Xu thế hội nhập toàn cầu với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, giao kết hợp đồng điện tử được biết đến như một giải pháp đột phá giúp doanh nghiệp đột phá trong cách làm việc. Dưới đây là 6 lợi ích của hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp hơn. Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài sử dụng hợp đồng điện tử trở thành một phương giao kết không thể thiếu hiện nay.

6 lợi ích của hợp đồng điện tử.

1. Tạo nền tảng pháp lý vững chắc - lợi ích của hợp đồng điện tử được ưu tiên hàng đầu

Hợp đồng là căn cứ pháp lý đảm bảo cho các bên tham gia thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Căn cứ vào hợp đồng các bên thực hiện xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Hợp đồng điện tử có nền tảng pháp lý vững chắc, tại Việt Nam, Luật Giao dịch Điện tử được được Quốc hội đã thông qua và ban hành ngày 29/11/2005 cùng với nhiều văn bản pháp lý khác. Theo đó hợp đồng điện tử được sử dụng và có giá trị pháp lý giống như hợp đồng được giao kết trên giấy, được Pháp luật bảo vệ bằng các chế tài.

Cụ thể theo quy định tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định rõ:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Đồng thời, tại Điều 14 Luật này cũng quy định:

“Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu, cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”

Hợp đồng điện tử được truyền qua các phương tiện điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử và được thừa nhận. Khi các bên xảy ra tranh chấp hợp đồng điện tử sẽ được sử dụng làm căn cứ để giải quyết.

Các cá nhân, tập thể được tự do lựa chọn phương thức giao kết hợp đồng, do đó hợp đồng điện tử trở thành phương thức và xu thế lựa chọn trong tương lai với rất nhiều lợi ích. 

2. Trình ký, phê duyệt, giao kết hợp đồng mọi lúc mọi nơi

Một trong những lợi ích mang tính đột phá của hợp đồng điện tử so với hợp đồng được ký kết truyền thống đó là người sử dụng có thể trình ký, phê duyệt và giao kết hợp đồng ở bất cứ đâu. Chỉ cần có máy vi tính, laptop hay máy tính bảng, điện thoại thông minh kết nối mạng là đã có thể thực hiện giao kết hợp đồng dễ dàng dù đang đi công tác nước ngoài, đang đi du lịch.

Nhờ việc trình ký, phê duyệt, giao kết thông qua các phương tiện điện tử mà đơn vị, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí đi lại, chi phí công văn giấy tờ, chi phí thuê phòng họp, nhân lực… mọi hợp đồng được giao kết nhanh chóng, chuyên nghiệp và tiết kiệm,

3. Quản lý dễ dàng, tìm kiếm nhanh chóng

Khi thực hiện ký kết hợp đồng điện tử, các hợp đồng được phân loại theo từng tiêu thức giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm quản lý và kiếm hợp đồng sau vài thao tác đơn giản trên hệ thống. 

Sử dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng và tìm kiếm nhanh chóng.

Các tiêu thức tìm kiếm hợp đồng có thể là: 

• Tìm kiếm theo trạng thái: Hợp đồng đã ký kết; hợp đồng chưa ký kết; hợp đồng đang trong quá trình thực hiện ký kết; 
• Tìm kiếm theo thời gian: Hợp đồng ký tháng 1/tháng 2/tháng 3; hợp đồng ký năm 2019/ năm 2020/ năm 2021…
• Tìm kiếm theo doanh nghiệp: Hợp đồng ký kết với doanh nghiệp A, hợp đồng ký kết với doanh nghiệp B… 
• Tìm kiếm theo loại hợp đồng: hợp đồng mua bán; hợp đồng hợp tác; hợp đồng thuê tài sản…

Bên cạnh đó, mọi hợp đồng điện tử sẽ được bảo mật tối ưu tránh tình trạng lộ thông tin. Mỗi thay đổi trên hợp đồng phải được sự đồng thuận của tất cả các bên tham gia đồng thời được ghi lại. Khi các bên hoàn tất việc ký kết sẽ không thể thay đổi nội dung hợp đồng.

4. Thay đổi phương thức làm việc, hiện đại, chuyên nghiệp hơn  

Với nền kinh tế hội nhập việc giao lưu buôn bán, hợp tác với các đơn vị nước ngoài là một trong những yếu tố quan trong giúp doanh nghiệp có thể phát triển và lớn mạnh. Ứng dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử đã phổ biến ở rất nhiều các quốc gia đặc biệt là các quốc gia có nền kinh tế phát triển. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần bắt kịp xu thế hiện đại, thay đổi phương thức làm việc để không mất đi cơ hợp hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp, đối tác nước ngoài.

Đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử là mọi thông tin về hợp đồng giao dịch sẽ được tạo lập, chỉnh sửa, phê duyệt, ký kết và lưu trữ trên môi trường điện tử. Sử dụng hợp đồng điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu giúp các doanh nghiệp trong nước và các doanh nghiệp nước ngoài xóa đi khoảng cách về thời gian, không gian thực hiện giao kết hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện.

5. Tiết kiệm chi phí kho lưu trữ, bảo quản 

Trên thực tế, khi sử dụng hợp đồng giấy, ngoài chi phí giấy và mực in, doanh nghiệp còn phải trả thêm nhiều chi phí bên ngoài khác như: chi phí tủ lưu trữ hợp đồng, chi phí bảo quản, chi phí lưu kho, chi phí cho nhân lực quản lý… Doanh nghiệp có lượng hợp đồng ký kết lớn (bao gồm cả hợp đồng mua bán, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng lao động…) thì chi phí lưu trữ bảo không hề nhỏ.

Khi sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí ban đầu để mua phần mềm ký hợp đồng điện tử mà hoàn toàn không phải lo lắng đến các chi phí như đối với việc sử dụng hợp đồng giấy. So sánh với chi phí bỏ ra khi giao kết hợp đồng giấy thì chi phí sử dụng hợp đồng điện tử được tiết kiệm tối đa.

6. Tăng tốc các thủ tục hành chính và quản trị nội bộ

Có thể nói ứng dụng hợp đồng điện tử góp phần giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số. Theo đó loại bỏ các thủ tục hành chính rườm rà phức tạp, đơn giản hóa thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian xét duyệt hợp đồng. 

Phần mềm ký hợp đồng điện tử icontract được doanh nghiệp sử dụng rộng rãi.

Bên cạnh đó, phần mềm ký hợp đồng điện tử có chức năng phân quyền rõ ràng hỗ trợ quản trị nội bộ một cách chặt chẽ, tạo ra sự phân chia rành mạch các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn từng cá nhân, bộ phận. Phần mềm đảm bảo quá trình ký kết hợp đồng được thống nhất, đồng bộ và hiệu quả. Nhờ đó mà giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình ký hợp đồng được rành mạch, công tư hơn.

Trước những lợi ích của hợp đồng điện tử mang lại, không chỉ các doanh nghiệp tư nhân mà cả doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cũng đang dần chuyển đổi sang sử dụng hợp đồng điện tử. Trên thị trường hiện nay, phần mềm ký hợp đồng điện tử icontract cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được đông đảo các doanh nghiệp đơn vị sử dụng nhờ tính năng ưu việt và dịch vụ chuyên nghiệp. Quý khách hàng quan tâm vui lòng liên hệ theo đường dây nóng để được hỗ trợ tốt nhất.