Hướng dẫn quản lý hợp đồng hiệu quả dành cho doanh nghiệp 2023

Quản lý hợp đồng không chỉ nhằm mục đích lưu trữ hợp đồng, tránh các rủi ro thất lạc mà còn đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được thực hiện đúng như cam kết, giảm thiểu các thiệt hại về quyền lợi của các bên. Trong bài viết này, iContract sẽ cùng Quý bạn đọc tìm hiểu về quản lý hợp đồng, các bước cơ bản để quản lý các hợp đồng hiệu quả, và lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng.

quản trị 1

Quản lý hợp đồng hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

1. Quản lý hợp đồng là gì?

Trước tiên, cùng tìm hiểu về nghiệp vụ quản lý các hợp đồng cũng như các bước cơ bản để quản lý các hợp đồng một cách hiệu quả

1.1. Nghiệp vụ quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng là một nghiệp vụ rất quan trọng và đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chuyên môn nhất định. Nhiệm vụ của người quản lý là đảm bảo việc triển khai hợp đồng được thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn và theo đúng quy định của pháp luật.

Việc quản lý bao gồm nhiều khía cạnh như tạo ra, xem xét và chấp nhận các hợp đồng, theo dõi việc thực hiện hợp đồng và giải quyết các tranh chấp phát sinh. Các chuyên gia quản lý các hợp đồng phải có kiến thức về pháp lý, kinh doanh và kỹ năng đàm phán để có thể đảm bảo việc quản lý được thực hiện hiệu quả.

1.2. Các bước cơ bản để quản lý hợp đồng

Các bước cơ bản để quản lý các hợp đồng bao gồm:

Xác định các điều khoản và điều kiện có hiệu lực của hợp đồng: Trước khi ký kết hợp đồng, các bên phải xác định rõ các điều khoản và điều kiện có hiệu lực của hợp đồng. Điều này bao gồm các khoản thanh toán, thời gian giao hàng, điều kiện năng lực chủ thể và các điều kiện khác.
Thực hiện hợp đồng: Sau khi ký kết hợp đồng, các bên phải tuân thủ các điều khoản và điều kiện đã được thỏa thuận. Việc thực hiện hợp đồng bao gồm việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, thanh toán tiền và các hoạt động khác.
Giám sát và đánh giá: Quản lý các hợp đồng cũng bao gồm việc giám sát và đánh giá quá trình thực hiện hợp đồng. Điều này giúp các bên đảm bảo tuân thủ các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng. Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra, các bên phải giải quyết các tranh chấp hợp đồng một cách hợp tác và công bằng.
Lưu trữ hợp đồng: Các bên phải lưu trữ các hợp đồng đã ký kết để có thể sử dụng trong trường hợp cần thiết. Việc lưu trữ hợp đồng cũng giúp các bên dễ dàng truy cập thông tin và làm rõ các điều khoản và điều kiện đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

Trên đây là một số bước cơ bản trong quản lý các hợp đồng. Tuy nhiên, để quản lý các hợp đồng hiệu quả, còn có nhiều yếu tố khác cần được xem xét và áp dụng. Với những bước thực hiện quản lý đầy đủ, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu các rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng

Doanh nghiệp quản lý các hợp đồng trên hệ thống phần mềm.

Việc sử dụng phần mềm quản lý có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tiết kiệm thời gian và chi phí, giúp tự động hóa quá trình quản lý, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian cho các bộ phận liên quan.
Hiệu quả hơn do việc cho phép người dùng quản lý các hợp đồng một cách dễ dàng và hiệu quả hơn bằng cách tạo các bản ghi, nhắc nhở trước ngày hết hạn hợp đồng, cập nhật các thông tin mới nhất của hợp đồng và các bên liên quan.
Tăng tính an toàn và bảo mật do được lưu trữ trên một nền tảng an toàn và bảo mật, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc truy cập trái phép vào các thông tin quan trọng.
Cải thiện quan hệ khách hàng: Phần mềm quản lý giúp tăng tính chuyên nghiệp và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Việc quản lý các hợp đồng hiệu quả giúp tạo sự tin tưởng và thân thiện giữa các bên, tạo nền tảng tốt để phát triển quan hệ kinh doanh lâu dài.

Việc sử dụng phần mềm quản lý là một cách hiệu quả để quản lý và tối ưu hóa các quá trình liên quan đến hợp đồng. Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, người quản lý cần phải đảm bảo rằng phần mềm được triển khai, cập nhật và bảo trì đúng cách, đồng thời cần có sự đào tạo bài bản cho nhân viên sử dụng phần mềm.

3. iContract - tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng

Một trong những cách hiệu quả để quản lý các hợp đồng là sử dụng phần mềm quản lý các hợp đồng. Có rất nhiều phần mềm quản lý có thể được tìm thấy trên thị trường, với nhiều tính năng và giá cả khác nhau. Tuy nhiên, nên chọn phần mềm quản lý các hợp đồng đáp ứng được các yêu cầu của công ty và giá cả phù hợp.

iContract hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả.

Phần mềm iContract là Phần mềm Hợp đồng điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển và cung cấp với nhiều tính năng nổi bật góp phần gia tăng trải nghiệm cho khách hàng. Không chỉ giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng tối ưu, iContract hỗ trợ quản lý hợp đồng khoa học, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Một số tính năng tiêu biểu có thể kể đến:

Đầy đủ quy trình từ khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
Tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS giúp người dùng nhận được thông tin nhanh chóng.
Hỗ trợ tạo hợp đồng mẫu đúng quy chuẩn, gọi ý hợp đồng mẫu với kho mẫu đa dạng sẵn có trên hệ thống.
Phần mềm tích hợp quản lý tài khoản truy cập và phân quyền người dùng theo từng cấp nâng cao tính an toàn và bảo mật thông tin.
Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác.
Phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm.

Như vậy, rất nhiều các tính năng được tích hợp trên hệ thống phần mềm iContract mà các doanh nghiệp, đơn vị sẽ cần đến trong quá trình kinh doanh, quản lý, ký kết hợp đồng của mình. Ngoài ra, để được tư vấn thêm về phần mềm hợp đồng điện tử iContract, vui lòng liên hệ qua thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN