Cách quản trị hợp đồng hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp

Cách quản trị hợp đồng hiệu quả như thế nào? Trong nền kinh tế hiện nay, hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh giữa các doanh nghiệp. Vì vậy, quản trị hợp đồng hiệu quả là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo sự thành công trong kinh doanh. Trong bài viết này, iContract sẽ tìm hiểu cách quản trị hợp đồng hiệu quả, mời Quý bạn đọc cùng tham khảo!

quản trị 1

Cách quản trị hợp đồng hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.

1. Nghiệp vụ quản trị hợp đồng

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều loại hợp đồng khác nhau như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng hợp tác… Chính vì thế, việc quản trị tất cả những loại hợp đồng là vấn đề vô cùng quan trọng, đòi hỏi tính trách nhiệm cao của người quản trị. Để xác định được cách quản trị hợp đồng hiệu quả, trước tiên hãy cùng tìm hiểu quản trị hợp đồng là gì và quy trình quản trình hợp đồng như thế nào?

1.1. Quản trị hợp đồng là gì?

Quản trị hợp đồng là việc lưu trữ, thống kê, sắp xếp để hợp đồng không bị thất lạc hay hư hỏng. Đồng thời, quản trị hợp đồng cũng giúp người dùng có thể dễ dàng tra cứu nội dung hợp đồng, đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, đúng như những nội dung đã ký kết, thỏa thuận ban đầu. Qua đó giúp đảm bảo hạn chế các tranh chấp, thiệt hại có thể phát sinh.

Việc quản trị hợp đồng trong doanh nghiệp cực kỳ quan trọng. Hợp đồng là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên khi hợp tác. Vì thế, việc lưu trữ hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể gặp phải, từ đó giúp công ty hoạt động trơn tru và chuyên nghiệp hơn.

1.2. Quy trình quản trị hợp đồng

Quy trình quản trị hợp đồng trong 7 bước.

Quy trình quản trị hợp đồng bao gồm những phần sau:

(1) Lập kế hoạch quản trị hợp đồng: Trước khi bắt đầu quản trị hợp đồng, người quản trị hợp đồng cần phải lập kế hoạch để xác định: Đây là hợp đồng nào và hợp đồng này liên quan đến bộ phận nào? Ai là người xét duyệt hợp đồng? Hợp đồng sẽ được lưu ở đâu sau khi thực hiện? Đối tác của hợp đồng là ai? Ai sẽ quản lý những loại hợp đồng này?...

(2) Chuẩn bị hợp đồng: Ở giai đoạn này bao gồm việc chuẩn bị và lập hợp đồng dựa trên kế hoạch đã được xác định trước đó. Việc lập hợp đồng phải đảm bảo các yêu cầu pháp lý, điều kiện và cam kết của cả hai bên.

(3) Thảo luận và đàm phán: Sau khi chuẩn bị hợp đồng, doanh nghiệp cần thảo luận và đàm phán với đối tác để đạt được những thỏa thuận phù hợp và công bằng cho cả hai bên. Điều này bao gồm việc thảo luận về các điều khoản chung, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên, các khoản thanh toán và một số thỏa thuận liên quan khác.

(4) Thực hiện hợp đồng: Sau khi đã thảo luận và đàm phán, doanh nghiệp thực hiện ký kết hợp đồng với các đối tác. Sau đó, các bên tiến hành triển khai, thực hiện các điều khoản trong hợp đồng. Người quản trị hợp đồng phải đảm bảo rằng các bên đều tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo hiệu quả của hợp đồng.

(5) Quản lý hợp đồng: Ở giai đoạn này, người quản trị hợp đồng sẽ theo dõi và giám sát quá trình thực hiện hợp đồng. Để làm được điều này, người quản trị sẽ tạo ra các báo cáo tiến độ, đảm bảo rằng các bên đều tuân thủ các điều khoản của hợp đồng và đưa ra các biện pháp giải quyết nếu có sự cố xảy ra.

(6) Lưu trữ hợp đồng: Sau khi hợp đồng được ký kết và triển khai, hợp đồng phải được lưu trữ và bảo quản đầy đủ và an toàn. Một hệ thống lưu trữ hợp đồng hiệu quả phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết của hợp đồng như tên, số hiệu, ngày ký kết, giá trị hợp đồng, điều kiện thanh toán, thời hạn, các thông tin liên quan đến các bên ký kết hợp đồng và các bên liên quan khác.

(7) Kết thúc hợp đồng: Khi hợp đồng kết thúc, người quản trị hợp đồng sẽ đánh giá kết quả của hợp đồng và tạo ra các báo cáo liên quan. Nếu cần thiết, người quản trị sẽ đề xuất các cải tiến cho các hợp đồng sau này và thực hiện các hoạt động cuối cùng để đảm bảo hợp đồng được kết thúc một cách hiệu quả.

2. Quản trị hợp đồng hiệu quả với phần mềm hợp đồng điện tử

Phần mềm hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu quản trị.

Hiện nay, quản trị hợp đồng bằng các phần mềm trở nên phổ biến và được rất nhiều các đơn vị, doanh nghiệp áp dụng. Do việc quản trị hợp đồng theo phương pháp truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế và khiến nhiều đơn vị doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Cụ thể như:

Hợp đồng quá nhiều, việc tìm kiếm và lưu trữ mất nhiều thời gian
Hợp đồng dễ bị hỏng do nhiều nguyên nhân tác động từ bên ngoài
Tiêu tốn nhiều nhân lực, thời gian, công sức để quản trị
Dễ lộ thông tin
Vận chuyển, ký kết mất nhiều thời gian, công sức, chi phí… đặc biệt khi các đơn vị ở xa nhau
Gặp nhiều rủi ro liên quan đến hợp đồng

Sử dụng phần mềm quản trị hợp đồng giúp các bên giải quyết các hạn chế của hợp đồng giấy và phương thức ký kết hợp đồng giấy truyền thống. Bên cạnh đó sử dụng phần mềm quản trị hợp đồng mở ra một phương thức quản trị mới, hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

3. Phần mềm quản trị hợp đồng iContract

Có rất nhiều phần mềm mà doanh nghiệp có thể sử dụng để quản trị hợp đồng, tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng phù hợp với doanh nghiệp, đơn vị và đáp ứng được yêu cầu trong quá trình quản trị. Phần mềm iContract là một trong những phần mềm quản trị hợp đồng được đề xuất với nhiều tính năng ưu việt do Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển và cung cấp.

Cách quản trị hợp đồng hiệu quả với phần mềm HĐĐT iContract.

Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng phần mềm iContract giúp khắc phục được những hạn chế trong quản trị hợp đồng giấy theo cách truyền thống. Thông qua phần mềm iContract tạo ra các giải pháp tối ưu như:

Doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng điện tử thông qua môi trường internet.
Lưu trữ an toàn tránh hỏng hóc, tìm kiếm hợp đồng một cách nhanh chóng thuận lợi.
Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
Giúp đơn vị tối ưu thời gian, giảm chi phí quản trị, ký kết hợp đồng
Nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Nâng cao hình ảnh thương hiệu.
Hỗ trợ tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp, đơn vị sử dụng.

Bên cạnh đó, phần mềm quản trị hợp đồng iContract có nhiều tính năng nổi bật mà các phần mềm quản trị khác khó có thể tối ưu và xây dựng được. Các tính năng nổi bật này góp phần gia tăng trải nghiệm cho khách hàng tối ưu.

Đầy đủ quy trình từ khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
Tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS giúp người dùng nhận được thông tin nhanh chóng.
Hỗ trợ tạo hợp đồng mẫu đúng quy chuẩn, gọi ý hợp đồng mẫu với kho mẫu đa dạng sẵn có trên hệ thống.
Phần mềm tích hợp quản trị tài khoản truy cập và phân quyền người dùng theo từng cấp nâng cao tính an toàn và bảo mật thông tin.
Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác.
Phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm.

Có thể thấy, rất nhiều các tính năng được tích hợp trên hệ thống phần mềm quản trị hợp đồng iContract mà các doanh nghiệp, đơn vị sẽ cần đến trong quá trình kinh doanh, quản lý, ký kết hợp đồng của mình.

Để được tư vấn thêm về phần mềm ký kết hợp đồng điện tử iContract, vui lòng liên hệ qua thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN