Thương thảo hợp đồng là một bước quan trọng trước khi trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu. Quá trình thương thảo nhằm mục đích thống nhất các nội dung về tài chính, kỹ thuật, điều kiện bảo hành bảo trì, tiến độ… Tuy nhiên, vẫn có không ít nhà thầu vẫn còn lo sợ khi được mời thương thảo. Để hiểu rõ về vấn đề này, mời Quý bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây!

1. Tổng quan về thương thảo hợp đồng

Thương thảo hợp đồng là một trong những bước quan trọng trong quy trình lựa chọn nhà thầu. Do đó, nhà thầu cần phải hiểu rõ được những quy định trước khi tham gia thương thảo.

1.1 Thương thảo hợp đồng là gì?

Thương thảo hợp đồng trong đấu thầu

Thương thảo hợp đồng là việc bên mời thầu mời nhà thầu xếp thứ nhất, được Tổ chuyên gia đề xuất là nhà thầu dự kiến trúng thầu đến để thương thảo, thống nhất nội dung của dự thảo hợp đồng sẽ ký kết giữa hai bên. Qua đó để thống nhất các nội dung về tài chính, kỹ thuật, điều kiện bảo hành bảo trì, tiến độ thi công… 

1.2 Cơ sở và nguyên tắc thương thảo hợp đồng

Cơ sở và nguyên tắc thương thảo hợp đồng

Để quá trình thương thảo diễn ra một cách thuận lợi, các bên cần nắm rõ cơ sở và nguyên tắc sau:

• Cơ sở thương thảo hợp đồng

Dựa trên quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 63/2014/NĐ-CP, quá trình thương thảo phải dựa trên cơ sở sau đây:

• Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia;
• Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu; 
• Hồ sơ mời thầu.
• Nguyên tắc thương thảo hợp đồng
• Nguyên tắc về thương thảo được quy định tại Khoản 3, Điều 19, Nghị định 63/2014/NĐ-CP như sau:

Thứ nhất, Không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Thứ hai, Việc thương thảo không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có).

Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng, nếu phát hiện khối lượng mời thầu nêu trong bảng tiên lượng mời thầu thiếu so với hồ sơ thiết kế thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu phải bổ sung khối lượng công việc thiếu đó trên cơ sở đơn giá đã chào.

Trường hợp trong hồ sơ dự thầu chưa có đơn giá thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định việc áp đơn giá nêu trong dự toán đã phê duyệt đối với khối lượng công việc thiếu so với hồ sơ thiết kế hoặc đơn giá của nhà thầu khác đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật nếu đơn giá này thấp hơn đơn giá đã phê duyệt trong dự toán gói thầu.

Thứ ba, Khi thương thảo đối với phần sai lệch thiếu thực hiện phải lấy mức đơn giá chào thấp nhất trong số các hồ sơ dự thầu khác vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật để thương thảo đối với phần sai lệch thiếu.

1.3 Nội dung thương thảo hợp đồng

Nội dung quá trình thương thảo được quy định tại Khoản 4, Điều 19 và Khoản 3, Điều 40, Nghị định 63/2014/NĐ-CP như sau:

• Thương thảo cụ thể một số nội dung cần thiết trong hồ sơ

Các bên thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu để tránh dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.

• Thương thảo về các sai lệch

Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế.

• Thương thảo về nhân sự

Trong quá trình thương thảo, nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu để đảm nhiệm các vị trí chủ nhiệm thiết kế, chủ nhiệm khảo sát (đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp có yêu cầu nhà thầu phải thực hiện một hoặc hai bước thiết kế trước khi thi công), vị trí chỉ huy trưởng công trường.

Trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc do bất khả kháng mà vị trí nhân sự chủ chốt do nhà thầu đã đề xuất không thể tham gia thực hiện thì nhà thầu mới được thay đổi nhân sự khác nhưng phải bảo đảm nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn với nhân sự đã đề xuất và không được thay đổi giá dự thầu.

• Thương thảo về các vấn đề phát sinh và những nội dung cần thiết khác

Việc thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu. Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn cần phải thương thảo về các chi phí liên quan đến dịch, vụ tư vấn trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của gói thầu và điều kiện thực tế. Ngoài ra, các bên cũng có thể thương thảo các nội dung cần thiết khác.

2. Cách xử lý khi nhà thầu không đến thương thảo hợp đồng

Cách xử lý khi nhà thầu không đến thương thảo hợp đồng

Theo Khoản 6, Điều 19, Nghị định 63/2014/NĐ-CP, trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo. Nếu thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định tại Khoản 1, Điều 17, Luật Đấu thầu 2013.

Đối với trường hợp bất khả kháng, nhà thầu không thể trực tiếp đến thương thảo thì có thể thực hiện thương thảo, đối chiếu hồ sơ qua mạng. Nếu nhà thầu không tiến hành thương thảo qua mạng hoặc từ chối tiến hành thương thảo trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo mời thương thảo thì nhà thầu sẽ không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu.

3. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Biên bản thương thảo hợp đồng là văn bản pháp lý được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu sau khi thương thảo xong. Dưới đây là 2 mẫu biên bản thương thảo hợp đồng, Quý bạn đọc có thể tham khảo:

 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

 _____, ngày ___ tháng___năm ___ 

BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG

(đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp)

Gói thầu: ____[ghi tên gói thầu])

Số: ________/__________ 

Căn cứ pháp lý: [nêu các căn cứ pháp lý liên quan đến gói thầu như: Luật đấu thầu số 43/2013/QH13, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức; văn bản phê duyệt dự án, KHLCNT; các văn bản liên quan đến gói thầu...].

Hôm nay, ngày ___/___/___ tại địa chỉ: _________, chúng tôi, đại diện cho các bên thương thảo hợp đồng, gồm có:

Bên mời thầu: _________ [ghi tên Bên mời thầu]

Đại diện: _________

Chức vụ: _________

Địa chỉ: _________

Điện thoại: _________ Fax: _________

Nhà thầu: _________ [ghi tên nhà thầu]

Đại diện: _________ 

Chức vụ: _________ 

Địa chỉ: _________ 

Điện thoại: _________ Fax: _________ 

Hai bên đã thương thảo (1) và thống nhất những nội dung trong hợp đồng như sau:

- Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa HSMT và HSDT, giữa các nội dung khác nhau trong HSDT có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng; 

- Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu phát hiện và đề xuất trong HSDT (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu nếu trong HSMT có quy định cho phép nhà thầu chào phương án kỹ thuật thay thế; 

- Thương thảo về nhân sự: 

- Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu; 

- Thương thảo về các sai sót không nghiêm trọng; 

- Thương thảo về các nội dung cần thiết khác. 

Việc thương thảo hợp đồng kết thúc vào ______ ngày ___/___/___. Biên bản thương thảo hợp đồng được lập thành ______ bản, bên A giữ ______ bản, bên B giữ ___ bản, các biên bản có giá trị pháp lý như nhau./. 

ĐẠI DIỆN BÊN A [ký tên, đóng dấu (nếu có)]

ĐẠI DIỆN BÊN B [ký tên, đóng dấu (nếu có)]

Ghi chú:

(1) Nguyên tắc thương thảo hợp đồng phải tuân thủ theo quy định trong HSMT, Nghị định 63/CP, Luật đấu thầu. 

Mẫu số 2:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

 _____, ngày ___ tháng___năm ___ 

BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG

(đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn)

Gói thầu: ____[ghi tên gói thầu])

Số: ________/__________ 

Căn cứ pháp lý: [nêu các căn cứ pháp lý liên quan đến gói thầu như: Luật đấu thầu số 43/2013/QH13, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức; văn bản phê duyệt dự án, KHLCNT; các văn bản liên quan đến gói thầu....]

Hôm nay, ngày ___/___/___ tại địa chỉ: _________, chúng tôi, đại diện cho các bên thương thảo hợp đồng, gồm có:

Bên mời thầu: _________ [ghi tên Bên mời thầu]

Đại diện: _________

Chức vụ: _________

Địa chỉ: _________

Điện thoại: _________ Fax: _________

Nhà thầu: _________ [ghi tên nhà thầu]

Đại diện: _________ 

Chức vụ: _________ 

Địa chỉ: _________ 

Điện thoại: _________ Fax: _________ 

Hai bên đã thương thảo (1) và thống nhất những nội dung trong hợp đồng như sau:

- Nhiệm vụ và phạm vi công việc chi tiết của nhà thầu cần thực hiện; 

- Chuyển giao công nghệ và đào tạo (nếu có); 

- Kế hoạch công tác và bố trí nhân sự; 

- Tiến độ; 

- Giải quyết thay đổi nhân sự (nếu có); 

- Bố trí điều kiện làm việc; 

- Thương thảo về chi phí DVTV trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của gói thầu và điều kiện thực tế, bao gồm việc xác định rõ các khoản thuế nhà thầu phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế của Việt Nam (nếu có), phương thức nộp thuế (nhà thầu trực tiếp nộp thuế hoặc Chủ đầu tư giữ lại một khoản tiền tương đương với giá trị thuế để nộp thay cho nhà thầu theo quy định của pháp luật hiện hành), giá trị nộp thuế và các vấn đề liên quan khác đến 

nghĩa vụ nộp thuế phải được nêu cụ thể trong hợp đồng; 

- Trường hợp đấu thầu quốc tế, phải nêu rõ thuế nhà thầu nước ngoài và thuế VAT phải nộp, phương thức nộp thuế… 

- Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa HSMT và HSDT, giữa các nội dung khác nhau trong HSDT với nhau dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng; 

- Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu; 

- Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

Việc thương thảo hợp đồng kết thúc vào ______ ngày ___/___/___. Biên bản thương thảo hợp đồng được lập thành ______ bản, bên A giữ ______ bản, bên B giữ ___ bản, các biên bản có giá trị pháp lý như nhau./. 

ĐẠI DIỆN BÊN A [ký tên, đóng dấu (nếu có)]

ĐẠI DIỆN BÊN B [ký tên, đóng dấu (nếu có)]

Ghi chú: (1) Nguyên tắc thương thảo hợp đồng phải tuân thủ theo quy định trong HSMT, Nghị định 63/CP, Luật đấu thầu.