Trong quá trình hợp tác kinh doanh, nhiều hợp đồng đến thời hạn nhưng các bên vẫn muốn tiếp tục thực hiện mà không cần ký lại toàn bộ hợp đồng mới. Khi đó, phụ lục gia hạn hợp đồng trở thành giải pháp hiệu quả, vừa tiết kiệm thời gian, vừa duy trì giá trị pháp lý của hợp đồng ban đầu. Tuy nhiên, để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm, quy định, mẫu soạn thảo cũng như những lưu ý quan trọng khi lập phụ lục này.

1. Khái niệm phụ lục gia hạn hợp đồng

Theo Điều 403, Bộ luật Dân sự 2015 quy định về phụ lục hợp đồng như sau:

Như vậy, phụ lục gia hạn hợp đồng được hiểu là văn bản kèm theo hợp đồng chính, có giá trị điều chỉnh hoặc bổ sung về thời hạn thực hiện hợp đồng có thể kèm theo các nội dung khác. Phụ lục hợp đồng được các bên ký kết nhằm kéo dài thời gian hiệu lực mà không làm thay đổi các điều khoản cơ bản khác.

Trong nhiều trường hợp, thay vì ký hợp đồng mới, các bên có thể lập phụ lục gia hạn để tiếp tục ràng buộc nghĩa vụ, quyền lợi đã thỏa thuận trước đó. Việc ký phụ lục hợp đồng giúp các bên tiết kiệm được thời gian công sức và tránh các thủ tục rườm rà khác.

2. Quy định pháp luật về phụ lục gia hạn hợp đồng

Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, phụ lục hợp đồng được coi là một bộ phận không tách rời của hợp đồng chính. Dưới đây là các quy định bắt buộc đối với phụ lục gia hạn hợp đồng doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Phụ lục hợp đồng có giá trị pháp lý như hợp đồng chính.
• Nội dung phụ lục không được trái với nội dung chủ yếu của hợp đồng gốc.
• Trường hợp phụ lục có quy định trái ngược với hợp đồng chính, sẽ áp dụng theo hợp đồng chính, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
• Việc gia hạn hợp đồng phải được lập thành văn bản, có chữ ký và/hoặc con dấu của các bên để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

Khi lập phụ lục gia hạn hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định được rõ các nội dung về thời gian gia hạn hợp đồng (từ ngày nào đến ngày nào), các quyền và nghĩa vụ các bên trong thời gian gia hạn. bên cạnh đó có thể thêm các thỏa thuận bổ sung khác (nếu có).

3. Nội dung chính và mẫu phụ lục hợp đồng gia hạn tham khảo

Phụ lục gia hạn hợp đồng được xem là giải pháp pháp lý cần thiết nhằm điều chỉnh thời gian thực hiện mà vẫn giữ nguyên giá trị các điều khoản chính. Nắm rõ nội dung chính của phụ lục hợp đồng giúp xây dựng phụ lục chặt chẽ, giảm rủi ro.

3.1 Nội dung chính của phụ lục gia hạn hợp đồng

Nội dung chính của phụ lục gia hạn hợp đồng thường bao gồm những phần quan trọng sau:

•  Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), người đại diện của các bên tham gia.
• Căn cứ pháp lý và hợp đồng gốc: Số, ngày ký và tên hợp đồng chính cần gia hạn và căn cứ các thỏa thuận, quy định pháp luật hiện hành
• Nội dung gia hạn: Gồm các nội dung về thời gian gia hạn cụ thể (từ ngày… đến ngày…); Quyền và nghĩa vụ của các bên trong thời gian gia hạn; Phạm vi điều chỉnh: chỉ gia hạn thời gian hay có bổ sung/điều chỉnh thêm điều khoản khác.
• Hiệu lực của phụ lục: Nêu rõ phụ lục là phần không tách rời của hợp đồng chính. Trường hợp có mâu thuẫn, áp dụng hợp đồng chính trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
• Điều khoản chung: Số lượng bản phụ lục, ngôn ngữ sử dụng; Cam kết của các bên về tính hợp pháp, tự nguyện khi ký kết.
• Chữ ký, đóng dấu (nếu có): Chữ ký, con dấu của các bên đại diện hợp pháp.

3.2. Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng tham khảo

Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng tham khảo là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong các tình huống cần kéo dài thời hạn hợp đồng. Mẫu này thường bao gồm đầy đủ các nội dung cơ bản như thông tin các bên, căn cứ hợp đồng gốc, thời gian gia hạn và cam kết của các bên liên quan. 

=> Tải mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng TẠI ĐÂY.

Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp, cá nhân có thể điều chỉnh mẫu linh hoạt, vừa tiết kiệm thời gian soạn thảo vừa đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp lưu ý rà soát lại các điều khoản kỹ lưỡng để phù hợp với thực tế giao dịch. Đây chính là cách giúp doanh nghiệp vừa chuẩn hóa hồ sơ hợp đồng, vừa đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình.

4. Rủi ro khi ký phụ lục gia hạn hợp đồng

Doanh nghiệp cần lưu ý các rủi ro sau:

• Không ghi rõ thời hạn: Khiến hợp đồng hết hiệu lực, ảnh hưởng quyền lợi các bên.
• Xung đột nội dung: Phụ lục quy định trái ngược hợp đồng chính dẫn đến tranh chấp.
• Thiếu chữ ký hoặc đóng dấu: Làm mất giá trị pháp lý của phụ lục.
• Gia hạn nhiều lần không kiểm soát: Có thể bị coi là thay đổi bản chất hợp đồng, dẫn tới rủi ro pháp lý khi tranh chấp.

Phụ lục gia hạn hợp đồng là công cụ pháp lý hữu ích, giúp các bên duy trì quan hệ hợp tác mà không cần ký lại hợp đồng mới. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp cần soạn thảo đúng quy định, ghi rõ thời gian gia hạn, tránh xung đột nội dung và luôn có chữ ký, con dấu xác nhận. Việc tham khảo ý kiến từ chuyên gia pháp lý hoặc luật sư sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đồng thời bảo vệ quyền lợi trong mọi tình huống phát sinh.

Thu Hương