Trong quá trình hợp tác kinh doanh, việc chấm dứt hợp đồng dịch vụ là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch, các bên cần lập thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ một cách rõ ràng, đúng quy định. Điều này không chỉ giúp xác nhận thời điểm kết thúc hợp đồng mà còn là căn cứ quan trọng để giải quyết các nghĩa vụ còn lại, hạn chế rủi ro và tranh chấp về sau.

1. Khi nào cần sử dụng thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ?

Thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ là văn bản được một trong hai bên (bên cung cấp dịch vụ hoặc bên sử dụng dịch vụ) lập ra để xác nhận việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hoặc khi hết hạn. Văn bản này vừa là căn cứ pháp lý, vừa giúp minh bạch thông tin, tránh phát sinh tranh chấp sau này.

Thông báo chấm dứt hợp đồng thường được áp dụng trong các trường hợp như:

• Hợp đồng hết hạn, không có nhu cầu gia hạn.
• Các bên hoàn thành trách nhiệm và nghĩa vụ theo hợp đồng.
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Một trong hai bên vi phạm cam kết trong hợp đồng.
• Do thay đổi nhu cầu kinh doanh hoặc yếu tố khách quan (giải thể, sáp nhập, thay đổi chính sách…).

Trong trường hợp đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng dịch vụ, bên chấm dứt hợp đồng cần thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 520 Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể:

• Bên sử dụng dịch vụ đơn phương chấm dứt hợp đồng: Bên sử dụng dịch vụ phải báo cho bên cung ứng dịch vụ biết trước một thời gian hợp lý và phải trả tiền công theo phần dịch vụ mà bên cung ứng dịch vụ đã thực hiện và bồi thường thiệt hại.
• Bên cung ứng dịch vụ đơn phương chấm dứt hợp đồng: Trường hợp bên sử dụng dịch vụ vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ thì bên cung ứng dịch vụ có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại.

2. Nội dung cơ bản và mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ

Chấm dứt hợp đồng dịch vụ không chỉ là thỏa thuận giữa các bên mà cần được ghi nhận bằng văn bản hợp pháp do đó thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ cần được soạn thảo rõ ràng, đầy đủ nội dung để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.

2.1. Nội dung cơ bản của thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ

Một mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng chuẩn thường bao gồm các nội dung chính như sau:

• Quốc hiệu – tiêu ngữ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam/ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
• Tên văn bản: Thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ.
• Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, số căn cước công dân, mã số thuế, điện thoại… của bên thông báo và bên nhận thông báo.
• Thông tin hợp đồng: Số, ngày ký, phạm vi dịch vụ.
• Lý do chấm dứt hợp đồng: Căn cứ theo điều khoản hợp đồng hoặc thỏa thuận.
• Thời điểm chấm dứt hiệu lực: Ghi rõ ngày tháng năm.
• Cam kết thanh toán, bàn giao (nếu có): Thông thường thuộc trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng. 
• Chữ ký, đóng dấu của đại diện hợp pháp: Ký, ghi rõ họ tên, nếu là tổ chức pháp nhân thì thực hiện đóng dấu.

2.2. Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ 

Hiện nay, pháp luật không quy định mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ. Để giúp các cá nhân, doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong thực tế, dưới đây là mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng tham khảo với bố cục chuẩn và đầy đủ nội dung cơ bản.

Tùy từng trường hợp cụ thể, mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ có thể được tùy chỉnh linh hoạt theo từng loại hợp đồng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro phát sinh. 

3. Lưu ý khi lập thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ

Việc chấm dứt hợp đồng dịch vụ nếu không được thông báo đúng cách có thể dẫn đến tranh chấp và rủi ro pháp lý. Do đó, khi soạn thảo thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ, các bên cần tuân thủ những nguyên tắc quan trọng về hình thức, nội dung và thời hạn thông báo. Nắm rõ những lưu ý này sẽ giúp quá trình chấm dứt hợp đồng diễn ra minh bạch, đúng quy định và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

• Ưu tiên thông báo bằng văn bản: Thông báo nên được lập dưới hình thức văn bản giấy có chữ ký, dấu xác nhận hoặc văn bản điện tử có ký số thay vì chỉ thông báo bằng lời nói/email.
• Kiểm tra kỹ điều khoản về chấm dứt hợp đồng trong thỏa thuận đã ký: Lý do chấm dứt hợp đồng là căn cứ quan trọng để xác định đền bù hoặc phạt vi phạm hợp đồng.
• Thực hiện thông báo đúng thời hạn quy định: Thông thường thông báo trước 15 – 30 ngày trước khi chấm dứt).
• Lưu trữ thông báo: Thực hiện lưu trữ thông báo chấm dứt hợp đồng và biên bản bàn giao (nếu có) để làm căn cứ pháp lý.

Việc sử dụng mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ đúng chuẩn giúp quá trình chấm dứt hợp đồng diễn ra minh bạch, đúng pháp luật và hạn chế rủi ro. Các doanh nghiệp, cá nhân nên tham khảo kỹ nội dung và áp dụng đúng quy định để bảo vệ quyền lợi của mình.

Thu Hương