Hình thức hợp đồng tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hình thức hợp đồng là một yếu tố quan trọng, trong nhiều trường hợp hình thức của hợp đồng được quy định riêng biệt đối với các ngành nghề đặc thù. Việc chọn sai hình thức hợp đồng sẽ dẫn đến hợp đồng vô hiệu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về hình thức hợp đồng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hình thức hợp đồng và những điều cần lưu ý để tránh những rủi ro trong quá trình kinh doanh.

hình thức 1

Hình thức hợp đồng thể hiện nội dung, ý nghĩa hợp đồng giữa các bên.

1. Hình thức hợp đồng là gì?

Hợp đồng là thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên việc thực hiện một hoặc nhiều nghĩa vụ. Hình thức của hợp đồng là cách thức bày tỏ, chứng minh và thể hiện các nội dung và ý nghĩa của hợp đồng giữa các bên. Tùy thuộc vào nội dung, tính chất của từng hợp đồng cũng như độ tin tưởng lẫn nhau mà các bên có thể lựa chọn một hình thức nhất định trong việc giao kết hợp đồng cho phù hợp.

Thường thì hợp đồng được thể hiện bằng văn bản trên giấy, được các bên ký tên và giữ lại bản sao để sử dụng làm bằng chứng nếu cần thiết. Tuy nhiên, hợp đồng có thể được thể hiện bằng cách khác như qua lời nói, hành động cụ thể hoặc có thể thông qua email, tin nhắn, hay các hình thức điện tử khác phù hợp với công nghệ hiện đại.

2. Các hình thức của hợp đồng

hình thức 2

Hình thức của hợp đồng mua bán nhà ở bằng văn bản.

Căn cứ vào Điều 119, Bộ luật Dân sự 2015, có thể hình thức của hợp đồng có thể được thể hiện dưới những dạng sau:

2.1. Thể hiện bằng lời nói

Hợp đồng bằng lời nói là những hợp đồng được giao kết dưới hình thức ngôn ngữ nói, bằng lời. Các bên giao kết hợp đồng trao đổi với nhau bằng lời nói, trực tiếp hoặc thông qua điện thoại, điện đàm… để xác lập, giao kết hợp đồng.

Thường được áp dụng với hợp đồng có giá trị không lớn, các bên đã có độ tin tưởng lẫn nhau (bạn bè cho nhau vay tiền) hoặc đối với những hợp đồng mà ngay sau khi giao kết sẽ được thực hiện vào chấm dứt (hợp đồng dịch vụ thông thường trong đời sống (sửa chữa nhỏ, vui chơi, giải trí…).

2.2. Thể hiện bằng hành vi cụ thể

Hình thức hợp đồng bằng hành vi cụ thể được thể hiện ra bên ngoài khá đa dạng. Hành vi cụ thể thường được sử dụng để xác lập các hợp đồng thông dụng, được thực hiện ngay, và trở thành thói quen phổ biến của lĩnh vực hoạt động liên quan, tại nơi giao dịch được xác lập.

Ví dụ: Hành vi lựa chọn hàng hóa và thanh toán tiền khi mua hàng tại siêu thị, hay mua hàng qua máy bán hàng tự động, mua vé trên xe buýt bằng máy bán vé tự động, gọi điện thoại công cộng thanh toán bằng thẻ...

2.3. Thể hiện bằng văn bản

Văn bản là hình thức ngôn ngữ viết, được trình bày trên mọi chất liệu hữu hình (văn bản thường) hoặc dưới dạng thông điệp dữ liệu (văn bản điện tử) nhằm thể hiện một nội dung xác định mà người ta có thể đọc, lưu giữ và bảo đàm được sự toàn vẹn nội dung đó.

Hình thức của hợp đồng thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Hợp đồng bằng văn bản đảm bảo sự thể hiện rõ ràng nội dung của từng điều khoản hợp đồng mà các bên muốn cam kết, là bằng chứng hữu hiệu khi các bên có sự tranh chấp, vì đây là hình thức có khả năng lưu giữ được ờ trạng thái gần như nguyên vẹn, trong một thời gian dài.

Vì vậy, các hợp đồng quan trọng, hoặc có giá trị lớn, hoặc có nội dung phức tạp, hoặc có thời hạn thực hiện lâu dài ... thì thường được các bên chọn cách thể hiện bằng văn bản.

Tuy vậy, để bảo vệ trật tự công cộng hoặc vì lý do quản lý nhà nước, pháp luật Việt Nam có quy định về những hình thức bắt buộc mà hợp đồng phải tuân thủ. Có những loại hợp đồng bắt buộc phải được lập bằng văn bản như hợp đồng mua bán tài sản thông qua đấu giá. Có những hợp đồng bắt buộc phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực như hợp đồng mua bán nhà ờ.

3. Hình thức hợp đồng tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hiện nay, hình thức hợp đồng giấy vẫn là hình thức hợp đồng được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất do có thể sử dụng trong mọi giao kết hợp đồng và tính pháp lý cao. Các bên tham gia dễ dàng đọc và không phải nhờ đến các công cụ hỗ trợ…

Tuy nhiên hợp đồng giấy cũng có rất nhiều nhược điểm như:

Phải gặp mặt trực tiếp để ký hợp đồng
Mất đi nhiều cơ hội hợp tác làm ăn kinh doanh do không kết nối nhanh kịp thời với khách hàng
Ký, đóng dấu thủ công từng hợp đồng mất nhiều thời gian
Mất chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ
Tốn không gian lưu trữ, dễ bị mất, rách, cháy, hỏng
Tìm kiếm hợp đồng khó khăn và mất nhiều thời gian

Hình thức của hợp đồng điện tử được giao kết qua phần mềm iContract.

Để khắc phục những nhược điểm trên, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử là phương thức giao kết chính. Hợp đồng điện tử hội tụ nhiều ưu điểm hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả bên cạnh đó tiết kiệm chi phí.

Một số ưu điểm của hợp đồng điện tử có thể kể đến như:

Giao kết hợp đồng nhanh mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị điện tử
Quản lý hợp đồng hiệu quả, có khả năng bảo mật cao
Tìm kiếm hợp đồng đơn giản, không tốn thời gian
Hạn chế các rủi ro về mất, cháy, hỏng hợp đồng;
Tiết kiệm chi phí bảo quản, lưu trữ hợp đồng;
Tiết kiệm chi phí đi lại, chi phí tổ chức ký kết…;
Tạo nhiều cơ hội hợp tác với nhiều khách hàng tiềm năng.

Hiện nay, hợp đồng điện tử có tính pháp lý cao và được pháp luật bảo hộ bằng các chế tài chặt chẽ. Việc sử dụng hợp đồng điện tử giúp hoạt động kinh doanh và việc quản lý hợp đồng của doanh nghiệp tối trở nên ưu hơn.

Vì vậy, trong trường hợp pháp luật không quy định hình thức của hợp đồng ở các luật liên quan thì doanh nghiệp có thể lựa chọn hợp đồng điện tử để giao kết để có thể tối ưu hoạt động kinh doanh của mình.

Ngoài ra, để được tư vấn thêm về phần mềm hợp đồng điện tử iContract, vui lòng liên hệ qua thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN