Giao kết hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến và đang dần thay thế cho việc giao kết hợp đồng giấy truyền thống. Dưới đây là quy trình giao kết hợp đồng điện tử mà các đơn vị, doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo ký kết hợp đồng được thuận lợi tuân thủ đúng quy định của Pháp luật. 

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử mới nhất.

I. Giao kết hợp đồng điện tử là gì

Hợp đồng điện tử được hiểu là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, trong đó thông điệp dữ liệu là những thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương pháp điện tử như điện thoại, máy vi tính, ipad…. Hiện nay, việc thực hiện giao kết hợp đồng điện tử trở nên phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp đơn vị áp dụng.

Căn cứ theo Điều 36, Luật Giao dịch điện tử 2005  quy định về giao kết hợp đồng điện tử như sau:

"Điều 36. Giao kết hợp đồng điện tử

1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

2. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu."

Như vậy, có thể hiểu việc giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện báo, điện tín, fax và các hình thức tương tự khác để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. 

II. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử

Nắm rõ quy trình giao kết hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được rất nhiều các vấn đề về tính pháp lý của hợp đồng điện tử, thuận lợi giao kết hợp đồng thành công. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử được chia làm 3 bước như sau:

Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử

Để bắt đầu cho quy trình giao kết hợp đồng điện tử thì một trong các bên sẽ phải đề nghị giao kết hợp đồng điện tử và việc bày tỏ sự mong muốn hợp tác (gọi là bên đề nghị giao kết) giữa các bên dựa trên thỏa thuận. Bên đề nghị giao kết sẽ thực hiện các công việc sau:

• Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử đã được cài đặt trên máy vi tính/ laptop/ Ipad… 
• Thiết lập hợp đồng điện tử dựa trên các thỏa thuận đã được bàn bạc thống nhất trước đó. Sau đó xây dựng các điều khoản, quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên tham gia hợp đồng
• Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng
• Ký số các vị trí tương ứng của mình 

Sau khi thực hiện tất cả các công việc trên bên đề nghị giao kết gửi hợp đồng điện tử cho các bên còn lại (bên đối tác). 

Bên đề nghị giao kết thực hiện ký số vào phần của mình sau đó gửi cho các bên còn lại.

Bước 2: Bên tiếp nhận giao kết xác nhận hợp đồng điện tử

Bên được đề nghị giao kết hợp đồng (khách hàng/ đối tác) sẽ nhận được email thông báo tự động từ bên đề nghị giao kết về việc xác nhận hợp đồng điện tử. Khi này bên được đề nghị giao kết cần truy cập trực tiếp vào đường link hợp đồng (không cần tài khoản đăng nhập hệ thống) để thực hiện xác nhận các điều khoản trong hợp đồng.

• Trường hợp đồng ý các điều khoản, bên được đề nghị xác nhận bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…) để xác nhận.
• Trường hợp không đồng ý, bỏ qua phần ký số và yêu cầu chỉnh sửa điều khoản hợp đồng

Việc chỉnh sửa hợp đồng sẽ được hệ thống ghi lại và thông báo đến tất cả các bên tham gia ký hợp đồng điện tử. Do đó các bên có thể yên tâm nắm được về việc hợp đồng đã được chỉnh sửa so với bản gốc như thế nào.

Bước 3: Thống nhất và thực hiện hợp đồng

Sau khi các bên thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng (bao gồm cả các điều khoản đã được chỉnh sửa) bên được đề nghị ký hợp đồng sẽ thực hiện xác nhận bằng cách ký số. Chỉ khi các bên đã ký đầy đủ các điều khoản thì hợp đồng mới được thiết lập thành công. Thông báo hoàn tất ký hợp đồng được gửi cho tất cả các bên.

Khi hoàn tất việc giao kết hợp đồng điện tử đồng nghĩa với việc hợp đồng đã có hiệu lực trừ trường hợp trong nội dung hợp đồng có quy định khác. Hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng giấy truyền thống, khi này các bên bắt đầu thực hiện các điều khoản, nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã quy định.

III. Ba nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử 

Không chỉ phải thực hiện đúng quy trình giao kết hợp đồng điện tử các bên tham gia còn phải tuân thủ theo các nguyên tắc giao kết nhất định. Cụ thể, tại Điều 35, Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử gồm:

3 nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

• (1) Các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. 

Ví dụ: thỏa thuận phương tiện điện tử giao kết là máy vi tính hoặc laptop hoặc Ipad không chấp nhận các phương tiện điện tử khác.

• (2) Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử  2005 và pháp luật về hợp đồng.
• (3) Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Các nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử đảm bảo cho việc thực hiện quy trình giao kết hợp đồng điện tử được thuận lợi, giảm thiểu các sai sót và rủi ro không đáng có. 

Hiện tại, các phần mềm ký hợp đồng điện tử đã phát triển mạnh mẽ, tích hợp nhiều tính năng thông minh giúp doanh nghiệp, đơn vị có thể soạn thảo hợp đồng, phân loại, tìm kiếm và quản lý hợp đồng một cách hiệu quả. Ứng dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử trở thành xu thế tất yếu trong tương lai không những tạo ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp mà còn thay đổi phương thức làm việc theo hướng hiện đại hóa.

Thông qua quy trình giao kết hợp đồng điện tử mới nhất năm 2024 được chia sẻ trong bài viết hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện giao kết hợp đồng điện tử nhanh chóng và thuận lợi. Mọi thông tin về phần mềm ký hợp đồng điện tử uy tín vui lòng liên hệ theo đường dây nóng:  Miền Bắc 1900 4767 Miền Nam 1900 4768.