Hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp tổ chức ký kết và quản lý hồ sơ nhân sự trên môi trường số. Để triển khai đúng quy định, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời nội dung hợp đồng, thẩm quyền người ký và quy trình giao kết điện tử. Bài viết dưới đây làm rõ các yêu cầu pháp lý và gợi ý cách chuẩn bị cho doanh nghiệp.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được lập và ký kết trên hệ thống điện tử, với nội dung được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hệ thống này phải đáp ứng các yêu cầu pháp luật về giao dịch điện tử, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ.

Doanh nghiệp cần phân biệt hình thức điện tử với nội dung thỏa thuận. Việc chuyển quy trình ký lên phần mềm vẫn đòi hỏi rà soát quyền, nghĩa vụ và điều kiện làm việc của người lao động.

2. Điều kiện để giao kết hợp đồng lao động điện tử đúng quy định

2.1. Đúng người ký, đúng nội dung và nguyên tắc giao kết

Theo các Điều 15, 18 và 21 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp cần kiểm tra:

Việc giao kết dựa trên sự tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.

Người ký có thẩm quyền giao kết.

Nội dung đáp ứng yêu cầu pháp luật, gồm thông tin các bên, công việc, nơi làm việc, thời hạn, tiền lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và các nội dung chủ yếu khác.

Trường hợp ký theo ủy quyền, cần kiểm tra căn cứ và phạm vi ủy quyền. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác.

Về thực hành, HR nên lập danh sách người ký cho từng đơn vị, chi nhánh hoặc nhóm hợp đồng. Cách này giúp phát hiện sớm trường hợp hồ sơ đã được duyệt nội bộ nhưng người nhận yêu cầu ký chưa phù hợp.

2.2. Đáp ứng yêu cầu về hệ thống và xác thực

Nghị định 337/2025/NĐ-CP yêu cầu giao kết thông qua hệ thống eContract đáp ứng điều kiện về ký số, xác thực danh tính, bảo mật, lưu trữ và kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Các bên phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian. Nhà cung cấp phải đáp ứng điều kiện, bao gồm giấy phép dịch vụ tin cậy phù hợp.

Khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị cung cấp trình bày hồ sơ pháp lý, thao tác ký mẫu và cách xuất dữ liệu để kiểm tra. Việc đánh giá nên có sự phối hợp của HR, pháp chế và bộ phận công nghệ.

2.3. Bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy cập

Theo các Điều 9–11 Luật Giao dịch điện tử 2023, khả năng truy cập, sử dụng để tham chiếu và tính toàn vẹn là những yếu tố quan trọng khi đánh giá thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ còn phụ thuộc độ tin cậy của quá trình tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và xác định chủ thể.

Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra cả khả năng tải hợp đồng, kiểm tra chữ ký và truy xuất thông tin giao dịch. Chỉ xem được nội dung trên màn hình chưa đủ để đánh giá toàn bộ chất lượng quản lý hồ sơ.

3. Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực khi nào?

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, thời điểm có hiệu lực gắn với việc bên sau cùng ký số, có dấu thời gian kèm chữ ký số của các chủ thể và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract, trừ trường hợp các bên thỏa thuận khác.

Theo khoản 4 Điều 6, nhà cung cấp phải gửi hợp đồng về nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký. Cần phân biệt yêu cầu gắn ID với quy định về thời điểm có hiệu lực.

Ví dụ về cách quản lý: HR có thể bố trí riêng các trường “ngày hoàn tất ký”, “ngày hợp đồng có hiệu lực” và “ngày bắt đầu làm việc”. Việc này giúp tránh dùng nhầm một mốc thời gian cho nhiều nghiệp vụ.

4. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp

Dưới đây là quy trình thực hành đề xuất để HR tổ chức công việc. Doanh nghiệp cần điều chỉnh theo cơ cấu phê duyệt và hệ thống đang sử dụng.

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu và mẫu hợp đồng

Tập hợp thông tin người lao động, vị trí, đơn vị làm việc, mức lương và thời hạn dự kiến. Với mỗi loại hợp đồng, nên chỉ định một đầu mối quản lý mẫu để hạn chế sử dụng phiên bản cũ.

Bước 2: Kiểm tra người ký và phương tiện ký

Đối chiếu thông tin định danh, hồ sơ đại diện hoặc ủy quyền. Hướng dẫn người lao động chuẩn bị phương tiện ký và thử thao tác trước khi triển khai diện rộng.

Bước 3: Soạn thảo và phê duyệt nội bộ

HR lập hợp đồng, chuyển người có trách nhiệm kiểm tra. Các thay đổi về lương, chức danh hoặc điều khoản đặc thù nên được xử lý trước khi gửi ký chính thức.

Bước 4: Gửi hợp đồng để người lao động xem xét

Cung cấp hướng dẫn mở, đọc và phản hồi nội dung. Nên bố trí đầu mối hỗ trợ để người lao động có thể hỏi về điều khoản hoặc báo lỗi thao tác.

Bước 5: Hoàn tất ký và kiểm tra kết quả

Theo dõi tiến độ, xử lý hồ sơ bị từ chối hoặc cần sửa. Sau khi hoàn tất, kiểm tra đúng phiên bản, đầy đủ bên ký và các thông tin xác thực liên quan.

Bước 6: Bàn giao và quản lý hồ sơ

Hướng dẫn người lao động nhận, tải và tra cứu hợp đồng. Phân quyền truy cập cho nhân sự phụ trách; định kỳ thử khả năng xuất hồ sơ để phục vụ đối chiếu khi cần.

5. Những câu hỏi thường gặp

Năm 2026 có thêm những bổ sung gì cho quy định ký hợp đồng lao động điện tử? Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp khi sử dụng.

a. Doanh nghiệp có bắt buộc chuyển toàn bộ hợp đồng giấy sang điện tử?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử. Không nên hiểu nghị định này là yêu cầu mọi doanh nghiệp lập tức thay thế toàn bộ hợp đồng giấy.

b. Chỉ chèn ảnh chữ ký vào PDF có đáp ứng quy trình ký?

Chèn ảnh chữ ký không thay thế quy trình ký số, dấu thời gian và chứng thực theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần kiểm tra cơ chế ký thực tế.

c. Quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP được thực hiện từ thời điểm nào?

Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; Điều 30 quy định việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo nghị định từ ngày 01/7/2026.

6. Tham khảo giải pháp quản lý hợp đồng điện tử iContract

Theo thông tin công bố trên website, iContract của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hỗ trợ tạo lập, phê duyệt, gửi ký, lưu trữ và tra cứu hợp đồng. Hệ thống còn hỗ trợ quản lý danh sách người lao động, sử dụng mẫu hợp đồng và theo dõi trạng thái xử lý.

Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn ký hợp đồng lao động điện tử trên iContract để hình dung thao tác, đồng thời trao đổi với đội ngũ tư vấn về cấu hình triển khai và yêu cầu pháp lý áp dụng.

Liên hệ iContract để được tư vấn quy trình ký và quản lý hợp đồng phù hợp với doanh nghiệp:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, miền Nam: 1900.4768.