Hợp đồng kinh tế là chứng từ quan trọng trong kinh doanh. Do đó, việc lưu trữ và bảo quản hợp đồng kinh tế trong doanh nghiệp cần đáp ứng các quy định về thời hạn. Vậy thời hạn lưu trữ hợp đồng kinh tế là bao lâu? Icontract sẽ giải đáp giúp quý khách trong bài viết dưới đây.

1. Hợp đồng kinh tế là loại chứng từ như thế nào?

Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên (cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp) về việc thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hợp tác đầu tư. 

Trong hợp đồng kinh tế, các bên cam kết về quyền và nghĩa vụ của mình, cũng như các điều khoản cụ thể như giá cả, phương thức thanh toán, thời gian thực hiện, xử lý vi phạm và giải quyết tranh chấp. 

Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho các bên, góp phần thúc đẩy sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Do đó, việc bảo quản và lưu trữ hợp đồng kinh tế có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo giá trị pháp lý cho các thoả thuận, đồng thời làm căn cứ khi các cơ quan chức năng có yêu cầu xem xét, điều tra.

2. Thời hạn lưu trữ hợp đồng kinh tế là bao lâu?

Hợp đồng kinh tế ký với khách hàng, đối tác luôn chứa những thông tin, điều khoản quan trọng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Vì vậy, việc lưu trữ hợp đồng cần hết sức cẩn trọng và đúng quy định.

• Các hợp đồng có giá trị pháp lý quan trọng, là căn cứ để giải quyết tranh chấp hoặc có ý nghĩa lịch sử với doanh nghiệp nên được lưu trữ vĩnh viễn.
• Hợp đồng có thời hạn trên 10 năm phải được lưu giữ ít nhất 10 năm kể từ ngày thanh lý hoặc hết hạn hợp đồng. Ví dụ: Hợp đồng cho thuê văn phòng từ 2015-2030 thì cần lưu đến 2040.
• Hợp đồng có thời hạn dưới 10 năm phải lưu tối thiểu 5 năm, tính từ thời điểm chấm dứt hợp đồng. Ví dụ: Hợp đồng cung ứng nguyên liệu từ 2021-2023 thì lưu đến 2028. 

3. Lưu trữ hợp đồng kinh tế không đúng quy định bị phạt như thế nào?

Hợp đồng kinh tế được xác định là một loại chứng từ và được lưu trữ theo quy định về tài liệu kế toán.

Trường hợp doanh nghiệp vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, việc xử phạt sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, cụ thể:

➧ Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

• Chậm đưa các loại tài liệu kế toán vào lưu trữ từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
• Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

➧ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi có một trong các hành vi vi phạm hợp đồng như sau:

• Lưu trữ các loại tài liệu kế toán không đúng và đủ theo quy định;
• Không đảm bảo sự an toàn của tài liệu kế toán trong quá trình bảo quản, để hư hỏng, mất tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
• Sử dụng các loại tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ sai quy định;
• Không tiến hành tổ chức kiểm kê, phân loại và phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

➧ Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với các hành vi vi phạm như:

• Hủy bỏ các loại tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, tuy nhiên chưa đến mức độ truy cứu trách nhiệm hình sự;
• Không thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán của công ty theo đúng quy định, cụ thể:

+) Không thực hiện thành lập hội đồng tiêu hủy;

+) Không thực hiện chuẩn phương pháp tiêu hủy;

+) Không lập biên bản tiêu hủy.

Trên đây là những nội dung, quy định mà quý khách cần nắm được về thời hạn lưu trữ hợp đồng kinh tế là bao lâu. Tuỳ vào thời hạn và tầm quan trọng, hợp đồng kinh tế có thể cần được lưu trữ trong 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn. Việc các cá nhân và tổ chức vi phạm về quy định lưu trữ đối với hợp đồng kinh tế sẽ phải đối mặt với các hình phạt do pháp luật đề ra.

Để đảm bảo lưu trữ hợp đồng kinh tế đúng quy định và an toàn, quý khách có thể tham khảo hệ thống phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract. Phần mềm iContract cung cấp quy trình ký hợp đồng thông minh, đồng thời lưu trữ hợp đồng đã ký trên hệ thống dữ liệu đám mây, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn.

Nếu quý khách có nhu cầu tham khảo hoặc được tư vấn thêm về phần mềm hợp đồng điện tử iContract, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng