Bạn là chủ quán cafe và đang đau đầu tìm kiếm một mẫu hợp đồng chuẩn để làm việc với nhân viên? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các mẫu hợp đồng thuê nhân viên quán cafe chuẩn pháp lý và mới nhất năm 2025. Quan trọng hơn, chúng ta sẽ cùng phân tích chi tiết từng điều khoản mà bạn tuyệt đối không thể bỏ qua khi soạn thảo và ký kết hợp đồng.

1. Tại sao cần hợp đồng khi thuê nhân viên quán cafe?

Nhiều chủ quán cafe, đặc biệt là các quán quy mô nhỏ hoặc mới mở, thường bỏ qua việc ký hợp đồng lao động vì cho rằng "không cần thiết" hoặc "rườm rà". Đây là một sai lầm nghiêm trọng có thể dẫn đến nhiều rủi ro. Dưới đây là những lý do cốt lõi vì sao một bản hợp đồng lao động là điều bắt buộc:

Khi có tranh chấp xảy ra (ví dụ: nhân viên tự ý nghỉ việc không báo trước, làm thất thoát tài sản, hoặc chủ quán bị tố nợ lương), hợp đồng lao động chính là bằng chứng pháp lý vững chắc nhất để Tòa án hoặc cơ quan chức năng phân xử. Không có hợp đồng, mọi thứ chỉ là "thỏa thuận miệng", rất khó để chứng minh ai đúng ai sai.

Đối với 2 chủ thể hợp đồng, hợp đồng lao động sẽ giúp:

• Nhân viên biết rõ: Mức lương (theo giờ/tháng) là bao nhiêu, khi nào được nhận? Phụ cấp (tiền cơm, gửi xe) gồm những gì? Thời gian làm việc, ca làm, số ngày nghỉ ra sao?
• Chủ quán có cơ sở để quản lý: Nắm rõ trách nhiệm của nhân viên, có quyền yêu cầu hoàn thành công việc, và có cơ sở để xử lý kỷ luật khi nhân viên vi phạm (đi trễ, làm vỡ đồ, gian lận thu ngân...).

Việc ký kết hợp đồng cho thấy quán cafe của bạn hoạt động bài bản, minh bạch và tôn trọng người lao động. Điều này không chỉ giúp nhân viên (cả part-time và full-time) an tâm cống hiến, gắn bó lâu dài mà còn xây dựng uy tín cho thương hiệu, đảm bảo việc tuân thủ và thực hiện đúng các quy định về BHXH, Thuế,...

2. Các mẫu hợp đồng thuê nhân viên quán cafe (File Word/PDF)

Để giúp các chủ quán tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý, chúng tôi đã soạn sẵn bộ 04 mẫu hợp đồng phổ biến nhất. Bạn có thể tải về file Word (.doc) để chỉnh sửa trực tiếp cho phù hợp với quán của mình hoặc file PDF để tham khảo nhanh.

3. Các điều khoản phải có trong hợp đồng nhân viên quán cafe

Việc tải một mẫu hợp đồng về là bước đầu tiên, nhưng hiểu rõ và điền đúng từng điều khoản mới là điều quan trọng nhất. Một hợp đồng "chuẩn" không cần phải dài 10 trang, nhưng nhất định phải có 10 điều khoản cốt lõi sau đây, đặc biệt là khi áp dụng cho môi trường quán cafe nhiều biến động.

3.1 Thông tin hai bên (Chủ quán và Nhân viên)

Nội dung này cần Ghi đầy đủ, chính xác Họ tên, Ngày sinh, Số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú, số điện thoại... của cả Người sử dụng lao động (chủ quán/người đại diện pháp luật của công ty) và Người lao động (nhân viên).

Đây là cơ sở pháp lý để xác định danh tính hai bên. Sai một ly đi một dặm, nếu thông tin sai, hợp đồng có thể bị vô hiệu, gây rắc rối lớn khi giải quyết tranh chấp hoặc làm thủ tục bảo hiểm.

3.2 Vị trí, mô tả công việc và địa điểm làm việc

Nội dung ghi rõ vị trí tuyển dụng: "Nhân viên Phục vụ", "Nhân viên Pha chế", "Nhân viên Thu ngân"...

• Mô tả công việc: Nêu gạch đầu dòng các công việc chính (ví dụ: order, bưng bê, dọn dẹp, pha chế theo công thức, chốt ca...). Mẹo: Bạn nên có một bản "Mô tả công việc" chi tiết đính kèm làm phụ lục hợp đồng.
• Địa điểm: Ghi rõ địa chỉ quán cafe nơi nhân viên làm việc (hoặc ghi "làm việc tại các chi nhánh của quán" nếu bạn có nhiều cơ sở).

3.3 Thời hạn hợp đồng

Hợp đồng phải chọn một trong các hình thức:

• Hợp đồng không xác định thời hạn: (Dành cho nhân viên chủ chốt, quản lý, làm lâu dài).
• Hợp đồng xác định thời hạn: (Phổ biến nhất, thường là 06 tháng, 12 tháng hoặc 24 tháng).
• Hợp đồng theo mùa vụ/công việc: (Dưới 12 tháng, ví dụ tuyển nhân viên làm dịp Tết, khai trương).

Lưu ý: Hợp đồng thử việc là một loại hợp đồng riêng biệt, sẽ được ký trước khi vào hợp đồng chính thức.

3.4 Thời giờ làm việc & Thời giờ nghỉ ngơi

Đây là điều khoản dễ gây tranh cãi nhất trong ngành F&B, đặc biệt với các ca gãy hoặc làm việc cuối tuần.

• Với Full-time: Ghi rõ số giờ làm việc/ngày (ví dụ: 8 tiếng), thời gian bắt đầu và kết thúc ca (ví dụ: 7h00 - 15h00), thời gian nghỉ trưa (ví dụ: 60 phút).
• Với Part-time: Điều khoản này phải linh hoạt. Ghi rõ:
  • Cách thức đăng ký/xếp lịch (ví dụ: đăng ký theo tuần trên group chung).
  • Cam kết số giờ làm tối thiểu/tuần (nếu có).
  • Quy định về làm việc cuối tuần, ngày lễ (bắt buộc hay không).

3.5 Mức lương và hình thức trả lương

Nội dung mục này bao gồm:

• Mức lương chính: Ghi rõ là lương theo tháng (ví dụ: 6.000.000 VNĐ/tháng) hay lương theo giờ (ví dụ: 25.000 VNĐ/giờ).
• Phụ cấp: Liệt kê rõ các khoản phụ cấp (nếu có) như: hỗ trợ tiền cơm (30.000 VNĐ/ngày), phụ cấp gửi xe, phụ cấp trách nhiệm (với quản lý, thu ngân).
• Ngày trả lương: Ghi rõ ngày cố định (ví dụ: từ ngày 05 đến ngày 10 hàng tháng).
• Hình thức: Tiền mặt hay chuyển khoản ngân hàng.

3.6 Quyền và nghĩa vụ của Người lao động (Nhân viên)

Nghĩa vụ (Quan trọng):

• Tuân thủ nội quy, quy trình làm việc (cách chào khách, quy trình order...).
• Bảo quản tài sản: Chịu trách nhiệm với dụng cụ, máy móc (máy pha cafe, máy xay, ly tách...).
• Bảo mật: Cam kết không tiết lộ công thức pha chế, thông tin kinh doanh của quán.
• Hoàn thành công việc được giao trong ca làm việc.

Quyền lợi: Được trả lương đúng hạn, được nghỉ ngơi, làm việc trong môi trường an toàn...

3.7 Quyền và nghĩa vụ của Người sử dụng lao động (Chủ quán)

Người sử dụng lao động cũng cần ghi rõ về phạm vi trách nhiệm đối với nhân viên được thuê.

Nghĩa vụ:

• Trả lương đầy đủ, đúng hạn, đúng như thỏa thuận.
• Cung cấp trang thiết bị, dụng cụ làm việc (tạp dề, máy móc...).
• Đóng BHXH, BHYT cho nhân viên đủ điều kiện.

Quyền lợi:

• Điều hành, sắp xếp, giám sát công việc.
• Ban hành nội quy, quy chế (phải công khai).
• Xử lý kỷ luật lao động nếu nhân viên vi phạm.

3.8 Quy định về Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Bảo hiểm y tế (BHYT)

Nội dung ghi rõ đối tượng, mức đóng, và trách nhiệm đóng của mỗi bên theo luật định.

Lưu ý: Kể cả nhân viên part-time, nếu tổng thu nhập và thời gian làm việc đạt mức quy định của luật, chủ quán VẪN BẮT BUỘC phải đóng BHXH cho họ. Điều khoản này làm rõ để tránh nhân viên thắc mắc hoặc kiện cáo sau này.

3.9 Quy định về xử lý vi phạm kỷ luật

Phần này liệt kê các hành vi vi phạm (đi trễ, quên đồng phục, làm vỡ đồ, lỗi thu ngân, thái độ không tốt với khách...) và hình thức xử lý tương ứng (nhắc nhở, phạt, trừ lương).

Luật Lao động quy định rất chặt về việc trừ lương người lao động. Bạn không thể "tùy hứng" phạt tiền nhân viên nếu không có quy định trước trong hợp đồng hoặc nội quy lao động đã đăng ký.

3.10 Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Nội dung ghi rõ các trường hợp hợp đồng chấm dứt (hết hạn, hai bên thỏa thuận, đơn phương chấm dứt...).

Quy định về thời gian báo trước. Ví dụ: Nhân viên muốn nghỉ việc phải báo trước cho chủ quán tối thiểu 30 ngày (với HĐ xác định thời hạn) hoặc 03 ngày (với HĐ thử việc). Điều này giúp quán có thời gian tìm người thay thế, tránh bị động trong vận hành.

Dù ở quy mô lớn hay nhỏ, các quán cafe nên thực hiện ký hợp đồng với nhân viên của mình để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm trong công việc.

Các mẫu hợp đồng thuê nhân viên quán cafe (từ full-time, part-time đến thử việc) và những điều khoản cần thiết mà chúng tôi đã cung cấp ở trên là tài liệu tham khảo chuẩn, giúp quý khách tiết kiệm thời gian soạn thảo và tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Nếu quý khách có nhu cầu cần sử dụng hợp đồng điện tử trong hoạt động kinh doanh, vui lòng liên hệ Phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract để được tư vấn theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng