Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử ngày càng tăng. Tuy nhiên, hiện tại việc chỉ ký hợp đồng điện tử thôi là chưa đủ, doanh nghiệp cần quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng, từ khởi tạo, ký số, lưu trữ, theo dõi tiến độ đến thanh lý và phân tích dữ liệu. Theo đó, xu hướng quản lý vòng đời hợp đồng điện tử (Contract Lifecycle Management - CLM) trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp, đơn vị đặc biệt quan tâm. Dưới đây là những xu hướng quan trọng trong quản lý vòng đời hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần nắm bắt ngay trong năm 2025.

1. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) sâu rộng

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) đang cách mạng hóa quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng. Nhờ ứng dụng Al và ML người dùng có thể:

• Tối ưu hóa soạn thảo hợp đồng: AI giúp tự động đề xuất ngôn ngữ phù hợp, đảm bảo cấu trúc logic, chuẩn hóa thuật ngữ pháp lý và phát hiện lỗi, sự không nhất quán, giảm đáng kể thời gian và nâng cao độ chính xác. Ngoài ra, AI còn có thể tóm tắt các điểm chính và phân tích hợp đồng, phân tích lịch sử thương thảo và trích xuất dữ liệu quan trọng để phục vụ việc ra quyết định.
• Đánh giá và quản lý rủi ro: Học máy phân tích các điều khoản hợp đồng để xác định mức độ rủi ro, dự báo các tranh chấp tiềm ẩn, thời hạn bị bỏ lỡ hoặc vấn đề tuân thủ trước khi chúng phát sinh.

2. Phân tích dự đoán (Predictive Analytics)

Phân tích dự đoán là một lĩnh vực của khoa học dữ liệu và trí tuệ nhân tạo (AI) tập trung vào việc sử dụng dữ liệu hiện tại và quá khứ để dự đoán sự kiện tương lai. Theo đó, bằng các thuật toán thuật toán, mô hình thống kê, và phương pháp máy học để phân tích thông tin từ dữ liệu lớn, từ đó đưa ra các dự đoán về xu hướng, hành vi, hoặc sự kiện tiềm ẩn. Việc phân tích dự đoán sẽ giúp doanh nghiệp:

• Dự báo hiệu suất hợp đồng: Sử dụng dữ liệu quá khứ để dự đoán kết quả và xu hướng của hợp đồng trong tương lai.
• Quản lý chủ động: Cho phép doanh nghiệp dự đoán và xử lý các vấn đề tiềm ẩn như vi phạm hợp đồng, rủi ro tài chính hoặc cơ hội gia hạn.

3. Nâng cao bảo mật và tuân thủ pháp lý

Với sự gia tăng của hợp đồng điện tử, bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu. Xu hướng sử dụng chữ ký số, công chứng điện tử góp phần nâng cao bảo mật và tuân thủ yêu cầu pháp lý.

• Sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử: Chữ ký số an toàn theo quy định của pháp luật là yếu tố then chốt, đảm bảo tính toàn vẹn và không thể chối bỏ của hợp đồng điện tử.
• Công chứng điện tử trực tuyến: Từ ngày 01/7/2025, nhiều loại hợp đồng điện tử đã có thể được công chứng trực tuyến theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP. Công chứng trực tuyến là giải pháp tăng cường giá trị pháp lý và tính xác thực.
• Bảo mật dữ liệu: Các giải pháp CLM tiên tiến tập trung vào mã hóa cao cấp, kiểm soát truy cập nghiêm ngặt và theo dõi bảo vệ thông tin nhạy cảm chặt chẽ.

4. Tích hợp CLM với các hệ thống doanh nghiệp khác

Hiện nay, các nền tảng CLM không còn hoạt động đơn lẻ mà sẽ tích hợp chặt chẽ với các hệ thống cốt lõi khác của doanh nghiệp để tạo dòng chảy dữ liệu liền mạch. Việc quản lý vòng đời hợp đồng được thực hiện một cách khoa học, logic mang lại hiệu quả cao:

• Hệ thống kế toán và pháp lý: Đảm bảo tuân thủ, tự động hóa quy trình thanh toán và báo cáo.
• ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp): Đồng bộ hóa dữ liệu tài chính, vận hành và hợp đồng để quản lý tổng thể.
• CRM (quản lý quan hệ khách hàng): Tối ưu hóa luồng dữ liệu từ giai đoạn bán hàng đến quản lý hợp đồng.

5. Truy cập mọi lúc mọi nơi, làm việc linh hoạt

Xu hướng làm việc từ xa và làm việc kết hợp (hybrid work) thúc đẩy nhu cầu truy cập hợp đồng mọi lúc, mọi nơi:

• Ứng dụng linh hoạt, thuận tiện: Nền tảng CLM sẽ cung cấp ứng dụng cho phép người dùng xem xét, phê duyệt, ký kết và quản lý hợp đồng trên các thiết bị di động một cách an toàn và tiện lợi.
• Quy trình phê duyệt điện tử: Tự động hóa và số hóa các bước phê duyệt, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng tốc độ ký kết.

6. Hợp đồng điện tử thông minh dựa trên Blockchain

Công nghệ blockchain là công nghệ lưu trữ dữ liệu thành các khối được liên kết với nhau thông qua mật mã. Blockchain  giúp cải tiến quản lý hợp đồng với hợp đồng thông minh đang nhận được nhiều sự quan tâm.

• Minh bạch: Blockchain cung cấp hồ sơ giao dịch không thể thay đổi và có thể xác minh.
• Hợp đồng tự thực thi: Các điều khoản được mã hóa trực tiếp vào hợp đồng, tự động hóa việc thực thi khi đáp ứng các điều kiện.
• Thỏa thuận nhiều bên: Đảm bảo sự tin cậy và chính xác trong các giao dịch phức tạp liên quan đến nhiều bên liên quan.

7. Sử dụng No-code/Low-code trong thiết kế quy trình

No-code/Low-code là phương pháp phát triển phần mềm cho phép tạo ứng dụng mà không cần hoặc chỉ cần rất ít kiến thức lập trình chuyên sâu. No-code/Low-code khi đưa vào quản lý hợp đồng điện tử cho phép người dùng không chuyên về kỹ thuật (hoặc ít chuyên sâu) có thể tự thiết kế và tùy chỉnh các quy trình quản lý hợp đồng. Điều này mang đến nhiều lợi ích như:

• Tạo biểu mẫu và quy trình linh hoạt: Giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh quy trình quản lý hợp đồng theo nhu cầu đặc thù mà không cần sự can thiệp lớn từ đội ngũ IT.
• Triển khai nhanh chóng: Đẩy nhanh quá trình số hóa hợp đồng, giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm.

Có thể thấy, xu hướng CLM năm 2025 tập trung vào ba yếu tố chính: tự động hóa, tích hợp hệ thống và tối ưu trải nghiệm người dùng. Các phần mềm quản lý hợp đồng hiện nay không chỉ giúp soạn thảo và ký số hợp đồng nhanh chóng, mà còn có khả năng gửi thông báo tự động, cảnh báo các điều khoản sắp hết hiệu lực, đối chiếu dữ liệu kế toán và hỗ trợ phân tích rủi ro. Tất cả việc quản lý được vận hành trên nền tảng đám mây, dễ dàng truy cập từ xa, tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót.

Trong năm 2025, xu hướng quản lý vòng đời hợp đồng điện tử hiện đại, ứng dụng công nghệ cao có những bước nâng cấp mạnh mẽ. Nắm rõ các xu hướng này là bước đi tất yếu đối với doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trong môi trường số, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về hợp đồng điện tử, góp phần gia tăng hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí dài hạn. 

Thu Hương