Thư mời thương thảo hợp đồng là một văn bản chính thức được gửi từ bên mời thầu (chủ đầu tư hoặc chủ dự án) đến các nhà thầu (bên dự thầu). Bài viết này sẽ tóm tắt cấu trúc nội dung cơ bản của một mẫu thư mời thương thảo hợp đồng và mẫu thư mời thương thảo hợp đồng mới nhất để bên mời thầu tham khảo.

Khi nào gửi thư mời thương thảo hợp đồng?

1. Thời gian gửi thư mời thương thảo hợp đồng

Thời gian gửi thư mời thương thảo hợp đồng trong các dự án thầu phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô của dự án, yêu cầu cụ thể của dự án, tiến độ đã định trước và các điều kiện liên quan. Dưới đây là một số điểm để cân nhắc thời gian gửi thư:

• Sau quá trình đánh giá các hồ sơ dự thầu và lựa chọn các nhà thầu phù hợp nhất, bên mời thầu có thể tiến hành gửi thư mời thầu tới nhà thầu số 1 (nhà thầu tiềm năng, phù hợp nhất).
• Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng, bạn nên có buổi thương thảo để làm rõ các điều khoản, điều kiện và kỳ vọng của cả hai bên. Thư mời thương thảo hợp đồng nên được gửi trước một khoảng thời gian đủ để các bên có thể chuẩn bị.
• Thời gian gửi thư mời cũng cần phải phù hợp với lịch trình tổng thể của dự án. Bạn nên tính toán sao cho các bước thương thảo và ký kết không làm chậm tiến độ dự án.
• Ngoài ra, nếu trong quá trình thương thảo có bất kỳ vấn đề nào cần làm rõ hoặc cần điều chỉnh bạn có thể gửi thư mời thương thảo bổ sung sau đó.

Tóm lại, thời điểm gửi thư mời thương thảo hợp đồng nên được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên tiến trình và yêu cầu cụ thể của dự án để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Cấu trúc của thư mời thương thảo hợp đồng

2. Nội dung cơ bản của một mẫu thư mời thương thảo hợp đồng

Nội dung của thư mời thương thảo hợp đồng thường bao gồm các thông tin sau:

a) Thông tin cơ bản

Tên, địa chỉ của bên mời thầu và bên được mời thương thảo, tên dự án và số hiệu hồ sơ thầu (nếu có).

b) Lý do gửi thư

Giải thích mục đích của việc mời thương thảo hợp đồng và thông báo rằng nhà thầu đã được lựa chọn để tiến hành thương thảo các điều khoản của hợp đồng.

c) Thời gian và địa điểm diễn ra buổi thương thảo

Xác định thời gian và địa điểm cụ thể cho buổi thương thảo. Đôi khi, buổi thương thảo có thể diễn ra trực tiếp tại văn phòng của bên mời thầu hoặc thông qua các phương tiện trực tuyến.

d) Nội dung thương thảo

Liệt kê các vấn đề cần thương thảo như điều khoản tài chính, kỹ thuật, tiến độ thực hiện, các điều kiện thanh toán, bảo hành, bảo hiểm và các điều khoản pháp lý khác.

e) Tài liệu yêu cầu

Yêu cầu chuẩn bị: Hướng dẫn nhà thầu chuẩn bị các tài liệu, thông tin cần thiết và có thể yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu bổ sung trước buổi thương thảo.

g) Thông tin liên hệ

Thông tin liên hệ của người phụ trách thương thảo để nhà thầu có thể liên hệ nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc yêu cầu bổ sung thông tin.

Mẫu thư mời thương thảo hợp đồng 2024

3. Tải mẫu thư mời thương thảo hợp đồng mới nhất

Mẫu thư mời hợp đồng dựa trên các nội dung chính, cần thiết phải có của một mẫu thư mời. Trên thực tế, thư mời thương thảo hợp đồng qua mạng không quá quan trọng vì không chứa tính pháp lý, tuy nhiên lại là điều không thể thiếu để thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp.

Dưới đây là link tải mẫu thư mời thương thảo hợp đồng mới nhất. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu này và chỉnh sửa theo thông tin của doanh nghiệp. Bản mẫu này doanh nghiệp có thể gửi online qua mạng hoặc in ra để chuyển tới quý công ty đối tác.

Tải thư mời tại đây!

4. Một số lưu ý trong việc thương thảo hợp đồng

Để có một buổi thương thảo diễn ra thành công, đơn vị tham gia cần chú ý những điều sau:

a) Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gặp gỡ

- Nghiên cứu tài liệu: Đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các tài liệu liên quan.

- Xác định mục tiêu: Biết rõ mục tiêu của mình trong quá trình thương thảo, bao gồm các điều khoản không thể thỏa hiệp và các điều khoản có thể linh hoạt.

b) Hiểu rõ đối tác

- Tìm hiểu nhà thầu: Hiểu về lịch sử, năng lực, uy tín và các dự án đã thực hiện của nhà thầu.

- Xác định ưu tiên của đối tác: Biết rõ những điều khoản và điều kiện mà đối tác ưu tiên hoặc có thể chấp nhận.

c) Đảm bảo tính pháp lý

- Các bên có thể cân nhắc việc tham vấn luật sư để đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng tuân thủ quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của mình.

- Xem xét kỹ lưỡng các điều khoản về trách nhiệm, bảo hiểm, bảo hành, giải quyết tranh chấp, và các điều khoản pháp lý khác.

d) Thảo luận chi tiết

- Điều khoản tài chính: Thương thảo về giá cả, phương thức thanh toán, lịch trình thanh toán, và các điều kiện tài chính khác.

- Tiến độ và chất lượng: Xác định rõ tiến độ công việc, tiêu chuẩn chất lượng, và các tiêu chí nghiệm thu.

- Phạm vi công việc: Đảm bảo rằng phạm vi công việc được mô tả rõ ràng và chi tiết để tránh tranh chấp sau này.

- Điều khoản bảo hành và bảo hiểm: Thương thảo các điều khoản về bảo hành công việc, trách nhiệm bảo hiểm, và các biện pháp đảm bảo an toàn.

- Phương án dự phòng: Thảo luận về các phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra các vấn đề không mong muốn hoặc chậm trễ.

e) Linh hoạt và hợp tác trong quá trình thương thảo

- Duy trì thái độ hợp tác và tích cực trong suốt quá trình thương thảo để tạo dựng mối quan hệ tốt với đối tác.

- Các bên nên có sự linh hoạt trong đàm phán để đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai bên.

g) Ghi nhận và xác nhận

- Ghi chép lại một cách đầy đủ và chi tiết tất cả các thỏa thuận và cam kết trong quá trình thương thảo.

- Sau khi đạt được thỏa thuận, cần lập biên bản thương thảo và yêu cầu các bên ký xác nhận để làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng chính thức.

Như vậy, thương thảo hợp đồng thầu là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Hy vọng rằng doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu thư mời thương thảo hợp đồng nêu trên và có một buổi thương thảo suôn sẻ.