Hợp đồng scan là gì? Hiệu lực pháp lý của hợp đồng scan

Hợp đồng scan là gì? Việc scan tài liệu và giấy tờ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lưu trữ. Tuy nhiên, hợp đồng bản scan có hiệu lực pháp lý hay không lại là câu hỏi tạo ra nhiều ý kiến trái chiều, gây khó khăn đối với những doanh nghiệp. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về hợp đồng bản scan, mời Quý bạn đọc cùng tham khảo!

1. Scan và hợp đồng scan

Để hiểu rõ về hợp đồng bản scan, trước tiên cần hiểu scan là gì?

hợp đồng scan 1

Hợp đồng scan thường được thể hiện dưới dạng PDF.

1.1. Scan là gì?

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.

Máy Scan (máy quét) là một thiết bị có cách thức hoạt động tương tự như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Nói đơn giản là chuyển tài liệu cứng sang tệp tin phần mềm.

1.2. Hợp đồng scan

Hợp đồng scan là hợp đồng giấy. Hình ảnh hợp đồng được chuyển thành dữ liệu có thể lưu trên máy tính, điện thoại thông minh, thường được lưu trữ dưới dạng file PDF. Tuy nhiên, hợp đồng bản scan không được coi là một hợp đồng điện tử mà được gọi là bản sao của hợp đồng.

2. Lợi ích khi scan hợp đồng

Hợp đồng scan giúp cho việc tìm kiếm dễ dàng.

Một số lợi ích của hợp đồng bản scan có thể kể đến như:

Thứ nhất, lưu trữ toàn bộ các hợp đồng quan trọng:

Đối với những hợp đồng quan trọng, doanh nghiệp cần phải sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận, để tránh những trường hợp như mất, hỏng hay cháy. Việc scan hợp đồng sẽ giúp cho doanh nghiệp phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro đối với những nguy cơ này.

Thứ hai, độ bảo mật thông tin an toàn cao:

Việc lưu trữ hợp đồng bằng phương pháp scan và cài đặt mã truy cập bảo mật đối với những hợp đồng quan trọng giúp đảm bảo tính bảo mật thông tin cho các bên trong hợp đồng. Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF nên cực kỳ bảo mật.

Thứ ba, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Các hợp đồng sau khi scan được đưa lên máy tính sẽ giúp cho việc sắp xếp các thông tin hợp đồng được dễ dàng và thuận tiện tìm kiếm. Bên cạnh đó các bên còn có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

3. Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không?

Hợp đồng scan không có tính pháp lý.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, chỉ có một số bản sao được công nhận giá trị sử dụng như bản chính như:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính là Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.

Như vậy chỉ có bản chính, bản sao chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận thì mới được công chứng. Vì vậy, hợp đồng bản scan sẽ không có tính pháp lý, do đây là việc cá nhân có nhu cầu thực hiện sao chép hợp đồng thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan mà không thông qua một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực.

Do đó, hợp đồng bản scan sẽ không có giá trị pháp lý, không có hiệu lực trong giải quyết các vấn đề xảy ra khi có tranh chấp mà chỉ được dùng với mục đích số hóa tài liệu, văn bản để lưu giữ trong cơ sở dữ liệu máy tính.

Trên đây là những chia sẻ về Hợp đồng scan là gì? Hiệu lực pháp lý của hợp đồng scan. Quý khách hàng có những thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về phần mềm ký kết hợp đồng điện tử iContract, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN