Hợp đồng kinh tế là thoả thuận giữa các cá nhân, tổ chức về quyền và nghĩa vụ trong hoạt động kinh doanh. Nhiều người thắc mắc, với văn bản có giá trị quan trọng như vậy thì có cần công chứng không? Để trả lời cho câu hỏi trên, mời quý khách tham khảo một số thông tin do iContract tổng hợp tại bài viết này.

1. Công chứng hợp đồng là gì?

Công chứng hợp đồng là một thủ tục pháp lý do công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng (như Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng) thực hiện, nhằm chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của một giao dịch, hợp đồng bằng văn bản (Khoản 1, Điều 2, Luật Công chứng 2014).

Trong quá trình này, công chứng viên không chỉ đơn thuần chứng kiến việc ký kết. Họ có trách nhiệm kiểm tra, xác minh năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự của các bên tham gia, đảm bảo họ hoàn toàn tự nguyện khi giao kết. Công chứng viên phải rà soát toàn bộ nội dung của hợp đồng để chắc chắn rằng các điều khoản không vi phạm điều cấm của pháp luật và không trái đạo đức xã hội.

Về bản chất, đây là việc Nhà nước, thông qua công chứng viên, xác nhận và bảo đảm cho giá trị của thỏa thuận giữa các bên. Việc công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật bắt buộc phải công chứng hoặc khi cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.

Sau khi được công chứng, hợp đồng sẽ trở thành một văn bản công chứng, có giá trị chứng cứ vững chắc. Điều này có nghĩa là khi có tranh chấp, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng đã được công chứng sẽ không cần phải chứng minh lại trước Tòa án, trừ khi bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. Do đó, công chứng hợp đồng là một cơ chế quan trọng giúp phòng ngừa rủi ro, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, đồng thời tăng cường sự minh bạch và an toàn cho các giao dịch dân sự, kinh tế.

2. Trường hợp cần công chứng hợp đồng kinh tế

Theo quy định tại Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015:

“Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.”

Hợp đồng kinh tế được sử dụng để chỉ sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên có tư cách pháp nhân hoặc chủ thể kinh doanh về việc thực hiện các hoạt động sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoặc các thỏa thuận khác có mục đích sinh lợi.

Pháp luật không quy định loại hợp đồng kinh tế nào phải công chứng mà việc công chứng hợp đồng kinh tế sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Dưới đây là các trường hợp doanh nghiệp nên cân nhắc công chứng hợp đồng kinh tế:

• Hợp đồng có giá trị lớn: Chi phí công chứng là không đáng kể so với rủi ro mất mát nếu có tranh chấp xảy ra với những hợp đồng này.
• Hợp đồng với đối tác mới hoặc chưa có độ tin cậy cao: Khi hợp tác lần đầu hoặc với một đối tác mà bạn chưa hiểu rõ, việc công chứng giúp xác thực danh tính, tư cách pháp lý và thẩm quyền của người ký kết.
• Hợp đồng có nội dung phức tạp, dễ gây tranh cãi: Với các hợp đồng có nhiều điều khoản kỹ thuật, phức tạp hoặc có thể được diễn giải theo nhiều cách khác nhau, công chứng viên sẽ giúp rà soát, đảm bảo nội dung phù hợp với quy định pháp luật và giảm thiểu khả năng tranh chấp do hiểu sai hợp đồng.
• Hợp đồng góp vốn bằng tài sản hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ: Mặc dù không phải tất cả các trường hợp này đều bắt buộc công chứng, nhưng vì đây là những tài sản quan trọng, việc công chứng sẽ giúp ghi nhận rõ ràng sự chuyển giao quyền sở hữu, tránh các tranh chấp về sau liên quan đến quyền sở hữu hoặc giá trị tài sản.
• Hợp đồng có thời hạn dài: Đối với các thỏa thuận kéo dài nhiều năm, việc công chứng tạo ra một bằng chứng pháp lý bền vững qua thời gian. Nó không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về nhân sự quản lý hay cơ cấu của các bên, đảm bảo thỏa thuận ban đầu luôn được tôn trọng.
• Hợp đồng ngôn ngữ nước ngoài, dịch thuật công chứng: Một số hợp đồng kinh tế được lập bằng ngôn ngữ nước ngoài, hoặc ngôn ngữ nước sở tại, các bên có nhu cầu dịch thuật sang ngôn ngữ khác. Để bản dịch được công nhận giá trị, nó phải được công chứng dịch thuật bởi các tổ chức có thẩm quyền.

Tóm lại, công chứng hợp đồng kinh tế không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một công cụ quản trị rủi ro hiệu quả, giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ mình trong các giao dịch quan trọng.

3. Quy trình công chứng hợp đồng kinh tế

Các bên mang hồ sơ đã chuẩn bị đến một tổ chức hành nghề công chứng để nộp. Bạn có thể lựa chọn:

• Phòng Công chứng: Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp.
• Văn phòng Công chứng: Do công chứng viên thành lập.

Các bước công chứng hợp đồng kinh tế như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Các bên cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Hồ sơ cơ bản thường bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng: Theo mẫu của tổ chức hành nghề công chứng.
• Dự thảo hợp đồng: Nội dung hợp đồng mà các bên đã thống nhất.
• Giấy tờ pháp lý của các bên:

• Đối với doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/doanh nghiệp, CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
• Đối với cá nhân: CCCD/CMND/Hộ chiếu.

• Giấy tờ chứng minh thẩm quyền (nếu có): Văn bản ủy quyền hoặc giấy giới thiệu nếu người ký không phải là người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Công chứng viên sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Họ sẽ rà soát nội dung dự thảo hợp đồng để đảm bảo không vi phạm điều cấm của pháp luật và không trái đạo đức xã hội. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chứng viên sẽ giải thích cho các bên về quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc giao kết hợp đồng.

Bước 3: Ký kết hợp đồng

Các bên sẽ đọc lại hợp đồng lần cuối trước mặt công chứng viên. Nếu đồng ý với toàn bộ nội dung, các bên sẽ ký và ghi rõ họ tên vào từng trang của hợp đồng. Sau đó, công chứng viên sẽ ghi lời chứng và ký tên, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 4: Nộp phí và nhận hợp đồng

Các bên nộp phí công chứng và thù lao công chứng (nếu có) theo quy định. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận lại các bản hợp đồng đã được công chứng hợp lệ. Kể từ thời điểm này, hợp đồng chính thức có hiệu lực công chứng.

Trên đây là bài viết thông tin giúp quý khách trả lời thắc mắc “hợp đồng kinh tế có cần công chứng không?”. Việc công chứng hợp đồng kinh tế không bị bắt buộc, tuy nhiên các bên tham gia nên cân nhắc công chứng nếu hợp đồng có tính chất quan trọng, phức tạp để hạn chế việc xảy ra tranh chấp về sau.

Cảm ơn quý khách đã theo dõi bài viết của iContract. Nếu quý khách có nhu cầu đăng ký sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử, xin vui lòng liên hệ iContract để được tư vấn theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng