Việc ký hợp đồng điện tử qua email đang được nhiều doanh nghiệp và cá nhân ưa chuộng vì tính nhanh chóng và dễ triển khai. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email, từ bước chuẩn bị, thực hiện đến lưu trữ, giúp bạn chủ động và tự tin khi giao dịch online.

1. Lợi ích khi ký kết hợp đồng điện tử

So với hợp đồng giấy truyền thống, hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Trước hết là tiết kiệm thời gian — các bên không cần gặp mặt trực tiếp, không mất công in ấn hay gửi bưu điện, chỉ cần vài thao tác trực tuyến đã hoàn tất giao dịch. Thứ hai, hợp đồng điện tử giúp giảm mạnh chi phí liên quan đến vật tư (giấy, mực, vận chuyển) và nhân sự xử lý hồ sơ.

Về quản lý, hợp đồng điện tử dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và sao lưu trên các hệ thống số hóa, hạn chế tối đa rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử cũng đã được luật pháp nhiều nước, trong đó có Việt Nam, công nhận, miễn là nội dung và chữ ký điện tử đáp ứng quy định về xác thực và toàn vẹn dữ liệu.

Cuối cùng, việc ký kết điện tử qua email mang lại sự linh hoạt tối đa: doanh nghiệp và cá nhân có thể giao dịch ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, rút ngắn thời gian thương lượng và tăng khả năng chốt hợp đồng nhanh chóng.

 2. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Dưới đây là quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email cơ bản, được nhiều doanh nghiệp đang sử dụng.

2.1. Chuẩn bị nội dung hợp đồng

Trước tiên, các bên cần thống nhất các điều khoản chính của hợp đồng như: đối tượng, giá trị, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, điều khoản thanh toán, giải quyết tranh chấp. 

Sau khi hoàn thiện, hợp đồng nên được lưu ở định dạng phổ biến như PDF để đảm bảo định dạng không bị thay đổi khi gửi qua email.

2.2. Xác minh danh tính các bên tham gia

Để đảm bảo tính minh bạch, các bên cần xác thực danh tính lẫn nhau. Việc xác minh có thể đơn giản bằng email, số điện thoại, hoặc chuyên nghiệp hơn bằng cách yêu cầu cung cấp giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD, đăng ký kinh doanh) hoặc sử dụng các hệ thống xác thực chữ ký số.

2.3. Gửi hợp đồng qua email

Bên khởi xướng hợp đồng sẽ ký số trước vào hợp đồng và đính kèm file vào email, gửi cho bên đối tác. 

Nội dung email cần ghi rõ yêu cầu ký xác nhận, hướng dẫn cách ký hợp đồng và thời hạn phản hồi. 

Chữ ký số là điều kiện cần thiết để giao dịch hợp đồng điện tử được công nhận bởi pháp luật.

2.4. Ký hợp đồng điện tử

Khi nhận hợp đồng, bên đối tác cần xem xét toàn bộ để chắc chắn thông tin trên hợp đồng đã hợp lý hay chưa. Nếu có vấn đề cần thay đổi, họ cần gửi email phản hồi để bên gửi điều chỉnh lại.

Các bên có thể ký số trực tiếp trên file PDF bằng phần mềm hỗ trợ như Adobe Sign, DocuSign, eSign…

2.5. Xác nhận hoàn tất ký kết

Sau khi tất cả các bên đã ký, cần có một bước xác nhận lại qua email rằng hợp đồng đã được hoàn tất, các bên đều đồng ý với nội dung và chữ ký đính kèm. Bản hợp đồng hoàn chỉnh được gửi lại cho tất cả các bên để lưu giữ.

2.6. Lưu trữ và bảo mật hợp đồng

Hợp đồng điện tử nên được lưu trữ tại các hệ thống an toàn như máy chủ nội bộ, dịch vụ lưu trữ đám mây bảo mật cao hoặc phần mềm quản lý tài liệu. Bên cạnh đó, cần phân quyền truy cập và mã hóa tài liệu quan trọng để hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin.

3. Ký hợp đồng điện tử qua phần mềm chuyên dụng iContract

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email theo phương pháp truyền thống như trên phức tạp chưa được tối ưu. Do đó giải pháp phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract được ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp ký kết điện tử với quy trình hiện đại và hiệu quả.

Cụ thể, khi ký kết hợp đồng điện tử qua email sử dụng iContract chỉ gồm 3 bước đơn giản:

Bước 1: Khởi tạo hợp đồng

Bên khởi tạo hợp đồng đăng nhập tải file hợp đồng lên phần mềm iContract hoặc tạo mới hợp đồng trên hệ thống. 

Bước 2: Ký số và gửi hợp đồng

iContract tích hợp tính năng ký số giúp bên khởi tạo hợp đồng ký trực tiếp. Sau đó hệ thống cho phép khởi tạo đường link hợp đồng điện tử.

Bên khởi tạo gửi đường link đã tạo qua email cho bên nhận hợp đồng.

Bước 3: Xác nhận giao kết hợp đồng điện tử

Bên nhận hợp đồng truy cập đường link (không cần tài khoản) và kiểm tra để xác nhận hợp đồng.

• Trường hợp đồng ký với các thông tin trong hợp đồng điện tử, bên nhận ký số để xác nhận giao kết thành công.
• Trường hợp cần điều chỉnh hợp đồng, bên nhận gửi phản hồi để yêu cầu điều chỉnh, thoả thuận lại.

Nếu xác nhận ký kết thành công, phần mềm iContract gửi thông báo hoàn tất thủ tục. Hợp đồng sẽ được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu đám mây của iContract, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn.

Như vậy, quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email có thể thực hiện hiệu quả và khoa học hơn thông qua phần mềm iContract. Đồng thời, hệ thống sẽ giúp lưu trữ hợp đồng qua điện toán đám mây, đảm bảo doanh nghiệp luôn có thể truy cập và sử dụng mọi lúc, mọi nơi.

Để được tư vấn cụ thể hơn về các tính năng và các gói đăng ký phần mềm iContract, Quý khách xin vui lòng liên hệ với hotline CSKH 24/7 của ThaisonSoft tại đây:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng