Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, việc lập và thương thảo hợp đồng có vai trò quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia. Biên bản thương thảo hợp đồng là văn bản pháp lý được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu. Vậy chính xác biên bản thương thảo hợp đồng là gì? Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất 2024 như thế nào?

1. Biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Biên bản thương thảo hợp đồng là văn bản pháp lý giữa bên mời thầu và nhà thầu, được thực hiện sau khi bên mời thầu đã đánh giá hồ sơ đề xuất và lựa chọn một nhà thầu đến để thương thảo hợp đồng và lập thành văn bản. 

Biên bản thương thảo hợp đồng tạo ra trước khi hợp đồng chính thức được ký kết, có nhiệm vụ làm rõ các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất trước đó. Thông qua biên bản thương thảo hợp đồng, các bên sẽ dễ dàng soạn thảo bản hợp đồng chính thức dễ dàng hơn.

Biên bản thương thảo hợp đồng là gì?

Biên bản hợp đồng thường mô tả chi tiết các điều khoản về: điều kiện, giá trị giao dịch, thời gian… và các điều kiện khác mà các bên đã thỏa thuận; ngoài ra nó còn thể hiện sự cam kết giữa các bên đối với quy trình hòa giải và giải quyết tranh chấp (nếu có). 

2. Tổng hợp những quy định cần biết về biên bản thương thảo hợp đồng

Thông thường, biên bản thương thảo hợp đồng được lập ra khi bên mời thầu lựa chọn nhà thầu theo hình thức thương thảo hợp đồng. Hình thức này áp dụng trong một số trường hợp sau:

• Gói thầu có giá trị dưới 10 tỷ đồng.
• Gói thầu có tính chất đặc thù, phức tạp, cần có sự trao đổi, thương thảo trực tiếp giữa bên mời thầu và nhà thầu để xác định giá trúng thầu. 

Biên bản thương thảo hợp đồng có các nội dung chính sau:

• Tên, địa chỉ của bên mời thầu và nhà thầu.
• Tên gói thầu, giá trị thầu.
• Nội dung của cuộc thương thảo hợp đồng
• Ký tên đóng dấu của các bên 

Trong quá trình lập biên bản thương thảo hợp đồng, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Biên bản thương thảo hợp đồng phải được lập thành văn bản, có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của bên mời thầu và nhà thầu.
• Biên bản thương thảo phải có đầy đủ nội dung của cuộc thương thảo hợp đồng đã thống nhất. 
• Biên bản phải được lập đúng thời hạn và gửi cho các bên liên quan.

3. Lưu ý khi thực hiện thương thảo hợp đồng

Để tránh tình trạng các nhà thầu được mời vào thương thảo bị tâm lý trở nên “lép vế” trước các đối thủ khác, khi tiến hành thương thảo, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Nắm chắc nguyên tắc thương thảo được quy định tại Khoản 3, Điều 19,. Luật đấu thầu năm 2013 là:
• Toàn bộ các nội dung đã chào yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì mặc định được công nhận về giá cả. Do đó, không xảy ra chuyện ép các nhà thầu giảm giá ở bước thương thảo này, trừ khi nhà thầu tự nguyện giảm giá. 
• Đơn giá sau khi đã sửa đổi và được nhà thầu chấp nhận ở bước bên mời thầu thông báo kết quả sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch thì sẽ không được thay đổi. Điều này đồng nghĩa với việc không thay đổi được giá thực hiện và không được yêu cầu nhà thầu giảm giá như đã nêu ở trên. 

Lưu ý một số vấn đề để thương thảo hợp đồng thành công.

• Về khối lượng thừa thiếu, đây là bước để các bên rà soát lại, bổ sung để tránh dẫn đến việc khi thực hiện hợp đồng mới phát hiện, vì thủ tục bổ sung và phát sinh thường rất phức tạp. Đặc biệt, với các hợp đồng trọn gói, nhà thầu cần xem xét lại thật kỹ hồ sơ mời thầu và các tài liệu kèm theo, rà soát thật kỹ khối lượng, yêu cầu chi tiết, nếu phát hiện thiếu hoặc sai sót, cần bổ sung ngay. 
• Thông thường, thương thảo hợp đồng sẽ diễn ra thành công. Tuy nhiên, trường hợp bên mời thầu đưa ra những đòi hỏi vô lý, thiếu căn cứ thì nhà thầu hoàn toàn có quyền từ chối ký biên bản thương thảo hợp đồng. Khi đó, chủ đầu tư cũng không thể mời bên thầu tiếp theo vào thương thảo hợp đồng, vì liên quan đến việc giải thích với cơ quan chức năng. Nhà thầu hoàn toàn có thể sử dụng quyền kiến nghị của mình lên các cơ quan chức năng để đảm bảo quyền lợi cho mình. 

4. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng 2024

Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, trong đó, có quy định về mẫu biên bản thương thảo hợp đồng . Tùy thuộc vào nhu cầu của mình, các doanh nghiệp có thể thay đổi một số nội dung để soạn thảo ra biên bản thương thảo phù hợp. 

Mẫu biên bản hợp đồng phổ biến nhất hiện nay. 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 12  tháng 01 năm 2024

BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG

(đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp)

Gói thầu: …… [ghi tên gói thầu]

Số: 2020/ xxx

– Căn cứ pháp lý: (nêu các căn cứ pháp lý liên quan đến gói thầu như: Luật đấu thầu số 43/2013/QH13, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức; văn bản phê duyệt dự án, KHLCNT; các văn bản liên quan đến gói thầu…).

Hôm nay, ngày 12 tháng 01 năm 2024  tại địa chỉ: tại Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn  chúng tôi, đại diện cho các bên thương thảo hợp đồng, gồm có:

BÊN MỜI THẦU:  Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ghi tên Bên mời thầu)

• Đại diện: Ông Nguyễn Văn A
• Chức vụ: Giám đốc
• Địa chỉ:.......................................
• Điện thoại:.................................. Fax: ……………..

NHÀ THẦU: Công ty TNHH………….. (ghi tên nhà thầu)

• Đại diện: Ông Trần Đình B
• Chức vụ: Giám đốc
• Địa chỉ: ……………………………..
• Điện thoại: ………………………… Fax: ……………..

Hai bên đã thương thảo (1) và thống nhất những nội dung trong hợp đồng như sau:

- Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

– Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án kỹ thuật thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án kỹ thuật thay thế;

– Thương thảo về nhân sự.

– Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu.

– Thương thảo về các sai sót không nghiêm trọng.

– Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

Việc thương thảo hợp đồng kết thúc vào …………… ngày … / … / ……… Biên bản thương thảo hợp đồng được lập thành …….. bản, bên A giữ ……….. bản, bên B giữ ………. bản, các biên bản có giá trị pháp lý như nhau./.