Để hợp tác thành công và tránh rủi ro, doanh nghiệp buộc phải hiểu rõ quy trình thực hiện hợp đồng điện tử khi hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết quy trình thực hiện hợp đồng điện tử cụ thể. Những thông tin dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt nhanh, thuận lợi hoàn thành hợp đồng.

Nắm bắt quy trình thực hiện hợp đồng điện tử.

1. Hợp đồng điện tử - xu thế giao kết hợp đồng trong tương lai 

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được giao kết được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử hiện hành (theo Điều 33, Luật Giao dịch điện tử năm 2005).

Hợp đồng điện tử được biết đến là một giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp, đơn vị và cá nhân thực hiện giao kết hợp đồng với nhau, khắc phục hiệu quả nhược điểm của giao kết hợp đồng giấy truyền thống. Cụ thể:

• Giao kết hợp đồng tức thì thông qua máy vi tính, laptop, điện thoại, Ipad… xóa bỏ những rào cản về không gian thời gian.
• Quản lý hợp hợp đồng phân tầng, bảo mật cao.
• Tìm kiếm hợp đồng nhanh chóng theo nhiều tiêu thức khác nhau.
• Tiết kiệm chi phí: lưu trữ, bảo quản, chi phí tổ chức ký kết, giấy tờ, chi phí nhân lực.
• Gia tăng cơ hội hợp tác với nhiều đối tác, khách hàng trong và ngoài nước.
• Góp phần đẩy nhanh chuyển đổi số trong doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp hiện đại, chuyên nghiệp.

Hợp đồng điện tử được ứng dụng vào hầu hết tất cả các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Nhờ vào các ưu điểm nổi bật, rất nhanh hợp đồng điện tử sẽ trở thành xu thế giao kết hợp đồng trong tương lai thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống. 

2. Quy trình thực hiện hợp đồng điện tử 

Để thực hiện hợp đồng điện tử cần nắm được 2 mô hình hoạt động phổ biến của thương mại điện tử là B2B và B2C. 

• B2B là chữ viết tắt của Business-To-Business để chỉ mô hình giao dịch thương mại điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Giao dịch B2B thường diễn ra tại các sàn giao dịch điện tử B2B (B2B emarketplace), trao đổi giao dịch qua thư điện tử hoặc mạng truyền tải dữ liệu điện tử (EDI).
• B2C là viết tắt của cụm từ Business to Consumer để chỉ mô hình giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh trực tiếp giữa doanh nghiệp (Business) và người tiêu dùng (Consumer).

2.1 Quy trình thực hiện hợp đồng điện tử mô hình B2B

Quy trình thực hiện hợp đồng điện tử mô hình B2B được triển khai theo 2 cấp độ.

Cấp độ 1:

Ở cấp độ 1 các bên tham gia hợp đồng điện tử tiến hành thanh toán, giao hàng và cung cấp dịch vụ như đối với việc thực hiện hợp đồng giấy truyền thống. Việc tiến hành thanh toán ở cấp độ 1 được kết hợp với một số ứng dụng như email, website để trao đổi thông tin và cung cấp dịch vụ.

Cấp độ 2:

Ở cấp độ 2  các bên tham gia hợp đồng tiến hành các giao dịch, thanh toán, phân phối, đặc biệt là xử lý chứng từ điện tử qua các sàn giao dịch điện tử làm trung tâm.

Các bên tham gia được hiểu như người mua, người bán, người chuyên chở, các ngân hàng có thể tham gia và tiến hành các giao dịch điện tử tại các sàn giao dịch.

2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng điện tử mô hình B2C

Quy trình thực hiện hợp đồng điện tử mô hình B2C sẽ rất khác so với mô hình B2B. Khi người mua đặt hàng, người bán nhận được đơn đặt hàng qua website thương mại điện tử thì lúc này sẽ tiến hành quy trình thực hiện hợp đồng điện tử B2C. Cụ thể quy trình thực hiện hợp đồng điện tử mô hình B2C gồm các bước:

Các bước trong quy trình thực hiện hợp đồng điện tử có thể đổi chỗ cho nhau. 

Bước 1: Kiểm tra thanh toán

Tùy vào từng giao dịch mà việc thanh toán có thể thực hiện trước hoặc ngay sau khi giao hàng. Các bên cần kiểm tra thanh toán để đảm bảo lợi ích của mình và có kế hoạch thực hiện các bước tiếp theo

Lưu ý: 

Hình thức thanh toán đa dạng: các bên có thể thực hiện thanh toán qua nhiều phương thức khác nhau như: qua thẻ tín dụng, ví điện tử, qua chuyển khoản và được thực hiện trong quá trình đặt hàng… nên cài đặt trước các hình thức thanh toán để việc kiểm tra thanh toán được thuận lợi.

Bước 2: Kiểm tra tình trạng hàng trong kho

Người bán cần kiểm tra trạng thái hàng hóa còn hoặc hết, hàng hóa có đảm bảo số lượng chất lượng không trước khi thực hiện giao hàng. Trường hợp hàng hóa đảm bảo thông báo với bên mua về việc giao hàng.

Bước 3: Lên kế hoạch tổ chức vận tải

Người bán căn cứ vào đặc điểm hàng hóa để lên kế hoạch tổ chức vận tải đến người mua. Thời gian vận chuyển có thể nhanh/ chậm tùy từng sản phẩm và điều kiện liên quan khác.

Sản phẩm hàng hóa có thể được chuyển thông qua các thiết bị điện tử (VD: hợp đồng, văn bản điện tử, hình ảnh, âm thanh) hoặc thông qua các phương tiện vận chuyển (VD: sản phẩm hữu hình: bàn ghế, hoa quả, thực phẩm, đồ dùng sinh hoạt..).

Bước 4: Mua bảo hiểm

Hàng hóa có giá trị lớn việc vận chuyển có rủi ro người bán có thể cân nhắc mua bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận tải. 

Bước 5: Sản xuất hàng

Hàng hóa có thể được chuẩn bị sau khi nhận được đơn từ khách hàng. Đối với các hàng có sẵn có thể trực tiếp xuất đi.

Bước 6: Mua sắm và kho vận

Trong trường hợp hàng hóa cần lưu kho trong quá trình vận chuyển thì cần xem xét kỹ kho vận trên chung đường được định trước.

Bước 7: Liên hệ với khách hàng

Người bán cần lưu lại thông tin khách hàng, liên hệ với khách hàng hoặc thông báo qua hệ thống về tình trạng vận chuyển hàng hóa, dự kiến thời gian nhận hàng. 

Bước 8: Giao hàng và xử lý nếu hàng trả lại

Tiến hành giao hàng thu tiền (nếu người mua chưa thanh toán). Trường hợp, khách hàng muốn đổi hay trả lại hàng, người bán cần ghi rõ lý do. Tiến hành xử lý hàng trả/đổi theo quy định.

Quy trình thực hiện hợp đồng điện tử có thể thay đổi trình tự, thêm bớt phụ thuộc vào từng trường hợp, từng đặc điểm hàng hóa cụ thể. Tuy nhiên việc kiểm tra thanh toán đối với người bán và kiểm tra hàng hóa nhận được đối với người mua là bắt buộc để đảm bảo lợi ích cho các bên tham gia.