Mỗi hợp đồng lao động điện tử đều được quản lý hiệu quả thông qua mã định danh hợp đồng lao động điện tử (mã ID). Theo đó, giúp chuẩn hóa dữ liệu, đảm bảo tính pháp lý, tính toàn vẹn của hợp đồng và hỗ trợ công tác thanh tra, quản lý của nhà nước cũng như tính minh bạch giữa doanh nghiệp và người lao động. Việc nắm rõ cấu trúc và nguyên tắc cấp mã không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn chủ động hơn trong việc tuân thủ các quy định khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử. 

1. Mã định danh hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 5, Điều 3, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định mã định danh hợp đồng lao động (HĐLĐ) điện tử như sau:

Như vậy, có thể hiểu mã định danh hợp đồng lao động điện tử là một dãy ký tự duy nhất được cấp bởi Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho mỗi bản HĐLĐ được lập và ký kết dưới dạng điện tử.

Mã này đóng vai trò như một "số căn cước" riêng biệt của hợp đồng, giúp:

• Phân biệt chính xác hợp đồng này với hàng triệu hợp đồng khác trên hệ thống.
• Hỗ trợ cơ quan nhà nước dễ dàng thanh tra, kiểm tra và quản lý thị trường lao động số.
• Giúp doanh nghiệp và người lao động tra cứu, xác thực tính pháp lý của hợp đồng một cách nhanh chóng, tránh tình trạng làm giả văn bản.

2. Cấu trúc của mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Ngày 15/5/2026, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, tại Điều 5 của Thông tư này quy định cấu trúc của mã định danh HĐLĐ điện tử, cụ thể như sau:

Cấu trúc của ID do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số, trong đó:

(1) Ký tự chữ là A hoặc B hoặc C, trong đó: 

• Chữ cái A là ký tự gán cho HĐLĐ điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua các eContract (bảo đảm điều kiện, phương thức thực hiện giao kết quy định tại Điều 6, Nghị định số 337/2025/NĐ-CP); 
• Chữ cái B là ký tự gán cho HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy; 
• Chữ cái C là ký tự gán cho HĐLĐ điện tử được giao kết trước ngày 01/7/ 2026.

(2) 12 ký tự số được cấu thành như sau: 

• 02 ký tự số đầu tiên là 02 số cuối của năm HĐLĐ điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID; 
• 10 ký tự số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.

Ví dụ:

A-260123456789: Mã của một HĐLĐ điện tử giao kết hợp lệ từ ngày 15/8/2026 (ký tự A), được cấp mã trong năm 2026 (26) kèm theo dãy số hệ thống tự động sinh ra là 0123456789. 

B269876543210: Mã của HĐLĐ được chuyển đổi từ bản giấy sang định dạng điện tử (ký tự B), được cấp mã trong năm 2026 (26) kèm theo dãy số hệ thống tự động sinh ra là 9876543210.

3. Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử và quy trình cấp mã

Quy trình cấp mã định danh không thể diễn ra tùy tiện mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pháp lý và kỹ thuật nhằm đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. 

3.1. Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng điện tử

Theo Điều 4, Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định 4 nguyên tắc cấp mã cho HĐLĐ điện tử, cụ thể:

• Nguyên tắc 1: Mỗi HĐLĐ điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.
• Nguyên tắc 2: ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp HĐLĐ điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.
• Nguyên tắc 3: Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về HĐLĐ điện tử. Việc cấp ID đối với HĐLĐ điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao đã được các bên giao kết.
• Nguyên tắc 4: ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

3.2. Quy trình cấp mã hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 6, Thông tư 08/2026/TT-BNV gồm các bước chính sau:

Bước 1: Gửi hợp đồng lao động điện tử

• Nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử (eContract) gửi hợp đồng kèm theo các dữ liệu theo quy định tương ứng (hợp đồng giao kết mới, chuyển đổi từ văn bản giấy, hoặc hợp đồng giao kết trước ngày 01/07/2026 đã được rà soát, bổ sung chữ ký số, con dấu) lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra

• Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận, kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng (việc cấp mã được thực hiện tự động).
• Thông tin được kiểm tra bao gồm: thông tin xác thực định danh của người lao động, người sử dụng lao động; dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract. 

Bước 3: Trả kết quả và đồng bộ mã ID

• Trường hợp hợp đồng hợp lệ: Nền tảng cấp mã ID duy nhất (gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số) và gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để lưu trữ, quản lý.
• Trường hợp hợp đồng không hợp lệ:Nền tảng hợp đồng lao động điện tử không cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử và tự động gửi thông báo lý do không cấp ID về hệ thống của Nhà cung cấp eContract.

4. Lợi ích thiết thực của mã hợp đồng lao động điện tử đối với doanh nghiệp và người lao động

Việc áp dụng chuẩn hóa cấu trúc và nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều giá trị vượt trội:

• Đối với doanh nghiệp: Mã HĐLĐ điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thao tác quản lý, tìm kiếm hợp đồng. Bên cạnh đó, tự động hóa quy trình quản trị nhân sự, dễ dàng tích hợp với hệ thống phần mềm kế toán, bảo hiểm xã hội, thuế và nâng cao uy tín pháp lý trong mắt đối tác, người lao động.
• Đối với người lao động: Khi có mã HĐLĐ điện tử hợp đồng được bảo chứng về mặt pháp lý, dễ dàng sử dụng làm minh chứng khi giải quyết các chế độ chính sách, tranh chấp lao động. 

Mã hợp đồng lao động điện tử không chỉ là một dãy ký tự kỹ thuật thuần túy, mà còn là nền tảng cốt lõi giúp chuẩn hóa hệ sinh thái lao động số tại Việt Nam. Việc hiểu rõ cấu trúc và nguyên tắc cấp mã sẽ giúp các doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả vận hành trong kỷ nguyên số.

Thu Hương