"Hợp đồng điện tử được sử dụng trong trường hợp nào?" – Đây là thắc mắc chung của rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, đây là hợp đồng được tạo lập và giao kết trên môi trường số. Bài viết này sẽ cung cấp một danh sách đầy đủ và dễ hiểu nhất về các tình huống bạn có thể sử dụng loại hợp đồng này.

1. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?

Pháp luật Việt Nam đã có những quy định rất rõ ràng để công nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử Cụ thể, Luật Giao dịch điện tử 2023 (Luật số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024) đã khẳng định:

“Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với hợp đồng truyền thống (hợp đồng giấy).”

Để một hợp đồng điện tử được công nhận là hợp lệ và có đầy đủ giá trị pháp lý, nó cần đáp ứng các điều kiện cơ bản tương tự như hợp đồng giấy, bao gồm:

• Chủ thể có năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự.
• Các bên hoàn toàn tự nguyện khi giao kết.
• Nội dung và mục đích không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

Ngoài ra, yếu tố quan trọng nhất đặc trưng cho hợp đồng điện tử là phải đảm bảo được tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu. Điều này có nghĩa là nội dung của hợp đồng phải được duy trì nguyên vẹn, không bị thay đổi trong suốt quá trình từ khi khởi tạo, gửi, nhận cho đến lúc lưu trữ, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh. Các nền tảng hợp đồng điện tử uy tín hiện nay đều sử dụng công nghệ mã hóa và chữ ký số để đảm bảo yêu cầu này.

Như vậy, với hành lang pháp lý vững chắc từ Luật Giao dịch điện tử 2023, doanh nghiệp và cá nhân có thể hoàn toàn yên tâm về giá trị pháp lý khi sử dụng hợp đồng điện tử trong các hoạt động của mình.

2. Các trường hợp sử dụng Hợp đồng điện tử phổ biến

Trong thực thế, hợp đồng điện tử đã và đang được ứng dụng rộng rãi ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực.

2.1 Trong lĩnh vực Thương mại & Dịch vụ

Đây là lĩnh vực mà hợp đồng điện tử phát huy sức mạnh rõ rệt nhất, giúp các giao dịch diễn ra nhanh chóng, xuyên biên giới và tiết kiệm chi phí.

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Từ các giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) có giá trị lớn đến các đơn hàng B2C (doanh nghiệp với khách hàng) trên sàn thương mại điện tử (Tiki, Lazada, Shopee) hoặc website bán hàng riêng. Việc xác nhận đặt hàng, điều khoản sử dụng chính là một hình thức của hợp đồng điện tử.
• Hợp đồng cung cấp dịch vụ: Các hợp đồng cho dịch vụ tư vấn, marketing, thiết kế, gia công phần mềm (SaaS), đào tạo trực tuyến... có thể được ký kết nhanh chóng với khách hàng ở bất kỳ đâu, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà không gặp rào cản địa lý.
• Hợp đồng đại lý, phân phối: Ký kết và quản lý hệ thống đại lý, nhà phân phối trên toàn quốc trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Các điều khoản về chiết khấu, khu vực, chỉ tiêu có thể được thỏa thuận và ký kết từ xa.
• Hợp đồng Logistics: Các thỏa thuận về vận chuyển, giao nhận, kho bãi giữa chủ hàng và các đơn vị logistics được số hóa, giúp giảm thiểu giấy tờ và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

2.2 Trong lĩnh vực Lao động & Nhân sự

Quản lý nhân sự hiện đại không thể thiếu hợp đồng điện tử, đặc biệt trong bối cảnh xu hướng làm việc từ xa (remote work) và tuyển dụng toàn cầu ngày càng tăng.

• Hợp đồng lao động: Doanh nghiệp có thể gửi và ký hợp đồng lao động với nhân viên mới ở các tỉnh thành khác nhau mà không cần họ phải có mặt tại văn phòng.
• Hợp đồng thử việc, hợp đồng cộng tác viên (CTV).
• Các thỏa thuận và phụ lục: Các văn bản quan trọng như Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), cam kết nội quy, phụ lục điều chỉnh lương thưởng... đều có thể được ký điện tử, đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng lưu trữ, quản lý.

2.3 Trong lĩnh vực Tài chính - Ngân hàng - Bảo hiểm

Ngành tài chính - ngân hàng là một trong những ngành tiên phong ứng dụng hợp đồng điện tử để nâng cao trải nghiệm khách hàng và tự động hóa quy trình.

• Hợp đồng mở tài khoản: Việc mở tài khoản ngân hàng, ví điện tử thông qua phương thức định danh điện tử (eKYC) và xác nhận điều khoản dịch vụ chính là giao kết hợp đồng điện tử.
• Hợp đồng vay tiêu dùng, mở thẻ tín dụng: Các công ty tài chính, ngân hàng sử dụng hợp đồng điện tử để ký kết các khoản vay tiêu dùng, giúp giải ngân nhanh chóng.
• Hợp đồng bảo hiểm: Khách hàng có thể dễ dàng mua các gói bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm xe cộ... qua các ứng dụng hoặc website và ký hợp đồng ngay trên thiết bị di động.

2.4 Trong lĩnh vực Bất động sản

Hợp đồng điện tử đang dần được áp dụng cho một số giao dịch trong lĩnh vực bất động sản như:

• Hợp đồng đặt cọc, giữ chỗ: Giúp "chốt" giao dịch nhanh chóng để giữ bất động sản mong muốn.
• Hợp đồng môi giới bất động sản: Ký kết giữa chủ nhà/chủ đầu tư với các đơn vị môi giới.
• Hợp đồng cho thuê nhà/văn phòng: Đặc biệt tiện lợi cho các hợp đồng thuê ngắn hạn hoặc khi chủ nhà và người thuê ở xa nhau.

Lưu ý: Theo quy định của Luật Đất đai và Luật Nhà ở, các hợp đồng liên quan đến chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực. Do đó, các giao dịch này hiện tại vẫn chưa thể thực hiện hoàn toàn bằng phương thức điện tử.

2.5 Các giao dịch dân sự khác

Ngoài các lĩnh vực trên, hợp đồng điện tử còn được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch dân sự hàng ngày như:

• Hợp đồng vay mượn tài sản giữa các cá nhân.
• Biên bản thỏa thuận hợp tác kinh doanh giữa các bên.
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao dịch vụ, công việc.

3. Những trường hợp không thể sử dụng Hợp đồng điện tử

Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm và được pháp luật công nhận, hợp đồng điện tử không phải là giải pháp có thể áp dụng cho mọi loại giao dịch. Doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ những trường hợp ngoại lệ mà pháp luật hiện hành quy định bắt buộc phải sử dụng văn bản giấy hoặc phải tuân thủ các hình thức đặc thù khác.

Về cơ bản, các trường hợp không được áp dụng giao dịch điện tử được quy định tại Điều 8, Luật Giao dịch điện tử 2023. Cụ thể bao gồm:

3.1 Các hợp đồng, văn bản yêu cầu công chứng, chứng thực bắt buộc

Theo quy định của Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Bộ luật Dân sự và các văn bản liên quan, những giao dịch dưới đây bắt buộc phải được lập thành văn bản có công chứng hoặc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

• Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
• Văn bản thừa kế, di chúc.
• Hợp đồng quản lý tài sản, hợp đồng ủy quyền có nội dung liên quan đến bất động sản.

3.2 Các loại giấy tờ mang tính định danh cá nhân hoặc nhà nước

Một số loại giấy tờ mang tính pháp lý cao, gắn liền với quyền và nghĩa vụ nhân thân hoặc do cơ quan nhà nước độc quyền cấp phát cũng không được thể hiện dưới dạng điện tử:

• Giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn.
• Giấy khai sinh, giấy khai tử.
• Sổ hộ khẩu, Căn cước công dân.
• Hối phiếu và các giấy tờ có giá khác mà pháp luật quy định phải lập thành văn bản giấy.

3.3 Các trường hợp khác do pháp luật chuyên ngành quy định

Ngoài các trường hợp trên, pháp luật chuyên ngành trong từng lĩnh vực có thể có những quy định riêng, yêu cầu một số loại văn bản, chứng từ nhất định phải được thể hiện dưới dạng văn bản giấy.

Pháp luật luôn phát triển để theo kịp thực tiễn. Trong tương lai, khi các quy định về công chứng điện tử được ban hành và triển khai rộng rãi, rất có thể một số giao dịch trong danh sách trên sẽ được phép thực hiện hoàn toàn trên môi trường số. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, việc tuân thủ các quy định về hình thức văn bản bắt buộc là vô cùng quan trọng.

4. Câu hỏi thường gặp về Hợp đồng điện tử (FAQ)

Dưới đây là phần giải đáp cho những câu hỏi phổ biến nhất mà các cá nhân và doanh nghiệp thường gặp phải khi tìm hiểu và triển khai hợp đồng điện tử.

4.1 Hợp đồng điện tử có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Trả lời: Không, không phải mọi hợp đồng điện tử đều bắt buộc phải dùng chữ ký số.

Pháp luật Việt Nam công nhận nhiều hình thức chữ ký điện tử khác nhau, miễn là chúng đáp ứng được yêu cầu xác thực danh tính người ký và sự chấp thuận của họ đối với nội dung hợp đồng. Các hình thức phổ biến bao gồm:

• Chữ ký số (Digital Signature): Đây là hình thức chữ ký điện tử an toàn nhất, được tạo ra bằng việc biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký của doanh nghiệp hoặc chữ ký tay của cá nhân. Khuyến nghị mạnh mẽ cho các giao dịch có giá trị cao, giao dịch giữa các doanh nghiệp (B2B) hoặc các hợp đồng yêu cầu tính pháp lý chặt chẽ.
• Các loại chữ ký điện tử khác (E-Signature): Bao gồm hình ảnh chữ ký scan, chữ ký được vẽ trên màn hình cảm ứng, xác thực qua mã OTP (One-Time Password) gửi đến điện thoại, hoặc click vào nút "Tôi đồng ý". Các hình thức này vẫn có giá trị pháp lý nhưng mức độ đảm bảo thấp hơn. Chúng thường được sử dụng cho các giao dịch B2C có giá trị không quá lớn hoặc các thỏa thuận nội bộ.

Việc lựa chọn hình thức ký phụ thuộc vào tính chất và mức độ quan trọng của giao dịch.

4.2 Hợp đồng điện tử có dùng làm bằng chứng trước Tòa án được không?

Trả lời: Có, nếu hợp đồng điện tử được ký đáp ứng các điều kiện về giá trị pháp lý.

Theo Điều 12 của Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử hợp lệ được xem là một nguồn chứng cứ và có giá trị pháp lý để chứng minh như hợp đồng giấy. Khi có tranh chấp, các bên có thể nộp hợp đồng điện tử (thường là file PDF có chứa thông tin về chữ ký điện tử) cho Tòa án.

Để được chấp nhận là bằng chứng hợp lệ, hợp đồng điện tử phải đảm bảo được tính toàn vẹn (nội dung không bị thay đổi kể từ khi được ký kết) và tính xác thực (có thể xác định được các bên đã ký là ai và thời gian ký).

4.3 Làm thế nào để lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử an toàn?

Trả lời: Cách tốt nhất là sử dụng các nền tảng, phần mềm hợp đồng điện tử chuyên dụng.

Việc chỉ lưu trữ file PDF trên máy tính cá nhân hoặc email tiềm ẩn nhiều rủi ro như mất dữ liệu, khó tìm kiếm, và không đảm bảo được tính toàn vẹn của hợp đồng. Một nền tảng chuyên nghiệp sẽ cung cấp:

• Bảo mật cao: Sử dụng các tiêu chuẩn mã hóa tiên tiến (ví dụ: AES-256) để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi truy cập trái phép.
• Lưu trữ tập trung: Tất cả hợp đồng được lưu trên một hệ thống duy nhất, dễ dàng tìm kiếm, phân loại và quản lý.
• Đảm bảo tính toàn vẹn: Hệ thống sẽ ghi lại dấu vết và ngăn chặn bất kỳ sự thay đổi nào đối với hợp đồng sau khi đã ký.
• Phân quyền truy cập: Cho phép bạn thiết lập ai có quyền xem, ký hoặc quản lý các loại hợp đồng khác nhau, đảm bảo thông tin chỉ được chia sẻ cho những người có thẩm quyền.

Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract là một giải pháp giúp quý khách thực hiện quy trình ký thông minh, lưu trữ hợp đồng điện tử an toàn và bảo mật trên hệ thống dữ liệu đám mây. Nếu quý khách có nhu cầu được tư vấn về phần mềm, xin vui lòng liên hệ hotline của iContract tại:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng