Hợp đồng điện tử đã trở thành một công cụ thiết yếu, thay thế cho giấy tờ truyền thống trong các giao dịch thương mại. Bài viết này sẽ giải mã một cách toàn diện về hợp đồng điện tử có tích xanh, giúp quý khách hiểu đúng bản chất của loại hợp đồng này.

1. "Tích Xanh" trên hợp đồng điện tử

Tích xanh là một chứng thực kỹ thuật mang giá trị pháp lý cao, đại diện cho một sự bảo chứng hoàn toàn khác biệt.

1.1 Hợp đồng điện tử có tích xanh là gì?

"Tích xanh" chính là con dấu xác nhận rằng hợp đồng của bạn đã được hệ thống của cơ quan nhà nước ghi nhận thành công. Quá trình này giống như một dạng "công chứng điện tử" của nhà nước dành riêng cho các giao dịch hợp đồng điện tử.

Hiểu một cách đơn giản, Hợp đồng điện tử (HĐĐT) có tích xanh là một hợp đồng điện tử đã được các bên ký số hoàn tất và sau đó được gửi đến Trục phát triển Hợp đồng điện tử Quốc gia để xác thực và ghi nhận. Hệ thống này do Bộ Công Thương trực tiếp vận hành và quản lý.

Hợp đồng điện tử có tích xanh được cung cấp bởi các tổ chức chứng thực (CeCA), cấp phép bởi Bộ Công Thương.

1.2 Vai trò của hợp đồng điện tử có tích xanh

Khi một hợp đồng được gắn tích xanh, nó mang theo ba lớp ý nghĩa quan trọng, tạo nên một lá chắn pháp lý vững chắc:

• Xác thực bởi bên thứ ba tin cậy: Hợp đồng không còn chỉ được ghi nhận trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ (một bên tư nhân), mà đã được một bên thứ ba hoàn toàn độc lập và có thẩm quyền là Bộ Công Thương "chứng giám". Điều này loại bỏ mọi nghi ngờ về tính khách quan khi có tranh chấp xảy ra.
• Được gắn dấu thời gian (Timestamping): Trục Quốc gia sẽ đóng một "con dấu thời gian" kỹ thuật số lên hợp đồng. Dấu thời gian này xác định chính xác thời điểm hợp đồng được xác thực, là bằng chứng không thể thay đổi về thời gian giao dịch được hoàn tất, ngăn chặn mọi hành vi gian lận, sửa đổi ngày tháng ký kết.
• Đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ: Tích xanh đảm bảo rằng nội dung của hợp đồng là nguyên bản và không hề bị chỉnh sửa kể từ thời điểm được xác thực. Đồng thời, nó trở thành bằng chứng sắt đá chống lại việc một trong các bên phủ nhận trách nhiệm hoặc chối bỏ việc mình đã ký vào hợp đồng.

2. So sánh hợp đồng điện tử có tích xanh với hợp đồng điện tử thường

Để thấy rõ giá trị vượt trội, cách tốt nhất là so sánh trực tiếp HĐĐT có tích xanh và HĐĐT thường qua những tiêu chí pháp lý và kỹ thuật quan trọng nhất.

3. Quy trình tạo lập hợp đồng điện tử có tích xanh

Nhiều người có thể nghĩ rằng quy trình lấy "tích xanh" rất phức tạp và đòi hỏi làm việc trực tiếp với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, thực tế lại đơn giản hơn rất nhiều. Doanh nghiệp sẽ thực hiện toàn bộ quy trình thông qua nền tảng của các Nhà cung cấp dịch vụ đã được chứng thực.

Về cơ bản, quy trình chỉ gồm 3 bước chính:

Bước 1: Lựa chọn Nhà cung cấp được chứng thực (CeCA)

Đây là bước quan trọng nhất và là điều kiện tiên quyết. Bạn không thể có được hợp đồng tích xanh nếu sử dụng dịch vụ từ một nhà cung cấp chưa được cấp phép.

CeCA (Certified e-Contract Authority) là thuật ngữ chỉ các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử đã được Bộ Công Thương thẩm định và cấp phép kết nối kỹ thuật với Trục phát triển Hợp đồng điện tử Quốc gia.

Danh sách các nhà cung cấp CeCA được công bố chính thức trên Cổng thông tin của Bộ Công Thương hoặc Trục Phát triển Hợp đồng điện tử Quốc gia.

Bước 2: Soạn thảo và ký số hợp đồng

Quy trình ở bước này gần như tương tự với việc sử dụng hợp đồng điện tử thông thường.

• Tải và soạn thảo: Bạn tải file hợp đồng (Word, PDF...) lên nền tảng của nhà cung cấp CeCA.
• Thiết lập luồng ký: Mời các bên liên quan (đối tác, khách hàng, nhân viên...) tham gia ký kết qua email hoặc số điện thoại.
• Ký số: Các bên sử dụng chữ ký số của mình (dưới dạng USB Token, HSM, hoặc ký từ xa - Remote Signing) để ký trực tiếp trên tài liệu.

Bước 3: Gửi xác thực và nhận "Tích Xanh"

Sau khi chữ ký cuối cùng được hoàn tất, hệ thống của nhà cung cấp sẽ tự động gửi dữ liệu đã mã hóa của hợp đồng đến Trục Quốc gia.

Trục PT HĐĐT Quốc gia tiếp nhận, xác thực thông tin, đóng dấu thời gian (timestamp) và trả về một dấu xác thực điện tử – chính là "tích xanh".

Hợp đồng cuối cùng sẽ được gắn tích xanh và một mã tra cứu riêng biệt. Tất cả các bên tham gia đều có thể sử dụng mã này để kiểm tra hiệu lực của hợp đồng trên cổng thông tin của Chính phủ.

4. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến nhất liên quan đến hợp đồng điện tử có tích xanh mà các doanh nghiệp thường quan tâm.

4.1 Hợp đồng điện tử có tích xanh có bắt buộc không?

Không. Tính đến thời điểm hiện tại (năm 2025), việc sử dụng HĐĐT có tích xanh chưa phải là quy định bắt buộc cho tất cả các loại giao dịch.

Tuy nhiên, nó được khuyến khích mạnh mẽ, đặc biệt đối với các hợp đồng có giá trị lớn, tính chất phức tạp, hoặc khi các bên muốn có một cơ sở pháp lý vững chắc và không thể chối cãi để phòng ngừa rủi ro tranh chấp hợp đồng.

4.2 Chi phí cho hợp đồng có tích xanh có đắt hơn không?

Có, nhưng không đáng kể. Thông thường, nhà cung cấp CeCA sẽ thu một khoản phí nhỏ cho mỗi lần xác thực hợp đồng qua Trục Quốc gia. Mức phí này hoàn toàn xứng đáng so với sự an toàn pháp lý tuyệt đối mà nó mang lại. Hãy xem nó như một khoản đầu tư cho sự bảo hiểm, tương tự phí công chứng cho tài liệu giấy nhưng tiện lợi và an toàn hơn nhiều.

4.3 Làm sao để kiểm tra một hợp đồng có tích xanh thật hay giả?

Rất đơn giản. Mỗi hợp đồng sau khi được xác thực thành công sẽ có một mã tra cứu (lookup code) duy nhất. Bạn chỉ cần:

• Truy cập Cổng tra cứu Hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương.
• Nhập mã tra cứu được cung cấp trên hợp đồng vào ô tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ ngay lập tức trả về thông tin xác thực của hợp đồng nếu mã đó hợp lệ. 

Trên đây là toàn bộ nội dung cơ bản mà quý khách cần nắm được về hợp đồng điện tử có tích xanh. Đây là một hình thức bảo mật bổ sung, không bắt buộc nhưng có ý nghĩa quan trọng trong việc xác minh tính hợp pháp, toàn vẹn của hợp đồng điện tử.

Nếu quý khách đang có nhu cầu tìm kiếm giải pháp ký hợp đồng điện tử từ xa tiện lợi và thông minh, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về phần mềm hợp đồng điện tử iContract theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng