Ngành dịch vụ làm đẹp (Spa, Thẩm mỹ viện) thường xảy ra các tranh chấp pháp lý liên quan đến hợp đồng lao động spa – đặc biệt là vấn đề bồi hoàn chi phí đào tạo và bảo mật dữ liệu khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các điều khoản đặc thù để hạn chế tranh chấp và cung cấp mẫu hợp đồng chuẩn dành cho nhân sự ngành Spa cập nhật năm 2025.

1. Hình thức và loại hợp đồng lao động áp dụng cho ngành Spa

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính khi cơ quan chức năng kiểm tra, chủ doanh nghiệp Spa cần nắm vững quy định về hình thức và phân loại hợp đồng theo Bộ luật Lao động 2019.

1.1 Hình thức hợp đồng lao động

Căn cứ theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động (HĐLĐ) trong ngành Spa có thể được giao kết dưới hai hình thức chính:

• Hợp đồng bằng văn bản: Đây là hình thức bắt buộc đối với các công việc có thời hạn từ 01 tháng trở lên. Với tính chất công việc của kỹ thuật viên Spa, lễ tân hay tư vấn viên đều mang tính chất thường xuyên, việc ký kết bằng văn bản là yêu cầu tiên quyết để thiết lập quan hệ lao động hợp pháp.
• Hợp đồng lao động điện tử (Xu hướng chuyển đổi số): Pháp luật hiện hành công nhận: "Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản".
  Lợi ích đối với Spa: Với đặc thù nhân sự ngành làm đẹp thường xuyên biến động và làm việc theo ca kíp, việc ứng dụng hợp đồng điện tử (ký kết qua Smartphone, xác thực bằng OTP hoặc Chữ ký số) giúp chủ Spa tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và dễ dàng quản lý hồ sơ nhân sự trên hệ thống phần mềm, tránh thất lạc hợp đồng.

Lưu ý: Hình thức giao kết bằng lời nói chỉ được áp dụng cho hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng (thường ít áp dụng trong ngành Spa chuyên nghiệp, trừ các trường hợp thuê nhân sự thời vụ dọn dẹp ngắn hạn).

1.2 Các loại hợp đồng lao động

Trước năm 2021, pháp luật có quy định về "Hợp đồng mùa vụ". Tuy nhiên, theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hiện nay chỉ còn duy nhất 02 loại hợp đồng lao động mà các chủ Spa cần lưu ý:

a. Hợp đồng lao động xác định thời hạn

• Định nghĩa: Là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định rõ thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoảng thời gian không quá 36 tháng.
• Ứng dụng trong Spa: Thường áp dụng cho nhân viên mới, kỹ thuật viên sau thời gian học nghề/thử việc. Thời hạn phổ biến là 12 tháng hoặc 24 tháng.
• Quy tắc "bất quá tam": Khi hợp đồng này hết hạn, nếu nhân viên vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng mới trong vòng 30 ngày. Hai bên chỉ được ký tối đa 02 lần hợp đồng xác định thời hạn. Sau đó, nếu nhân viên vẫn tiếp tục làm việc thì bắt buộc phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn.

b. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn

• Định nghĩa: Là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
• Ứng dụng trong Spa: Thường áp dụng cho nhóm nhân sự quản lý (Spa Manager), nhân sự cốt cán hoặc các kỹ thuật viên đã gắn bó lâu năm (sau khi đã ký hết 02 lần hợp đồng xác định thời hạn).
• Đặc điểm: Loại hợp đồng này tạo sự ổn định cao về nhân sự, nhưng cũng yêu cầu quy trình sa thải/chấm dứt hợp đồng khắt khe hơn từ phía người sử dụng lao động.

1.3 Phân biệt với Hợp đồng khoán việc/Cộng tác viên (CTV)

Trong thực tế vận hành, nhiều Spa thường ký "Hợp đồng cộng tác viên" hoặc "Hợp đồng khoán việc" với các Bác sĩ da liễu (đến thăm khám theo giờ) hoặc Kỹ thuật viên part-time để tránh đóng Bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên, chủ Spa cần đặc biệt lưu ý: Nếu quan hệ làm việc có đầy đủ các yếu tố: được trả lương, chịu sự quản lý/điều hành/giám sát của chủ Spa, thì dù tên gọi là "Hợp đồng CTV", pháp luật vẫn coi đó là quan hệ lao động và truy thu BHXH nếu bị thanh tra. Do đó, việc hiểu đúng và ký đúng loại hợp đồng lao động spa là yếu tố sống còn để đảm bảo an toàn pháp lý về Thuế và Bảo hiểm.

2. Nội dung trong hợp đồng lao động Spa

Căn cứ theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, một hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoàn chỉnh bắt buộc phải có các nội dung chủ yếu sau đây. Đối với đặc thù ngành Spa, các điều khoản này cần được cụ thể hóa để phù hợp với mô hình vận hành thực tế.

2.1 Thông tin của người sử dụng lao động và người lao động

• Phía Spa: Cần ghi rõ tên doanh nghiệp (hoặc Hộ kinh doanh), địa chỉ đăng ký kinh doanh, họ tên và chức danh của người đại diện theo pháp luật.
• Phía Nhân sự: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân (CCCD).
  • Lưu ý: Đảm bảo thông tin khớp với hồ sơ gốc để phục vụ việc đăng ký Mã số thuế và Báo tăng BHXH sau này.

2.2 Công việc và địa điểm làm việc

Công việc: Mô tả chi tiết chức danh (Ví dụ: Kỹ thuật viên chăm sóc da, Lễ tân, Tư vấn viên...). Ngoài ra, người sử dụng lao động nên ghi thêm câu "Và các công việc khác theo sự phân công hợp lý của quản lý" để linh hoạt trong vận hành.

Địa điểm làm việc: Với các chuỗi Spa có nhiều chi nhánh, cần quy định rõ địa điểm làm việc chính hoặc điều khoản "Người lao động đồng ý làm việc tại các chi nhánh khác thuộc hệ thống theo sự điều động của công ty" để tránh tranh chấp khi luân chuyển nhân sự.

2.3 Mức lương, hình thức trả lương và chế độ phụ cấp (Quan trọng)

Đây là phần phức tạp nhất trong HĐLĐ Spa. Cấu trúc thu nhập của nhân viên Spa thường bao gồm: Lương cứng + Phụ cấp + Hoa hồng (Commission) + Tiền Tip.

Để tối ưu chi phí BHXH mà vẫn tuân thủ pháp luật, hợp đồng cần phân tách rõ ràng:

a. Mức lương (Lương chính/Lương căn bản)

Đây là con số cố định được ghi trong hợp đồng và là căn cứ chính để đóng BHXH.

• Mức lương này không được thấp hơn Mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định (Ví dụ: Vùng I là 4.960.000 VNĐ/tháng - số liệu 2024).
• Đối với Kỹ thuật viên Spa đã qua đào tạo nghề, mức lương thường phải cao hơn ít nhất 7% so với mức tối thiểu vùng (tùy theo quy chế từng vùng và thỏa ước lao động).

b. Các khoản phụ cấp và bổ sung khác

Phụ cấp lương: Các khoản bù đắp yếu tố điều kiện lao động, sinh hoạt (Xăng xe, điện thoại, ăn trưa...). Cần lưu ý các khoản phụ cấp cố định sẽ phải tính đóng BHXH, các khoản phụ cấp không xác định được trước thì không phải đóng.

Hoa hồng (Commission/Thưởng doanh số):

• Tuyệt đối lưu ý: Không nên gộp chung hoa hồng vào mục "Mức lương" trong hợp đồng.
• Cách làm đúng: Nên ghi "Người lao động được hưởng tiền thưởng theo doanh số/hiệu quả công việc. Mức thưởng và cách tính cụ thể được quy định tại Quy chế lương thưởng của Công ty".
• Lợi ích: Theo quy định hiện hành, các khoản tiền thưởng, tiền ăn giữa ca, tiền hỗ trợ xăng xe... không thuộc nhóm bắt buộc phải đóng BHXH. Việc tách bạch này giúp Spa giảm bớt gánh nặng chi phí bảo hiểm hàng tháng cho phần thu nhập biến đổi này.

2.4 Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi

Ngành Spa hoạt động mạnh vào cuối tuần, Lễ, Tết và ngoài giờ hành chính. Hợp đồng cần quy định rõ:

• Chế độ làm việc: Làm việc theo ca (Shift work), số giờ làm việc trong ngày, số ngày nghỉ hàng tuần (không nhất thiết phải là Chủ nhật, có thể là một ngày bất kỳ trong tuần).
• Làm thêm giờ (OT) và Làm việc ngày Lễ: Quy định rõ mức lương tính theo hệ số (150%, 200%, 300%...) theo Điều 98 Bộ luật Lao động để tránh khiếu nại sau này.

2.5 Bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN

Hợp đồng quy định rõ tỷ lệ trích đóng: Doanh nghiệp đóng bao nhiêu %, trích từ lương người lao động bao nhiêu % (Hiện tại tổng mức đóng là 32%, trong đó DN đóng 21.5% và NLĐ đóng 10.5%).

2.6 Trang bị bảo hộ lao động

Đối với Spa, các trang bị có thể bao gồm: Đồng phục, khẩu trang y tế, găng tay (khi làm hóa chất/tiểu phẫu), v.v.

3. Các điều khoản "đặc thù" trọng yếu trong Hợp đồng lao động ngành Spa

Khác với các ngành nghề hành chính văn phòng, nhân sự ngành Spa/Thẩm mỹ có tính chất kỹ thuật đặc thù và tiếp xúc trực tiếp với tài sản vô hình quan trọng nhất của doanh nghiệp: Dữ liệu khách hàng (Customer Data) và Bí quyết công nghệ. 

Do đó, ngoài các nội dung cơ bản, hợp đồng lao động (HĐLĐ) trong lĩnh vực này cần thiết lập chặt chẽ 03 nhóm điều khoản đặc biệt dưới đây để đảm bảo an toàn pháp lý cho người sử dụng lao động.

3.1 Điều khoản về Đào tạo nghề và Bồi hoàn chi phí đào tạo

Đây là vấn đề gây tranh chấp phổ biến nhất: Chủ Spa bỏ chi phí đào tạo từ cơ bản đến nâng cao, nhưng nhân viên nghỉ việc ngay sau khi thạo nghề. Để có cơ sở pháp lý yêu cầu bồi hoàn, doanh nghiệp cần tuân thủ Điều 61 và Điều 62 Bộ luật Lao động 2019.

Trong hợp đồng lao động (hoặc Hợp đồng đào tạo nghề tách riêng), cần quy định rõ:

• Phạm vi đào tạo: Ghi rõ khóa học (ví dụ: Kỹ thuật tiêm Filler, Kỹ thuật Massage trị liệu cổ vai gáy...), thời gian và địa điểm đào tạo.
• Chi phí đào tạo: Phải được định lượng bằng con số cụ thể. Theo khoản 2 Điều 62, chi phí này bao gồm: học phí, tiền lương trong thời gian đi học, chi phí tài liệu, trường lớp, máy móc thực hành, và các chi phí hỗ trợ khác.
  • Lưu ý: Nếu Spa tự đào tạo nội bộ ("cầm tay chỉ việc"), cần có bảng kê chi phí thù lao cho giảng viên/người hướng dẫn và khấu hao vật tư tiêu hao.
• Thời gian cam kết làm việc: Nhân viên phải cam kết làm việc cho Spa trong một thời hạn nhất định (ví dụ: 24 tháng) sau khi kết thúc khóa đào tạo.
• Cơ chế bồi hoàn: Quy định rõ nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật hoặc nghỉ việc trước thời hạn cam kết, họ phải hoàn trả chi phí đào tạo. Mức hoàn trả thường được tính theo tỷ lệ thời gian cam kết còn thiếu.

3.2 Điều khoản Bảo mật thông tin kinh doanh và Dữ liệu khách hàng

Ngành làm đẹp cạnh tranh bằng chất lượng dịch vụ và tệp khách hàng. Việc nhân viên nghỉ việc và mang theo danh sách khách hàng sang đối thủ là rủi ro hiện hữu.

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản về nội dung bảo vệ bí mật kinh doanh. Trong HĐLĐ Spa, điều khoản này cần liệt kê chi tiết các thông tin được coi là "Mật":

• Danh sách thông tin cá nhân và lịch sử điều trị của khách hàng.
• Công thức pha chế mỹ phẩm, quy trình trị liệu độc quyền của Spa.
• Chiến lược giá và các chương trình khuyến mãi chưa công bố.

Chế tài xử lý: Cần quy định rõ mức phạt vi phạm hoặc trách nhiệm bồi thường thiệt hại thực tế nếu nhân viên tiết lộ thông tin này cho bên thứ ba hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân.

3.3 Cơ chế Lương, Thưởng và Hoa hồng

Thu nhập của nhân viên Spa thường không cố định mà bao gồm: Lương cơ bản + Hoa hồng dịch vụ (%, tua) + Hoa hồng bán sản phẩm + Tiền Tip. Sự phức tạp này dễ dẫn đến tranh chấp về cách tính lương và nghĩa vụ đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH).

Hợp đồng cần tách bạch rõ ràng:

• Mức lương ghi trong hợp đồng: Là mức lương dùng để đóng BHXH, BHYT, BHTN (thường là lương cơ bản cộng các khoản phụ cấp có tính chất cố định).
• Thỏa thuận về hoa hồng/thưởng: Nên được quy định trong Phụ lục hợp đồng hoặc Quy chế lương thưởng nội bộ. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh chính sách hoa hồng theo tình hình kinh doanh mà không cần sửa đổi HĐLĐ liên tục, đồng thời phân định rõ khoản nào thuộc diện phải tính đóng BHXH, khoản nào không.

3.4 Thỏa thuận hạn chế cạnh tranh

Mặc dù quyền tự do làm việc của công dân được pháp luật bảo vệ, nhưng trong một số trường hợp đặc thù liên quan đến bí mật công nghệ cao, chủ Spa có thể ký thêm thỏa thuận hạn chế cạnh tranh. Theo đó, nhân viên cam kết không làm việc cho đối thủ cạnh tranh trong phạm vi địa lý nhất định hoặc không tự mở cơ sở kinh doanh dịch vụ tương tự trong một khoảng thời gian sau khi nghỉ việc.

Tổng kết lại, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống hợp đồng lao động spa không chỉ đơn thuần là thủ tục hành chính để đối phó với các đoàn thanh tra Lao động hay cơ quan Thuế. Nhìn rộng hơn, đây là nền tảng cốt lõi để một doanh nghiệp Spa vận hành chuyên nghiệp, giảm thiểu tối đa các tranh chấp pháp lý về đào tạo, bảo mật thông tin và tiền lương – những vấn đề vốn dĩ rất nhạy cảm trong ngành làm đẹp.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, việc hiện đại hóa quy trình ký kết bằng công nghệ không chỉ giúp Spa tiết kiệm chi phí vận hành mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đội ngũ nhân sự. 

Nếu quý khách đang là chủ hệ thống Spa và có nhu cầu sử dụng hợp đồng điện tử để ký hợp đồng bảo mật và lưu trữ an toàn, xin vui lòng liên hệ Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract để được tư vấn theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng