đồng rất quan trọng, trong nhiều trường hợp hình thức hợp đồng được quy định riêng biệt đối với các ngành nghề đặc thù. Việc chọn sai hình thức của hợp đồng sẽ dẫn đến hợp đồng vô hiệu. Tham khảo bài viết ngay sau đây để có những thông tin bổ ích nhất.

Hình thức của hợp đồng.

1. Định nghĩa hợp đồng 

Khi đạt được thỏa thuận về hợp tác kinh tế, hợp tác phát triển công nghệ, hợp tác khoa học… một trong các bên sẽ đề nghị giao kết hợp đồng. Định nghĩa hợp đồng được quy định tại Điều 385, Bộ luật dân sự 2015 như sau:

“Hợp đồng là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”

Căn cứ theo mục đích, điều kiện cụ thể người ta sẽ sử dụng các hình thức hợp đồng khác nhau. Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác.

2. Các hình thức của hợp đồng theo quy định của Pháp luật

Hình thức hợp đồng là cách thức thể hiện của hợp đồng. Hình thức thể hiện của hợp đồng có thể bằng lời nói, bằng văn bản hay bằng hành vi cụ thể. Khi các bên thỏa thuận giao kết hợp đồng, tùy từng loại hợp đồng cụ thể cần đảm bảo tuân thủ đúng quy định về hình thức của hợp đồng để hợp đồng không bị vô hiệu.

2.1 Hợp đồng bằng văn bản - hình thức của hợp đồng phổ biến có hiệu lực pháp lý cao 

So với hình thức hợp đồng bằng miệng hay hợp đồng bằng hành vi cụ thể thì hợp đồng bằng văn bản được sử dụng phổ biến có hiệu lực pháp lý cao nhất. Hợp đồng văn bản có ưu điểm là thể hiện rõ ràng, rành mạch nội dung của hợp đồng thông qua văn viết. Thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản.

Hợp đồng văn bản rất thuận tiện để đọc, lưu trữ, bảo quản và không tốn nhiều chi phí để có thể quản lý. Hợp đồng bằng văn bản có thể được giao kết bằng hợp đồng giấy hoặc hợp đồng điện tử. 

Hình thức hợp đồng điện tử được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp.

2.1.1 Hợp đồng bằng giấy (hợp đồng văn bản truyền thống)

Hợp đồng bằng giấy là loại hợp đồng thể hiện bằng ngôn ngữ viết, được trình bày trên một chất liệu hữu hình (thường là giấy) nhằm thể hiện một nội dung xác định mà các bên có thể đọc, lưu giữ và bảo bảo đảm được sự toàn vẹn nội dung đó. 

Một số loại hợp đồng bằng giấy thường thấy như: 

• Hợp đồng văn bản bằng giấy viết tay: văn bản thường không có công chứng bao gồm văn khế, văn bản dưới dạng chứng nhận hợp đồng…và phiếu giữ xe, biên nhận…
• Hợp đồng văn bản bằng giấy có công chứng, chứng thực: hợp đồng mua bán nhà đất; đăng ký kết hôn;
• Hợp đồng văn bản phải đăng ký, xin phép: đăng ký hợp đồng, đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng…

2.1.2 Hợp đồng điện tử (hợp đồng văn bản hiện đại)

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (Căn cứ theo Điều 33, Luật Giao dịch điện tử 2005). Hợp động điện tử có giá trị pháp lý tương tự như hợp đồng giấy, do đó trong trường hợp các luật khác không quy định hình thức cụ thể thì các bên có thể tham gia giao kết bằng hợp đồng điện tử.

Hợp đồng điện tử được sử dụng thay thế hợp đồng giấy , là hình thức hợp đồng có xu thế phát triển mạnh mẽ trong tương lai với nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với hợp đồng giấy như:

• Giao kết nhanh, thuận tiện thông qua phương tiện điện tử mọi lúc, mọi nơi
• Dễ dàng quản lý và tìm kiếm hợp đồng theo các tiêu thức đã quy định trước
• Hạn chế các rủi ro về mất, cháy, hỏng hợp đồng
• Tiết kiệm không gian lưu trữ, 
• Tiết kiệm chi phí lưu trữ, chi phí quản lý, chi phí đi lại, chi phí tổ chức ký kết…

Hợp đồng điện tử sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp để ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác… Khi giao kết hợp đồng điện tử các bên sử dụng chữ ký điện tử để giao kết hợp đồng, trong đó ưu tiên sử dụng chữ ký số đã được chứng thực bởi các tổ chức uy tín.

Lưu ý: Hợp đồng văn bản có thể viết bằng một ngôn ngữ hoặc cùng lúc kết hợp với nhiều ngôn ngữ khác nhau. Hợp đồng văn bản được viết bằng nhiều ngôn ngữ được gọi là hợp đồng song ngữ hoặc hợp đồng đa ngữ.

2.2 Hợp đồng miệng (bằng lời nói)

Một trong những hình thức của hợp đồng khác là hợp đồng bằng miệng hay hợp đồng bằng lời nói. Hợp đồng miệng là hợp đồng được giao kết dưới hình thức ngôn ngữ nói. Thời điểm giao kết hợp đồng miệng là thời điểm các bên đã thỏa thuận về nội dung của hợp đồng (căn cứ theo Khoản 3, Điều 400, Bộ luật dân sự 2015). 

Hợp đồng giấy được sử dụng thay thế cho hợp đồng miệng.

Các bên giao kết hợp đồng miệng có thể thực hiện sẽ trao đổi các nội dung thỏa thuận với nhau bằng lời nói trực tiếp hoặc thông qua trao đổi âm thanh trên điện thoại, điện đàm, thông điệp điện tử… nhằm đi đến thống nhất xác lập, chấm dứt hoặc thay đổi quyền và nghĩa vụ của các bên. 

Hợp đồng miệng cần được lưu lại bằng các thiết bị máy ghi âm, điện thoại… thuận tiện để kiểm tra thỏa thuận. Hoặc có thể dùng làm căn cứ cho các thỏa thuận đã giao kết trong trường hợp có tranh chấp xảy ra. Trừ những loại trường hợp pháp luật quy định hình thức hợp đồng bắt buộc, các loại hợp đồng đều có thể được xác lập bằng lời nói. 

Hình thức hợp đồng lời nói thường chỉ áp dụng với các thỏa thuận ngắn, đơn giản các bên tham gia giao kết hợp đồng miệng có sự tin tưởng cao với nhau. Hợp đồng miệng ít được sử dụng trong giao dịch thương mại, hợp tác kinh doanh do các hợp đồng thương mại đòi hỏi độ chính xác cao về ngôn từ, có nhiều điều khoản và được sử dụng thường xuyên.

2.3 Hợp đồng giao kết bằng hành vi cụ thể

Hình thức giao kết hợp đồng bằng hành vi cụ thể là hình thức các bên không có thỏa thuận bằng văn bản cũng như thỏa thuận bằng miệng. Việc giao kết hợp đồng được minh chứng bằng các hành vi. 

Hình thức hợp đồng giao kết bằng hành vi cụ thể được thể hiện rất đa dạng. Những hành vi này được thực hiện ngay và trở thành thói quen phổ biến trong các hoạt động, lĩnh vực liên quan. Tại nơi giao dịch được xác lập, hoặc hành vi cụ thể cũng được sử dụng phổ biến trong các hoạt động dịch vụ dành cho số đông đại chúng mà bên cung cấp dịch vụ đã có quy chế hoạt động rõ ràng đã được công bố.

Trong nhiều trường hợp, khi một bên biết rõ về nội dung lời đề nghị giao kết hợp đồng từ phía bên kia, họ thể hiện việc đồng ý xác lập hợp đồng bằng một hành vi cụ thể và đã chuyển tín hiệu đồng ý đến cho bên kia biết thì hành vi cụ thể đó cũng được coi như hình thức biểu hiện của hợp đồng.

Trong các hình thức của hợp đồng thì hợp đồng giao kết bằng hành vi được doanh nghiệp, đơn vị ít sử dụng nhất vì rủi ro cao. Việc thực hiện giao kết hợp đồng bằng hành vi thông thường không được lưu lại do đó rất khó để giải quyết tranh chấp khi có vấn đề xảy ra. 

   Hình thức của hợp đồng rất quan trọng, trong nhiều trường hợp sử dụng sai hình thức hợp đồng giao kết hợp đồng sẽ vô hiệu. Doanh nghiệp, người lao động, các thương nhân đặc biệt lưu ý đến loại hình hợp đồng mình ký kết để lựa cho hình thức hợp đồng cho phù hợp tránh trường hợp tranh chấp gây thiệt hại.