Bên cạnh phương thức ký hợp đồng bằng văn bản giấy thì các doanh nghiệp, đơn vị và cá nhân có thể ký hợp đồng điện tử mà vẫn đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch, hợp tác làm ăn. Vậy ký hợp đồng điện tử là gì? lợi ích của ký hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp như thế nào? bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn. 

Ký hợp đồng điện tử là gì.

1. Ký hợp đồng điện tử là gì?

Tốc độ chuyển đổi số ngày càng nhanh, để có thể có lợi thế cạnh tranh các doanh nghiệp đơn vị buộc phải chuyển mình thực hiện chuyển đổi số một cách mạnh mẽ và toàn diện. Một trong những bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số có ký hợp đồng điện tử thay cho phương thức ký hợp đồng giấy truyền thống.

Vậy ký hợp đồng diện tử là gì? lợi ích của ký hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp như thế nào?

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Trong đó thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như máy vi tính, laptop, điện thoại, ipad…

Ký hợp đồng điện tử là việc các bên thực hiện giao kết hợp đồng điện tử, bằng cách sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

Ký hợp đồng điện tử có thể là ký số (thường là doanh nghiệp với doanh nghiệp) cũng có thể là ký bằng hình ảnh chữ ký (thường là doanh nghiệp với cá nhân là khách hàng). Đặc biệt đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

2. Lợi ích của ký hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp 

Hợp đồng điện tử có nền tảng pháp lý vững chắc, theo đó việc ký hợp đồng điện tử cũng được quy định rõ ràng. Căn cứ theo Luật Giao dịch điện tử 2005 và pháp luật về hợp đồng Việt Nam hiện hầu hết các loại hợp đồng đều có thể ký dưới hình thức hợp đồng điện tử.

Thực hiện ký hợp đồng nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Trong thời đại công nghệ số 4.0 không thể phủ nhận những lợi ích từ việc ký hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp. Các lợi ích như:

2.1 Ký kết hợp đồng nhanh chóng tiết kiệm thời gian, chi phí tối ưu

Do sử dụng phương thức điện tử để thực hiện ký hợp đồng do đó việc ký hợp đồng có thể thực hiện trong vài phút tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tiết kiệm thời gian: Thông thường, sau khi đã thống nhất được các nội dung trong hợp đồng các bên có thể ký hợp đồng điện tử trong vài phút. So với hợp đồng giấy việc gặp trực tiếp để ký kết hoặc chuyển hợp đồng thông qua các đơn vị vận chuyển thì thời gian ký hợp đồng có thể là 2-3 ngày. Nếu các đơn vị ở xa nhau thì thời gian có thể lên tới 7-10 ngày. Việc chậm trễ ký kết chắc chắn sẽ gây ra rất nhiều rủi ro có thể mất đi cơ hội hợp tác. 

Tiết kiệm chi phí

Chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để ký kết hợp đồng điện tử thường nhỏ hơn hợp đồng giấy rất nhiều. Ví dụ khi ký hợp đồng giấy doanh nghiệp phải tổ chức ký kết có thể mất các chi phí như: chi phí vận chuyển hợp đồng, chi phí thuê địa điểm ký kết, chi phí đi lại, chi phí giấy tờ, chi phí ăn ở (trong trường hợp ở xa)... Bên cạnh đó doanh nghiệp còn tiết kiệm được các chi phí về kho lưu trữ, bảo quản hợp đồng.

2.2 Ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị 

Khi ký hợp đồng điện tử, có thể ký kết mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị như máy tính, laptop, điện thoại thông minh, ipad…. Trong trường hợp kế toán hay giám đốc, người đại diện đang đi công tác xa, đi du lịch hay đơn giản là ngồi văn phòng cũng có thể ký được hợp đồng điện tử.

2.3 Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng, bảo quản lưu trữ hợp đồng dễ dàng

Hợp đồng điện tử sau khi được ký kết sẽ được lưu lại trong hệ thống của chung và được sự kiểm soát của các bên tham gia hợp đồng do đó doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào tài khoản đã đăng ký tại phần mềm ký hợp đồng điện tử là có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng.

Công tác bảo quản và lưu trữ hợp điện tử cúng được kiểm soát một cách toàn diện, hợp đồng được bảo mật tối đa và tránh được các rủi ro như bị mối mọt, mất, hỏng…

3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử 

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu. Chữ ký điện tử phải được đảm bảo an toàn và có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký. 

Khi thực hiện ký hợp đồng điện tử doanh nghiệp, đơn vị và cá nhân tham gia ký kết cần lưu ý một số vấn đề sau:

(1) Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử 

Trừ trường hợp có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

• Các bên tham gia ký hợp đồng điện tử có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký hợp đồng điện tử. Chữ ký điện tử này có thể chứng thực hoặc không chứng thực. 
• Trong trường hợp, đơn vị doanh nghiệp là cơ quan nhà nước thì chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Sử dụng token ký số trên hợp đồng điện tử.

(2) Nghĩa vụ của người ký chữ ký điện tử

Người ký chữ ký điện tử (hoặc người đại diện hợp pháp của người đó) phải là người kiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó để xác nhận ý chí của mình đối với hợp đồng điện tử được ký. Người ký chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:

• Có các biện pháp để tránh việc sử dụng không hợp pháp dữ liệu tạo chữ ký điện tử của mình;
• Kịp thời sử dụng các phương tiện thích hợp để thông báo cho các bên liên quan nếu phát hiện chữ ký điện tử có thể không còn thuộc sự kiểm soát của mình.
• Áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của mọi thông tin trong chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử được dùng để chứng thực chữ ký điện tử.

(3) Nghĩa vụ của bên chấp nhận chữ ký điện tử

Bên chấp nhận chữ ký điện tử có các nghĩa vụ sau đây:

• Kiểm chứng mức độ tin cậy của một chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử đó;
• Xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.

Cả bên ký chữ ký điện tử và bên chấp nhận chữ ký điện tử sẽ đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả nếu không tuân thủ nghĩa vụ của mình.

Trên đây là thông tin về ký hợp đồng điện tử là gì, lợi ích của ký hợp đồng điện tử đối với doanh nghiệp và các lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử. Phần mềm ký hợp đồng điện tử icontract được đông đảo các đơn vị, doanh nghiệp tin dùng để thuận tiện cho việc tạo lập, ký kết hợp đồng điện tử với độ an toàn và bảo mật cao.