Lập vi bằng là một trong những dịch vụ pháp lý ngày càng được doanh nghiệp lựa chọn nhằm ghi nhận khách quan các sự kiện, hành vi xảy ra trên thực tế để làm chứng cứ trong các giao dịch, hoạt động kinh doanh hoặc khi phát sinh tranh chấp. Tuy nhiên, để việc lập vi bằng được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp và Văn phòng Thừa phát lại cần ký kết hợp đồng dịch vụ về việc lập vi bằng với đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật. 

1. Hợp đồng dịch vụ về việc lập vi bằng là gì?

Hợp đồng dịch vụ về việc lập vi bằng được hiểu là văn bản thỏa thuận giữa Văn phòng Thừa phát lại và doanh nghiệp có yêu cầu lập vi bằng, trong đó xác định rõ nội dung công việc, thời gian, địa điểm lập vi bằng, quyền và nghĩa vụ của các bên, chi phí dịch vụ và các điều khoản khác liên quan.

Đây là căn cứ pháp lý để Thừa phát lại thực hiện việc lập vi bằng theo đúng phạm vi yêu cầu, đồng thời là cơ sở giải quyết quyền và nghĩa vụ của các bên nếu phát sinh tranh chấp.

2. Mẫu hợp động dịch vụ về việc lập vi bằng

Hiện nay, việc lập vi bằng được căn cứ theo Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 8/1/2020 quy định tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại và Thông tư Số 05/2020/TT-BTP ngày 28/8/2020 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định 08/2020/NĐ-CP. Theo đó, Bộ Tư pháp ban hành mẫu giấy tờ nghiệp vụ Thừa phát lại, trong đó có Mẫu hợp đồng dịch vụ về việc lập vi bằng áp dụng thống nhất trên toàn quốc.

2.1. Nội dung của mẫu hợp đồng dịch vụ về việc lập vi bằng

Theo mẫu của Bộ Tư pháp, hợp đồng thường bao gồm các nội dung cơ bản sau:

 a. Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Hợp đồng cần ghi rõ:

• Tên Văn phòng Thừa phát lại;
• Họ tên Thừa phát lại phụ trách;
• Tên doanh nghiệp yêu cầu lập vi bằng;
• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền;
• Địa chỉ, mã số doanh nghiệp;
• Thông tin liên hệ của các bên.

Việc ghi đầy đủ thông tin giúp xác định chính xác chủ thể của hợp đồng và tránh tranh chấp về sau.

b. Nội dung yêu cầu lập vi bằng

Doanh nghiệp cần mô tả cụ thể:

• Sự kiện hoặc hành vi cần lập vi bằng;
• Mục đích lập vi bằng;
• Địa điểm lập vi bằng;
• Thời gian dự kiến thực hiện;
• Các tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp cung cấp.

Yêu cầu càng cụ thể thì việc lập vi bằng càng chính xác và hạn chế phát sinh sửa đổi.

c. Quyền và nghĩa vụ của Văn phòng Thừa phát lại

Văn phòng Thừa phát lại có trách nhiệm:

• Kiểm tra tính hợp pháp của yêu cầu;
• Từ chối lập vi bằng đối với trường hợp pháp luật cấm;
• Thực hiện việc lập vi bằng trung thực, khách quan;
• Bảo mật thông tin của doanh nghiệp;
• Giao vi bằng theo đúng thời hạn đã thỏa thuận.

d. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp yêu cầu lập vi bằng

Doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Cung cấp thông tin, tài liệu trung thực;
• Phối hợp trong quá trình lập vi bằng;
• Thanh toán đầy đủ chi phí dịch vụ;
• Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của yêu cầu và tài liệu cung cấp.

e. Chi phí lập vi bằng

Hợp đồng dịch vụ về việc lập vi bằng cần thể hiện rõ:

• Mức phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh (nếu có);
• Phương thức thanh toán;
• Thời hạn thanh toán.

Việc quy định rõ chi phí giúp hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.

g. Thời hạn thực hiện hợp đồng

Các bên cần thống nhất thời điểm bắt đầu thực hiện, thời hạn hoàn thành việc lập vi bằng. Trường hợp gia hạn và điều kiện chấm dứt hợp đồng.

h. Điều khoản giải quyết tranh chấp

Trong trường hợp các bên phát sinh tranh chấp, cần có các quy định để giải quyết cụ thể. Các bên nên ưu tiên giải pháp thương lượng, hòa giải. Trường hợp không đạt được thỏa thuận thì tranh chấp cần được giải quyết theo Tòa án và theo quy định của pháp luật.

2.2. Mẫu hợp đồng dịch vụ về việc lập vi

Mẫu hợp đồng dịch vụ về việc lập vi bằng hiện nay đang được áp dụng theo Mẫu TP-TPL-N-04 tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 05/2020/TT-BTP.

Lưu ý: Các bên thực hiện ký hợp đồng theo mẫu của Bộ tư pháp ban hành để đảm bảo hiệu lực pháp lý. Nội dung thỏa thuận thuận có thể được thay đổi để phù hợp với thực tế giao dịch.

3. Một số lưu ý quan trọng khi cho doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ lập vi bằng

Doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Chỉ ký hợp đồng với Văn phòng Thừa phát lại đang hoạt động hợp pháp.
• Xác định rõ nội dung cần lập vi bằng để tránh vượt quá phạm vi pháp luật cho phép.
• Không yêu cầu lập vi bằng đối với các trường hợp bị cấm theo quy định của Nghị định 08/2020/NĐ-CP.
• Kiểm tra đầy đủ nội dung hợp đồng trước khi ký.
• Lưu giữ hợp đồng, chứng từ thanh toán và vi bằng để phục vụ khi cần sử dụng làm chứng cứ.

Hợp đồng dịch vụ về việc lập vi bằng là cơ sở pháp lý quan trọng bảo đảm quyền và nghĩa vụ của Văn phòng Thừa phát lại và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện dịch vụ. Việc sử dụng đúng mẫu hợp đồng theo quy định của Bộ Tư pháp, đồng thời rà soát kỹ các điều khoản về phạm vi công việc, chi phí, thời hạn và trách nhiệm của các bên sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, bảo đảm giá trị chứng cứ của vi bằng khi sử dụng trong giải quyết tranh chấp hoặc các giao dịch dân sự, thương mại.

Thu Hương