Phần mềm quản lý hợp đồng có thực sự cần thiết với doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý hợp đồng được nhắc đến như một giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trong kỷ nguyên số. Bên cạnh tính năng giúp ký kết hợp đồng trên nền tảng internet mà không phải trực tiếp gặp mặt, phần mềm quản lý hợp đồng điện tử còn lại đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp và có thực sự cần thiết hay không?

1. Những điều cần biết về phần mềm quản lý hợp đồng

Để trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng, trước hết chúng ta cần tìm hiểu phần mềm quản lý hợp đồng là công cụ như thế nào?

Về khái niệm hợp đồng, theo Điều 385, Bộ luật Dân sự 2015: “Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự”.

Trong thực tế, hợp đồng thường gắn liền với một dự án, giao ước, thỏa thuận cụ thể cả về dân sự, kinh tế hay xã hội.

Như vậy, phần mềm quản lý hợp đồng sẽ là công cụ có khả năng hỗ trợ quản lý, lưu trữ hoặc thậm chí có thể bao gồm cả chức năng ký hợp đồng điện tử, rất hữu ích đối với bộ phận quản lý, hành chính nhân sự cũng như hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.

Do các loại hợp đồng của doanh nghiệp thay vì được lưu trữ thủ công theo phương thức truyền thống sẽ được áp dụng phương thức quản lý trên nền tảng số, giảm thiểu tối đa nguy cơ mất - cháy - hỏng hợp đồng. Qua đó, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc với độ chính xác cao, đem đến lợi ích cho các bên.

Doanh nghiệp được hưởng lợi khi sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng

2. Doanh nghiệp được hưởng lợi gì khi sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng?

Giữa thời đại công nghiệp 4.0, việc áp dụng các sản phẩm công nghệ không còn quá xa lạ với phần lớn các doanh nghiệp hiện nay. Nhưng trên thực tế, việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng có thực sự là giải pháp hiệu quả và cần thiết đối với các doanh nghiệp hay không? Những lợi ích cụ thể mà nó mang lại cho hoạt động kinh doanh cụ thể như thế nào?

2.1 Lợi ích đem lại cho doanh nghiệp

Xét một cách toàn diện, phương thức quản lý hợp đồng theo phương thức điện tử đem lại những thuận lợi nhất định cho doanh nghiệp và có thể nhận thấy rõ như:

Hỗ trợ tăng hiệu quả làm việc;
Áp dụng công nghệ hiện đại trong việc quản lý, tiết kiệm chi phí, tăng tính chuyên nghiệp, đem lại hiệu quả đầu tư cho doanh nghiệp;
Tiết kiệm thời gian cho các bên tham gia ký kết;
Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hợp đồng giấy;
Toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng được quản lý sát sao: từ khâu tạo lập, xét duyệt tới thực hiện, ký kết, tái gia hạn, kiểm toán cũng như thanh lý hợp đồng;
Trên phần mềm quản lý hợp đồng, các bên liên quan (đối tác với đối tác, quản lý với nhân viên) có thể dễ dàng tương tác, trao đổi các vấn đề liên quan đến hợp đồng.

Phần mềm quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp giải quyết cùng lúc nhiều vấn đề

2.2 Lợi ích về mặt nhân sự

Xét về lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng đối với nhân sự, có thể kể đến những ưu điểm nổi bật như sau:

Trước hết, bên cạnh lợi ích tiết kiệm nhiều thời gian, công sức hơn hẳn so với phương thức truyền thống, việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng còn đảm bảo quá trình thực hiện hợp đồng, theo dõi tiến độ công việc được thực hiện nhanh chóng theo đúng tiến độ.

Bộ phận nhân sự, kế toán, pháp chế có thể chủ động hơn trong công việc khi dễ dàng tạo lập, tra cứu, tìm kiếm, xử lý, xét duyệt hợp đồng nhanh chóng theo mẫu sẵn có trên phần mềm, đảm bảo quy chuẩn.

Bên cạnh đó, chức năng tự động tạo - nhắc nhiệm vụ cũng như các mốc thời gian quan trọng của mỗi hợp đồng (ngày tái ký, gia hạn, ngày kết thúc, hết hiệu lực,…) cũng vô cùng hữu ích với nhân sự phụ trách đầu việc này. Nhờ vậy, quy trình quản lý, thực thi hợp đồng được tiến hành nhanh chóng, mang đến hiệu quả cao.

i-Contract - giải pháp quản lý hợp đồng chuyên nghiệp trong kỷ nguyên số

3. Quản lý hợp đồng chuyên nghiệp với Hợp đồng điện tử i-Contract

Giải pháp số hóa toàn diện quy trình ký kết hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp iContract là phần mềm ký kết hợp đồng điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua môi trường internet không cần gặp mặt trực tiếp, đảm bảo pháp lý, đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số, bứt phá trong kỷ nguyên số.

iContract mang đến giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp:

Ký kết hợp đồng điện tử thông qua môi trường internet.
Tối ưu thời gian - Tiết kiệm chi phí.
Lưu trữ, tìm kiếm thuận lợi.
An toàn, bảo mật thông tin.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Nâng cao hình ảnh thương hiệu.
Hỗ trợ tăng trưởng doanh thu.
Đầy đủ quy trình từ khởi tạo - Trình phê duyệt - Ký số - Gửi khách hàng ký, theo dõi,…
Tự động gửi thông báo cho khách hàng qua Email, SMS
Hỗ trợ tạo hợp đồng với kho mẫu đa dạng sẵn có trên hệ thống.
Quản lý tài khoản truy cập, phân quyền người dùng theo từng cấp.
Hệ thống báo cáo chi tiết, trực quan và chính xác.
Phê duyệt, ký số nhiều trang hợp đồng trong cùng thời điểm.

Hệ thống hợp đồng điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái sơn xây dựng và phát triển giúp các doanh nghiệp tối ưu thực hiện:

Quản lý dưới dạng số hóa danh sách hợp đồng từ nhiều nguồn đối tác khác nhau.
Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
Quản lý tập trung danh sách hợp đồng từ nhiều chi nhánh, phòng ban của công ty hoặc cá nhân.
Cung cấp chức năng tạo hợp đồng, phê duyệt, ký số giữa 2 hoặc nhiều bên tham gia, gửi email đến các bên đối tác.

Đáng chú ý, iContract còn hỗ trợ đa ngôn ngữ phù hợp với các doanh nghiệp trong và ngoài nước, phù hợp với mọi doanh nghiệp cùng đa dạng loại hình hợp đồng, chứng từ điện tử sử dụng bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Có thể kể đến như:

Hợp đồng trao đổi/ mua bán, Hợp đồng thuê khoán, Hợp đồng cung cấp dịch vụ, Hợp đồng xây dựng, Hợp đồng đại lý, Hợp đồng thương mại, dịch vụ, Hợp đồng gia công, Hợp đồng vận tải hành khách, hàng hóa, Hợp đồng mượn / tặng cho tài sản, Hợp đồng thuê / vay tài sản, Đơn đặt hàng.

Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - đơn vị uy tín được đông đảo các doanh nghiệp hàng đầu tin tưởng, tín nhiệm, i-Contract là phần mềm quản lý hợp đồng đáng để lựa chọn với những ưu điểm: