Trong tương lai các hợp đồng điện tử có xu hướng phát triển mạnh mẽ do đó mà dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử sẽ ngày càng có xu hướng phát triển mở rộng. Dưới đây là hướng dẫn đăng ký dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử nhanh chóng theo theo Nghị định 85/2021/NĐ-CP của Chính Phủ sửa đổi bổ sung Nghị định số 52/2013/NĐ-CP của Chính phủ.
 

Hướng dẫn đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

1. Tầm quan trọng của việc chứng thực đối với hợp đồng điện tử 

Sử dụng hợp đồng điện tử (HĐĐT) ngày càng phổ biến nhờ sự phát triển vượt bậc của công nghệ, kỹ thuật số. Bằng cách tối ưu thời gian, không gian và chi phí quản lý, HĐĐT đã mang đến lợi ích lớn đối với nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia. 

1.1 Khái niệm hợp đồng điện tử và lĩnh vực ứng dụng

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử (theo Điều 33 và Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2005). Nói cách khác các thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ mà thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như: máy vi tính, điện thoại, internet, ipad, máy Fax… 

Hợp đồng điện tử được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: dân sự, kinh doanh, thương mại… các lĩnh vực khác do pháp luật quy định. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử không được áp dụng với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác. Ở lĩnh vực Pháp luật cho phép hợp điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy truyền thống theo quy định tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử.

1.2 Doanh nghiệp giao kết hợp đồng điện tử cần có chứng thực

Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử dựa trên nguyên tắc các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó. Để hợp đồng có giá trị pháp lý cao cần các biện pháp đảm bảo an ninh, an toàn trong giao dịch điện tử, do đó các hợp đồng quan trọng có giá trị lớn đều cần có chứng thực.

2. Hướng dẫn đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực phần mềm hợp đồng điện tử 

Để đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử thương nhân và các đơn vị cần phải đảm bảo điều kiện nhất định và có hồ sơ gửi lên Bộ Công Thương.

2.1 Điều kiện và hồ sơ để đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử

Căn cứ Khoản 22, Điều 1, Nghị định 85/2021/NĐ-CP (Sửa đổi bổ sung Điều 63, Nghị định số 52/2013/NĐ-CP) điều kiện và hồ sơ đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử như sau. 

(!) Điều kiện tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử:

• Là thương nhân, tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam;
• Có đề án hoạt động cung cấp dịch vụ theo mẫu quy định và được Bộ Công Thương thẩm định với các nội dung tối thiểu sau: Thông tin giới thiệu về thương nhân, tổ chức gồm: kinh nghiệm, năng lực phù hợp với hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử; Mô tả phương án kỹ thuật phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

Điều kiện đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. 

Lưu ý: 

Phương án kỹ thuật phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử bao gồm: 

• Thuyết minh hệ thống công nghệ thông tin; 
• Thuyết minh phương án kỹ thuật về giải pháp công nghệ, quy trình vận hành và chứng thực HĐĐT gồm có: phương án lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử, phương án định danh và chứng thực điện tử của các bên liên quan đến hoạt động chứng thực HĐĐT theo quy định của pháp luật, phương án tra cứu HĐĐT đã được chứng thực trên hệ thống; 
• Phương án bảo mật hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực HĐĐT, bảo mật an toàn thông tin khách hàng; 
• Phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực HĐĐT khi có sự cố xảy ra.(

Hồ sơ đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử gồm:

• Đơn đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;
• Bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu Quyết định thành lập (đối với tổ chức), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đối với thương nhân);
• Đề án hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

2.2 Hướng dẫn quy trình đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử 

Việc nộp, tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được Bộ Công Thương thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ www.online.gov.vn .

Việc khai báo hồ sơ, thương nhân, tổ chức truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử và tiến hành theo quy trình 05 bước như sau:

Lưu ý:

• Thương nhân, tổ chức theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ qua thư điện tử hoặc tài khoản truy cập hệ thống đã được cấp để tiến hành cập nhật và chỉnh sửa thông tin theo yêu cầu;
• Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu bổ sung thông tin của Bộ Công Thương, nếu thương nhân, tổ chức không có phản hồi thì hồ sơ đăng ký trên hệ thống sẽ bị chấm dứt. Trường hợp muốn đăng ký tiếp thương nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký lại từ đầu.

3 Thời hạn xác nhận đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử thành công

Sau khi gửi hồ sơ đầy đủ tới Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) theo quy định thì thương nhân, tổ chức sẽ đợi kết quả. Thời gian xác nhận đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký bản giấy đầy đủ mà thương nhân, tổ chức gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện về Bộ Công Thương khi hoàn thành quy trình đăng ký. 

Hoàn thiện hồ sơ giấy đầy đủ gửi tới Bộ Công Thương để được xác nhận.

Trường hợp hồ sơ bản giấy gửi về không khớp với những tài liệu, thông tin mà thương nhân, tổ chức đã khai báo trực tuyến, Bộ Công Thương thông báo qua địa chỉ thư điện tử mà thương nhân, tổ chức đã đăng ký để thương nhân, tổ chức hoàn chỉnh hồ sơ. 

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Bộ Công Thương xác nhận đăng ký bằng cách gửi thông báo qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký, đồng thời đưa tên thương nhân, tổ chức vào danh sách các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã đăng ký trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử, nếu doanh nghiệp không gửi hồ sơ giấy để xác nhận, thương nhân, tổ chức sẽ phải thực hiện đăng ký lại từ đầu.

Cuối cùng sau khi Bộ Công Thương xác nhận đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, danh sách các website được gắn biểu tượng này sẽ được công bố trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.

4. Nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Sau khi thương nhân, đơn vị đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử thành công và được công bố trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử đã có thể trực tiếp cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tuy nhiên, cần thực hiện đúng nghĩa vụ của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử gồm:

• Chịu trách nhiệm và đảm bảo về tính bảo mật và toàn vẹn của các chứng từ điện tử mà mình lưu trữ và chứng thực;
• Khi cơ quan quản lý nhà nước điều tra các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến chứng từ điện tử mà mình lưu trữ và chứng thực cần phối hợp cung cấp tài liệu và hỗ trợ.
• Thực hiện công khai Quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ với các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Công Thương liên quan đến chứng thực hợp đồng điện tử;
• Kết nối với Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử. Đồng thời báo cáo Bộ Công Thương về tình hình cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử theo yêu cầu.

Trên đây là hướng dẫn để các thương nhân, đơn vị có thể đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Trong trường hợp thương nhân, tổ chức vẫn chưa rõ có thể liên hệ trực tiếp đến Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số – Bộ Công Thương để được hướng dẫn chi tiết.