Hợp đồng điện tử ký như thế nào? 03 cách ký hợp đồng điện tử phổ biến

Hợp đồng điện tử ký như thế nào? Hiện nay, Hợp đồng điện tử được triển khai và sử dụng một cách rộng rãi trên các lĩnh vực. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn không biết cách ký kết hợp đồng điện tử sao cho đúng quy định, đảm bảo tính giá trị pháp lý. Vì vậy, bài viết sẽ hướng dẫn quy trình hợp đồng điện tử ký như thế nào sao cho đảm bảo đúng quy định pháp luật và tính pháp lý, mời Quý bạn đọc cùng tham khảo!

ký hd11

Hợp đồng điện tử ký như thế nào là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp

1. Hợp đồng điện tử là gì ?

Để biết được hợp đồng điện tử ký như thế nào, trước tiên cần hiểu hợp đồng điện tử là gì? Theo Điều 33: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”.

Trong đó:

+ “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (Khoản 12, Điều 4, Luật Giao dịch điện tử 2005).

“Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự”. (Khoản 10, Điều 4, Luật Giao dịch điện tử 2005).

Như vậy, Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận lại và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

2. Lợi ích khi ký kết hợp đồng điện tử

04 lợi ích khi ký kết hợp đồng điện tử.

Việc ký kết hợp đồng điện tử mang lại những lợi ích sau:

Thứ nhất, Giao kết thông minh: Khách hàng có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị điện tử mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Thứ hai, Tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian, nguồn lực: Các thao tác từ tạo lập, duyệt, ký kết, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện trên môi trường trực tuyến, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian và nguồn lực cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, vận chuyển,... góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Thứ ba, Quy trình chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót: Quy trình ký kết hợp đồng từ khâu tạo lập đến ký kết, lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện và chuyên nghiệp. Hai bên có thể kiểm tra các thông tin trước khi ký kết, hạn chế tối đa vấn đề sai sót.

Thứ tư, Lưu trữ thuận tiện, tra cứu dễ dàng: Hợp đồng điện tử cho phép hai bên lưu trữ dữ liệu hoàn toàn trên hệ thống trực tuyến. Người dùng có thể dễ dàng truy cập để tra cứu các thông tin cần thiết, đồng thời quản lý các hợp đồng một cách khoa học.

3. Quy trình ký hợp đồng điện tử

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử.

Quy trình hợp đồng điện tử ký như thế nào? Sau khi có những thỏa thuận ban đầu về việc giao kết hợp đồng các bên sẽ tiến hành theo quy trình ký hợp đồng điện tử. Cụ thể quy trình được thực hiện theo 03 bước như sau:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Đề nghị giao kết hợp đồng điện tử là bước đầu tiên trong quy trình. Một bên (bên đề nghị) đề nghị giao kết hợp đồng điện tử. Khi này bên đề nghị sẽ tạo lập hợp đồng điện tử (thường được tạo lập trên phần mềm ký hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp đã mua từ các nhà cung cấp trước đó) dưới dạng các thông điệp dữ liệu.

Bên đề nghị giao kết sẽ thực hiện các công việc sau:

+ Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử đã được cài đặt

+ Thiết lập hợp đồng điện tử theo thỏa thuận ban đầu: các điều khoản, quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên tham gia hợp đồng.

+ Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng điện tử

+ Thực hiện ký số vào các vị trí tương ứng của bên đề nghị giao kết hợp đồng.

Sau khi hoàn tất về nội dung hợp đồng và thực hiện ký số thì bên đề nghị giao kết hợp đồng gửi hợp đồng cho các bên còn lại thông qua email. Hoặc bên đề nghị ký hợp đồng cũng có thể gửi thông qua các hệ thống thông tin do bên được đề nghị (thường là đối tác, khách hàng) chỉ định và có thể truy cập được.

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng

Sau khi bên đề nghị ký hợp đồng gửi email tới bên được đề nghị, bên được đề nghị sẽ kiểm tra email, xem xét và trả lời chấp nhận hoặc không chấp nhận nội dung của hợp đồng. Bên được đề nghị thực hiện ký số nếu đồng ý với nội dung hợp đồng.

Cụ thể:

+ Nếu đồng ý các điều khoản, bên được đề nghị xác nhận bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…) để xác nhận.

+ Nếu không đồng ý, bỏ qua phần ký số và yêu cầu chỉnh sửa điều khoản hợp đồng. Sau khi chỉnh sửa hoàn tất và đi đến thống nhất thì bên được đề nghị sẽ ký số xác nhận.

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

Sau khi bên được đề nghị cuối cùng hoàn tất việc ký hợp đồng điện tử, thì hệ thống gửi thông báo hoàn tất ký kết hợp đồng đến tất cả các bên tham gia. Hợp đồng sau khi ký sẽ không thể chỉnh sửa. Khi này, hợp đồng điện tử sẽ được mã hóa và lưu trữ trên hệ thống.

4. 03 cách ký hợp đồng điện tử phổ biến

Cách ký hợp đồng điện tử phổ biến.

Hợp đồng điện tử ký như thế nào? Để đảm bảo hợp đồng điện tử được diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về việc sử dụng chữ ký điện tử hợp đồng điện tử. Hiện nay, có 3 cách ký hợp đồng điện tử thông dụng như sau:

4.1. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)

Chữ ký số Token (còn gọi là USB Token) là một thiết bị chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp/ tổ chức/cá nhân. Đặc trưng của USB Token là có tính riêng biệt, không giống nhau giữa các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân.

Trong đó, Token gồm có:

+ Phần cứng - giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;

+ Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.

Token được dùng để ký số trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.

* Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (Token)

Đầu tiên doanh nghiệp cần mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp uy tín (chữ ký số phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu và quy định về chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP).

Bước 1: Cài đặt thiết bị

Cắm thiết bị Token vào PC và chạy chương trình cài đặt phần mềm.

Bước 2: Đổi mật khẩu (nếu là lần đầu sử dụng)

Sau khi cài đặt xong, phần mềm sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu thay đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu theo điều hướng của hệ thống.

Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm.

Để ký được hợp đồng lần lượt thực hiện các thao tác sau:

=> Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF

=> Chọn Protect với chức năng Sign&Certify, chọn tiếp Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.

=> Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

=> Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.

Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng);

Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp;

Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu chữ ký bằng cách tại: Appearance Type chọn Create New Style. Sau đó sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký đẹp theo mong muốn.

=> Nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số sau đó chọn Save.

=> Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mã pin để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn Đăng nhập.

=> Mã pin được nhập chính xác phần mềm sẽ ký số vào văn bản, thông tin của doanh nghiệp/đơn vị xuất hiện ngay tại nơi các bạn đã chọn sẽ ký và hoàn tất quá trình ký.

Sau khi hoàn tất người ký có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản. Chữ số token còn được chứng thực, là chữ ký số có giá trị pháp lý cao, an toàn và có tính bảo mật cao nhất trong tất cả các chữ ký.

4.2. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan thường được áp dụng đối với trường hợp hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao.

* Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Bước 1: Hợp đồng được người ký in ra từ tệp dữ liệu điện tử và người ký của mỗi bên ký trực tiếp trên văn bản giấy của hợp đồng bằng chữ ký sống.

Bước 2: Hợp đồng cùng với chữ ký trên hợp đồng sẽ được chuyển thành dạng điện tử (ví dụ: bằng cách quét hình (scanning) và bản quét hình (tệp dữ liệu điện tử) của hợp đồng đã ký, sau đó được gửi đi bằng thư điện tử.

4.3. Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh

Chữ ký hình ảnh được sử dụng nhiều trong hợp đồng có giá trị không lớn nhưng được ký nhiều lần và lặp đi lặp lại. Đồng thời, chữ ký hình ảnh được sử dụng khi người ký không ở cùng một địa điểm mà hợp đồng có thể in và ký bằng chữ ký sống.

* Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh

Bước 1: Người thực hiện hợp đồng sẽ ký bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại chữ ký. Chữ ký này thường được gọi là chữ ký ảnh.

Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng. Sau đó, hợp đồng được thực hiện theo các thủ tục và có giá trị chữ ký như ký tay.

Trên đây là những chia sẻ về Hợp đồng điện tử ký như thế nào? 03 cách ký hợp đồng điện tử phổ biến. Quý khách hàng có những thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về phần mềm ký kết hợp đồng điện tử iContract, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN