Ngày 24/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng lao động điện tử như một bước phát triển quan trọng trong chiến lược cho chuyển đổi số quốc gia và quản trị quan hệ lao động hiện đại. Trong đó, điểm mới đáng chú ý là việc gắn mã định danh kiểm soát đối với toàn bộ hợp đồng lao động điện tử áp dụng từ ngày 1/7/2026 và công nhận giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.

1. Giá trị pháp lý và điều kiện để giao kết hợp đồng lao động điện tử

Cùng với Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã tiếp tục hoàn thiện và chuẩn hóa khung pháp lý, tạo nền tảng đồng bộ cho việc triển khai và quản lý hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử trong thực tiễn. 

Cụ thể, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã chuẩn hóa định nghĩa về hợp đồng lao động điện tử: “Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.” theo đó, khẳng định giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử tương đương hợp đồng giấy.

Tuy nhiên, để thực hiện giao kết HĐLĐ điện tử hợp pháp thì người sử dụng lao động và người lao động cần phải đáp ứng các điều kiện nhất định. Trong đó, điều kiện chung là phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Bắt buộc: Gắn mã định danh kiểm soát (mã ID) từ 1/7/2026

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, mọi hợp đồng lao động điện tử khi hoàn tất ký kết đều phải được chuyển về Nền tảng Hợp đồng Lao động Điện tử để gắn mã định danh hợp đồng lao động điện tử (mã ID) theo quy định của Bộ Nội vụ, áp dụng từ ngày 1/7/2026.

Mã ID này là dãy số duy nhất được Nền tảng Hợp đồng Lao động Điện tử  cấp cho mỗi HĐLĐ điện tử, các HĐLĐ được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy. Từ đó, cho phép tra cứu, kiểm tra và quản lý tập trung đối với dữ liệu HĐLĐ trên toàn quốc.

Việc gắn mã định danh kiểm soát giúp tăng tính minh bạch và bảo mật dữ liệu, chống giả mạo, chống chỉnh sửa sau ký, đồng thời chuẩn hóa thông tin lao động trong hệ thống quản lý quốc gia. Bên cạnh đó, hỗ trợ doanh nghiệp, đơn vị chức năng dễ dàng quản lý người lao động là nguồn thông tin hữu ích để khai thác phục vụ cho quy hoạch lao động và chính sách an sinh phục vụ cộng đồng khác. 

3. Quy trình giao kết và các điều kiện kỹ thuật đối với hợp đồng lao động điện tử

Để đảm bảo HĐLĐ điện tử đạt hiệu lực pháp lý, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định hợp đồng phải:

• Xác thực danh tính đầy đủ các bên giao kết (người lao động và người sử dụng lao động) theo quy định về định danh điện tử.
• Có chữ ký số hợp pháp và dấu thời gian gắn kèm chữ ký.
• Chứng thực thông điệp dữ liệu do nhà cung cấp dịch vụ eContract (eContract là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử) cung cấp.
• Được chuyển về Nền tảng Hợp đồng Lao động Điện tử trong vòng 24 giờ kể từ khi các bên ký kết hoàn tất.

HĐLĐ điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào HĐLĐ điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Riêng đối với các hợp đồng lao động giấy được chuyển đổi thành hợp đồng điện tử, các điều kiện về quy trình giao kết, điều kiện kỹ thuật cũng phải được đáp ứng để đảm bảo hợp đồng điện tử sau khi chuyển đổi có giá trị pháp lý như bản gốc. Ngược lại, hợp đồng điện tử có thể được xuất ra bản giấy khi đáp ứng đủ điều kiện theo luật giao dịch điện tử. 

4. Lộ trình triển khai gắn mã định danh kiểm soát 

Mặc dù Nghị định  337/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ 01/01/2026, tuy nhiên lộ trình triển khai thực hiện toàn diện gắn mã định danh cho HĐLĐ điện tử sẽ bắt đầu từ ngày 01/07/2026. Mặt khác, yêu cầu nền tảng Hợp đồng Lao động Điện tử quốc gia phải được đưa vào vận hành chính thức trước ngày này, đảm bảo sẵn sàng về công nghệ, an ninh dữ liệu và kết nối liên ngành đảm bảo cho việc gắn mã thông suốt. 

Việc nâng cấp hợp đồng lao động điện tử gắn mã định danh kiểm soát từ ngày 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP đánh dấu bước chuyển quan trọng trong công tác quản lý quan hệ lao động theo hướng số hóa, minh bạch và đồng bộ trên phạm vi toàn quốc. Quy định mới cũng đặt ra yêu cầu cấp thiết để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị về hạ tầng công nghệ, quy trình ký kết, phổ cập quy định. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc sớm thích ứng với mô hình hợp đồng lao động điện tử có kiểm soát bằng mã định danh sẽ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giảm rủi ro pháp lý. 

Thu Hương