Tổng hợp quy trình quản lý hợp đồng tối ưu cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý hợp đồng là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý hợp đồng thủ công có thể gây ra nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm điện tử đã được phát triển để hỗ trợ cho việc quản lý hợp đồng. Trong bài viết này, iContract sẽ giới thiệu về quy trình quản lý hợp đồng và cách sử dụng phần mềm điện tử để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý hợp đồng tối ưu cho doanh nghiệp

1. Quy trình quản lý hợp đồng là gì?

Quy trình quản lý hợp đồng là quá trình theo dõi và quản lý các hợp đồng giữa các bên. Quy trình này bao gồm việc lập hợp đồng, đàm phán và ký kết, cũng như việc theo dõi và thực hiện các điều khoản trong hợp đồng.

1.1. Các bước trong quy trình quản lý hợp đồng

Một quá trình quản lý hợp đồng thường bao gồm các bước sau:

Đề nghị hợp đồng: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc quản lý hợp đồng. Trong bước này, một bên sẽ đưa ra lời đề nghị, điều kiện và điều khoản của hợp đồng cho một hay các bên còn lại.
Đàm phán hợp đồng: Sau khi lời đề nghị và điều kiện đã được xác định, các bên sẽ thảo luận và đàm phán để đưa ra các điều khoản hợp lý và có lợi cho cả hai bên.
Ký kết hợp đồng: Sau khi các điều khoản và điều kiện đã được đồng ý, các bên sẽ ký kết hợp đồng và bắt đầu thực hiện các cam kết đã được đưa ra trong hợp đồng.
Thực hiện hợp đồng: Sau khi hợp đồng được ký kết, các bên sẽ triển khai các điều khoản và điều kiện đã được đưa ra trong hợp đồng.
Quản lý hợp đồng: Trong quá trình triển khai hợp đồng, các bên cần phải quản lý và giám sát việc thực hiện các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng. Điều này có thể bao gồm việc kiểm soát các rủi ro, đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, và thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của hợp đồng.

2. Thách thức trong quy trình quản lý hợp đồng thủ công

Trong quá trình quản lý hợp đồng thủ công, có nhiều thách thức mà nhà quản lý hợp đồng cần đối mặt bao gồm:

Thủ tục giấy tờ phức tạp: Việc quản lý hợp đồng thủ công yêu cầu các tài liệu hợp đồng phải được in ấn, ký kết và lưu trữ. Điều này có thể tốn nhiều thời gian và công sức để hoàn tất các thủ tục giấy tờ phức tạp.
Quản lý các tài liệu hợp đồng: Trong quá trình quản lý hợp đồng thủ công, các tài liệu hợp đồng được lưu trữ theo cách thủ công và có thể bị mất hoặc hỏng trong quá trình lưu trữ và sử dụng.
Theo dõi và cập nhật: Quản lý hợp đồng thủ công yêu cầu nhà quản lý phải thủ công theo dõi và cập nhật các thông tin quan trọng về các hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu chính xác và độ chính xác trong thông tin hợp đồng.
Thời gian và chi phí: Quản lý hợp đồng thủ công tốn nhiều thời gian và chi phí để hoàn tất quá trình quản lý hợp đồng. Ngoài ra, việc lưu trữ và quản lý các tài liệu hợp đồng cũng đòi hỏi nhiều tài nguyên và không gian lưu trữ.
Không tối ưu hóa được quy trình: Quản lý hợp đồng thủ công có thể không tối ưu hóa quá trình quản lý hợp đồng do sự thiếu chính xác và sự chậm trễ trong việc theo dõi và cập nhật các thông tin quan trọng, gây ảnh hưởng đến tính hiệu quả và tối ưu hóa việc quản lý hợp đồng của công ty.

2. Lợi ích của phần mềm điện tử trong quản lý hợp đồng

Sử dụng phần mềm điện tử để quản lý hợp đồng sẽ giúp cho việc quản lý hợp đồng trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian.Phần mềm điện tử cung cấp các công cụ để quản lý, theo dõi và xử lý tài liệu hợp đồng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các công cụ này bao gồm việc tự động hóa các công việc lập hợp đồng, giám sát thời hạn, cập nhật thông tin hợp đồng và gửi nhắc nhở cho các bên liên quan.

Ngoài ra, phần mềm điện tử còn cung cấp các tính năng giúp cho việc truy xuất dữ liệu hợp đồng dễ dàng và nhanh chóng. Thay vì phải tìm kiếm và xử lý các tài liệu hợp đồng bằng tay, các thông tin về hợp đồng được lưu trữ trên phần mềm điện tử và có thể được truy cập bất cứ lúc nào.

Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm điện tử để quản lý hợp đồng còn giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí. Thay vì phải thuê nhân viên để thực hiện các công việc quản lý hợp đồng, các công việc này có thể được tự động hóa và giảm bớt chi phí.

3. Phần mềm hợp đồng điện tử iContract

Phần mềm hợp đồng điện tử iContract giúp doanh nghiệp tối ưu hóa.

Phần mềm iContract là một trong những phần mềm quản lý hợp đồng được đề xuất với nhiều tính năng ưu việt do Thaisonsoft phát triển và cung cấp. Việc sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử iContract giúp khắc phục được những hạn chế trong quản lý hợp đồng thủ công.

Phần mềm hợp đồng điện tử iContract có nhiều tính năng nổi bật mà các phần mềm khác khó có thể tối ưu và xây dựng được. Các tính năng nổi bật này góp phần gia tăng trải nghiệm cho khách hàng tối ưu. Điển hình như:

Đầy đủ quy trình từ khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
Tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS giúp người dùng nhận được thông tin nhanh chóng.
Hỗ trợ tạo hợp đồng mẫu đúng quy chuẩn, gọi ý hợp đồng mẫu với kho mẫu đa dạng sẵn có trên hệ thống.
Phần mềm tích hợp quản lý tài khoản truy cập và phân quyền người dùng theo từng cấp nâng cao tính an toàn và bảo mật thông tin.
Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác.
Phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm.

quy trình 3

Hệ thống quản lý hợp đồng điện tử iContract

Có thể thấy, việc quản lý hợp đồng là một phần quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý hợp đồng thủ công có thể gây ra nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian. Sử dụng phần mềm điện tử để quản lý hợp đồng giúp cho việc quản lý hợp đồng trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu lỗi sót và tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp.

Hiện nay, công ty Thaisonsoft cung cấp một phần mềm quản lý hợp đồng chuyên nghiệp và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của một phần mềm tốt nhất. Để được tư vấn thêm về phần mềm hợp đồng điện tử iContract, vui lòng liên hệ qua thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN