Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức được ban hành ngày 24/12/2025 thiết lập khung pháp lý cho giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng để doanh nghiệp triển khai trên thực tế. Vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định, an toàn và hợp pháp theo Nghị định này?

1. Hiểu đúng quy định pháp lý về hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP (gọi tắt là Nghị định 337) hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ) có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. 

Việc giao kết và thực hiện HĐLĐ điện tử cũng phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Cụ thể doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc cốt lõi sau khi giao kết HĐLĐ sau:

• HĐLĐ điện tử phải thể hiện đầy đủ nội dung bắt buộc theo Bộ luật Lao động.
• Chủ thể ký kết phải được xác thực danh tính rõ ràng
• Chữ ký điện tử sử dụng phải phù hợp với quy định pháp luật.
• Việc ký kết phải thông qua phương tiện điện tử hợp pháp.
• HĐLĐ điện tử phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử  để gắn mã định danh hợp đồng lao động điện tử ( hay gọi là ID).

Việc hiểu đúng và đủ quy định là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tranh chấp, vô hiệu hợp đồng hoặc bị xử phạt hành chính.

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, do đó doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kiến thức và cơ sở vật chất các yếu tố cần thiết để có thể giao kết HĐLĐ điện tử thuận lợi, theo đúng quy định của pháp luật.

2.1. Nắm rõ các quy định về hợp đồng điện tử 

Nắm rõ các quy định pháp lý là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp thực hiện giao kết hợp đồng điện tử đúng quy định của pháp luật. Các văn bản pháp lý quan trọng liên quan đến hợp đồng lao động điện tử doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nghị định 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 quy định về hợp đồng lao động điện tử
• Luật số: 20/2023/QH15 ngày 22/6/2023 - Luật Giao dịch điện tử 
• Nghị định số 137/2024/NĐ-CP ngày 23/10/2024 quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử.
• Luật số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019 - Bộ Luật Lao động
• Nghị định 23/2025/NĐ-CP ngày 21/2/2025 Nghị định quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.

2.2. Chữ ký điện tử hợp lệ 

Một trong những điều kiện tiên quyết khi ký hợp đồng lao động điện tử là chữ ký điện tử.

Doanh nghiệp cần: 

• Trang bị chữ ký số hợp lệ do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép.
• Xác định rõ người đại diện có thẩm quyền ký hợp đồng.
• Thiết lập cơ chế ký điện tử phù hợp cho từng vị trí, từng loại hợp đồng

Đối với người lao động:

• Có thể sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số hoặc hình thức xác nhận điện tử hợp pháp khác theo thỏa thuận
• Danh tính người lao động phải được xác thực rõ ràng, đảm bảo không bị giả mạo.

Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký số từ xa để tăng tính pháp lý và khả năng chứng minh khi xảy ra tranh chấp.

2.3. Phần mềm ký hợp đồng lao động điện tử đảm bảo các điều kiện theo quy định của pháp luật

Căn cứ theo quy định tại Điều 6, Nghị định  337/2025/NĐ-CP về điều kiện để giao kết hợp đồng lao động điện tử thì doanh nghiệp bắt buộc phải lựa chọn được phần mềm ký hợp đồng điện tử đảm bảo quy định pháp lý. Nói cách khác, doanh nghiệp cần lựa chọn được nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện quy định tại Khoản 3, Điều 6, Nghị định  337/2025/NĐ-CP.

2.4. Cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật đầy đủ đảm bảo cho việc thực hiện giao kết hợp đồng thuận lợi, bao gồm:

• Hệ thống máy tính, thiết bị đầu cuối, đường truyền internet ổn định để đảm bảo quá trình ký kết không bị gián đoạn. 
• Triển khai phần mềm quản lý nhân sự, nền tảng ký kết hợp đồng điện tử, hệ thống lưu trữ dữ liệu và sao lưu định kỳ giúp quản lý hồ sơ lao động khoa học, thuận tiện tra cứu. 
• Hạ tầng bảo mật: chứng thư số, hệ thống xác thực người dùng, tường lửa, mã hóa dữ liệu và phân quyền truy cập là yếu tố bắt buộc nhằm bảo vệ thông tin cá nhân người lao động. 

Việc đầu tư đồng bộ cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật không chỉ nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử và lao động. Bên cạnh đó, có cơ sở vật chất tốt sẽ đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng lao động điện tử được nhanh, thuận lợi.

2.5. Chuẩn hóa quy trình ký hợp đồng lao động điện tử nội bộ

Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động điện tử rõ ràng, bao gồm:

• Quy trình soạn thảo, phê duyệt hợp đồng
• Quy trình gửi hợp đồng cho người lao động
• Trình tự ký điện tử của các bên
• Cơ chế lưu trữ và quản lý sau ký

Việc chuẩn hóa quy trình không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ Nghị định 337, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự.

2.6. Chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu đúng quy định

Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp và người lao động bao gồm:

• Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài)
• Thông tin của người lao động bao gồm: Giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài)

2.7. Đào tạo nhân sự chuẩn hóa quy trình

Một yếu tố thường bị bỏ qua là sự sẵn sàng của con người. Doanh nghiệp cần đào tạo bộ phận nhân sự chuẩn hóa quy trình phục vụ việc quản lý HĐLĐ điện tử theo quy định của Nghị định 337, cụ thể:

• Mở các buổi tập huấn quy trình làm việc, giao kết HĐLĐ điện tử
• Thực hành hướng dẫn người lao động cách ký hợp đồng điện tử
• Truyền thông rõ ràng về giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Việc đào tạo nhân sự chuyên nghiệp giúp hạn chế sai sót, giải quyết nhanh chóng thắc mắc của người lao động và vấn đề phát sinh.

3. Đơn vị cung cấp phần mềm hợp đồng lao động điện tử uy tín

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (Thaisonsoft) là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong việc cung cấp giải pháp hợp đồng lao động điện tử (eContract) đáp ứng đầy đủ các điều kiện của Nhà cung cấp eContract theo quy định pháp luật hiện hành. Với nền tảng công nghệ được xây dựng bài bản, vững chắc, tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023, Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định, thông tư hướng dẫn liên quan, phần mềm hợp đồng điện tử của Thái Sơn bảo đảm giá trị pháp lý cho các HĐLĐ được ký tương đương hợp đồng giấy, an toàn và sẵn sàng làm căn cứ chứng minh khi phát sinh tranh chấp.

Giải pháp eContract của Thái Sơn đáp ứng các yêu cầu khắt khe đối với nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử. Hệ thống cho phép ký kết hợp đồng bằng chữ ký số hợp lệ, ghi nhận đầy đủ thời gian, trình tự ký và lịch sử thao tác của các bên, đồng thời bảo đảm dữ liệu không bị sửa đổi trong suốt vòng đời hợp đồng. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp lao động.

Không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý, giải pháp eContract của Thái Sơn còn giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản trị nhân sự. Hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp linh hoạt với các phần mềm nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, tạo nên một quy trình quản lý đồng bộ khép kín. Hoạt động ký kết, lưu trữ, tra cứu và quản lý hợp đồng được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số, giúp giảm chi phí in ấn, lưu kho, rút ngắn thời gian ký, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt người lao động. 

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ và giải pháp số cho doanh nghiệp, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn không chỉ cung cấp phần mềm, mà còn đồng hành tư vấn triển khai, giúp doanh nghiệp áp dụng hợp đồng lao động điện tử đúng quy định, an toàn và bền vững. Lựa chọn giải pháp eContract của Thái Sơn chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp chủ động tuân thủ pháp luật và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

Việc nắm rõ doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337 sẽ rất hữu ích ở thời điểm hiện tại để doanh nghiệp có thể bứt phá trong quản lý nhân sự. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị từ pháp lý, công nghệ đến quy trình và con người, thay vì chỉ đơn thuần chuyển hợp đồng giấy sang bản điện tử. Việc đầu tư bài bản ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, mà còn nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số bền vững trong dài hạn.

Thu Hương