Đấu thầu là gì? Quy trình và các hình thức đấu thầu phổ biến

Việc hiểu rõ về khái niệm đấu thầu, các hình thức đấu thầu và quy trình thực hiện sẽ giúp các doanh nghiệp và cá nhân tham gia đấu thầu một cách hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin giúp bạn nắm rõ về đấu thầu và cách tham gia một cách tối ưu.

1. Đấu thầu là gì?

Đấu thầu là hoạt động thường được các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước tổ chức để lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Để hiểu hơn về hình thức đấu thầu, chúng ta cần tìm hiểu qua các quy định pháp luật liên quan.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ về hoạt động đấu thầu khi tham gia.

1.1. Định nghĩa đấu thầu

Theo Khoản 8, Điều 4, Luật Đấu thầu 2023, đấu thầu là phương thức lựa chọn nhà thầu cho các dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hoá, xây dựng, đầu tư thông qua việc xem xét hồ sơ dự thầu trên cơ sở cạnh tranh, công bằng, minh bạch nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh tế và kỹ thuật.

Mục tiêu chính của đấu thầu là:

Lựa chọn nhà thầu có năng lực tốt nhất để thực hiện dự án với chi phí hợp lý.
Tăng tính cạnh tranh giữa các nhà thầu, giúp đảm bảo giá cả hợp lý và chất lượng tối ưu.
Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc sử dụng ngân sách, đặc biệt đối với các dự án công.
Giảm thiểu rủi ro tham nhũng, thất thoát tài chính trong quá trình thực hiện hợp đồng.

1.2. Các bên liên quan trong đấu thầu

Trong một quy trình đấu thầu, thường có các bên tham gia chính sau:

Bên mời thầu (chủ đầu tư, tổ chức đấu thầu): Là đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc triển khai dự án. Bên mời thầu có trách nhiệm lập kế hoạch đấu thầu, chuẩn bị hồ sơ mời thầu và tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Nhà thầu (cá nhân, doanh nghiệp tham gia đấu thầu): Là đơn vị tham gia đấu thầu, nộp hồ sơ dự thầu để cạnh tranh và giành hợp đồng. Nhà thầu có thể là nhà thầu độc lập hoặc liên danh giữa nhiều đơn vị.
Cơ quan quản lý đấu thầu: Thường là cơ quan nhà nước hoặc đơn vị có chức năng giám sát hoạt động đấu thầu.
Bên tư vấn đấu thầu (nếu có): Đơn vị tư vấn hỗ trợ lập hồ sơ mời thầu, đánh giá nhà thầu, tư vấn pháp lý về đấu thầu.

Như vậy, đấu thầu là một cơ chế quan trọng giúp đảm bảo sự công khai, minh bạch và hiệu quả trong việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc nhà thầu thực hiện dự án. Trong các phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về các hình thức đấu thầu phổ biến và quy trình thực hiện.

2. Các hình thức đấu thầu phổ biến

Phân loại hình thức đấu thầu.

Trong thực tế, đấu thầu có nhiều hình thức khác nhau tùy vào quy mô dự án, phạm vi cạnh tranh và phương thức tổ chức. Dưới đây là các hình thức đấu thầu phổ biến theo luật đấu thầu tại Việt Nam.

2.1. Phân loại theo phạm vi cạnh tranh

a, Đấu thầu rộng rãi

Là hình thức đấu thầu mở, cho phép bất kỳ nhà thầu nào đáp ứng yêu cầu đều có thể tham gia.
Thông tin mời thầu được công bố công khai trên các phương tiện truyền thông như Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, báo đấu thầu, website của bên mời thầu.
Đây là hình thức đấu thầu phổ biến nhất, đảm bảo tính cạnh tranh, minh bạch và tối ưu hóa chi phí.

Ví dụ: Các gói thầu hợp đồng xây dựng cầu đường, cung cấp thiết bị y tế, mua sắm công thường áp dụng đấu thầu rộng rãi.

b, Đấu thầu hạn chế

- Chỉ một số nhà thầu có đủ điều kiện theo yêu cầu của bên mời thầu mới được tham gia.

- Áp dụng khi:

Số lượng nhà thầu có khả năng đáp ứng rất ít.
Dự án yêu cầu tính bảo mật cao.
Cần đảm bảo chất lượng nhà thầu tham gia.

Ví dụ: Dự án quốc phòng, công nghệ cao, hoặc cung cấp thiết bị chuyên biệt chỉ có một số đơn vị đủ năng lực cung ứng.

2.2. Phân loại theo phương thức thực hiện

a, Đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ

Phương thức này thường áp dụng cho các gói thầu đơn giản, không yêu cầu đánh giá nhiều bước.

Nhà thầu nộp một bộ hồ sơ duy nhất gồm cả hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ tài chính.
Bên mời thầu xét duyệt toàn bộ hồ sơ để chọn nhà thầu phù hợp nhất.

Ví dụ: Đấu thầu mua sắm thiết bị văn phòng, dịch vụ phần mềm đơn giản.

b, Đấu thầu một giai đoạn hai túi hồ sơ

Phương thức này áp dụng cho những quy mô đấu thầu lớn như: gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị gói thầu trên 10 tỷ đồng và gói thầu xây lắp, hỗn hợp có giá trị gói thầu lớn hơn 20 tỷ đồng.

- Nhà thầu nộp hai túi hồ sơ riêng biệt:

Túi 1: Hồ sơ kỹ thuật (xét trước).
Túi 2: Hồ sơ tài chính (chỉ mở nếu đạt yêu cầu kỹ thuật).

- Đảm bảo lựa chọn nhà thầu có giải pháp kỹ thuật tốt nhất trước khi xét giá.

c, Đấu thầu hai giai đoạn

Hình thức đấu thầu này phù hợp với dự án quy mô lớn như xây dựng nhà máy, hạ tầng giao thông.

- Gồm hai vòng xét duyệt:

Giai đoạn 1: Nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất kỹ thuật để thảo luận, điều chỉnh theo yêu cầu bên mời thầu.
Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ tài chính chính thức để cạnh tranh về giá.

- Áp dụng cho các dự án phức tạp, có thể thay đổi thiết kế hoặc phương án thi công.

2.3. Phân loại theo cách thức tham gia

a, Đấu thầu trực tiếp

Đấu thầu dự án đầu tư lớn của doanh nghiệp tư nhân thường lựa chọn phương thức này.

Hồ sơ mời thầu, dự thầu được nộp và đánh giá trực tiếp bằng văn bản giấy.
Phù hợp với các gói thầu có yêu cầu bảo mật cao hoặc chưa triển khai đấu thầu qua mạng.

b, Đấu thầu qua mạng (đấu thầu điện tử)

Các gói thầu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn thường áp dụng đấu thầu qua mạng.

Thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (https://muasamcong.mpi.gov.vn/).
Toàn bộ quá trình từ đăng tải thông báo mời thầu, nộp hồ sơ, đánh giá đều thực hiện online.
Giúp tăng tính minh bạch, giảm chi phí, rút ngắn thời gian đấu thầu.

3. Quy trình đấu thầu cơ bản

Các bước tham gia đấu thầu.

Quy trình đấu thầu gồm nhiều bước, đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả trong việc lựa chọn nhà thầu. Dưới đây là các bước cơ bản trong một quá trình đấu thầu theo quy định hiện hành.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

Trước khi công bố đấu thầu, bên mời thầu cần chuẩn bị hồ sơ mời thầu (HSMT) với các nội dung chi tiết:

Thông tin về gói thầu: Tên gói thầu, phạm vi công việc, thời gian thực hiện.
Yêu cầu kỹ thuật: Tiêu chuẩn chất lượng, vật tư, công nghệ sử dụng.
Điều kiện tài chính: Ngân sách dự kiến, phương thức thanh toán.
Hình thức đấu thầu: Đấu thầu rộng rãi hay hạn chế, đấu thầu một giai đoạn hay hai giai đoạn.
Tiêu chí đánh giá: Cách thức chấm điểm, ưu tiên lựa chọn nhà thầu.

Bước 2: Công bố thông tin mời thầu

Sau khi hoàn tất hồ sơ, bên mời thầu sẽ công khai thông tin đấu thầu qua các kênh chính thức:

Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (https://muasamcong.mpi.gov.vn/).
Báo đấu thầu hoặc các phương tiện truyền thông khác.
Website của chủ đầu tư hoặc đơn vị tổ chức đấu thầu.

Thông báo mời thầu thường bao gồm:

Thời gian bán hồ sơ mời thầu.
Thời điểm đóng thầu và mở thầu.
Liên hệ của bên mời thầu để giải đáp thắc mắc.

Bước 3: Tiếp nhận và đánh giá hồ sơ dự thầu

Sau khi nhận được hồ sơ từ các nhà thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá theo các tiêu chí đặt ra:

a, Tiêu chí về tính hợp lệ của hồ sơ

Hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu không?
Có đảm bảo thời hạn nộp hồ sơ không?
Các tài liệu có đúng quy định pháp luật không?

b, Tiêu chí đánh giá hồ sơ kỹ thuật

Nhà thầu có đáp ứng yêu cầu về kinh nghiệm, năng lực tài chính không?
Đề xuất kỹ thuật có khả thi không?
Có sử dụng công nghệ tiên tiến, tiết kiệm chi phí không?

c, Tiêu chí đánh giá hồ sơ tài chính

So sánh giá giữa các nhà thầu.
Kiểm tra phương thức thanh toán, khả năng tối ưu ngân sách.

Chỉ những hồ sơ đạt yêu cầu kỹ thuật mới được xem xét về tài chính để đảm bảo chất lượng dự án.

Bước 4: Chấm điểm và lựa chọn nhà thầu

Sau khi đánh giá xong, hội đồng xét thầu sẽ chấm điểm dựa trên:

Năng lực kỹ thuật: 40 – 60% tổng điểm.
Giá dự thầu: 30 – 50% tổng điểm.
Các yếu tố khác: Tiến độ thực hiện, bảo hành, điều khoản hợp đồng…

Nhà thầu có điểm tổng cao nhất sẽ được lựa chọn. Nếu hai nhà thầu có điểm số tương đương, bên mời thầu có thể ưu tiên đơn vị có giải pháp tối ưu hơn hoặc giá cạnh tranh hơn.

Kết quả đấu thầu phải được công bố công khai để đảm bảo minh bạch.

Bước 5: Ký kết hợp đồng và thực hiện dự án

Sau khi chọn được nhà thầu trúng thầu, hai bên sẽ ký kết hợp đồng với các điều khoản ràng buộc về:

Phạm vi công việc.
Thời gian hoàn thành.
Phương thức thanh toán.
Trách nhiệm của các bên.

Nhà thầu phải tuân thủ đúng hợp đồng, đảm bảo chất lượng và tiến độ theo cam kết. Bên mời thầu có quyền giám sát và xử lý nếu có vi phạm hợp đồng.

Như vậy, bài viết từ phần mềm hợp đồng điện tử iContract đã cung cấp cho quý khách những kiến thức tổng quan nhất về đấu thầu là gì và các phương thức đấu thầu phổ biến.

Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử trong quá trình đấu thầu để đảm bảo tính minh bạch và bảo mật, xin vui lòng tham khảo thêm về phần mềm iContract theo hotline:

Miền Bắc: 1900.4767
Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng

Các tin tức liên quan: