Quy định về ký hợp đồng điện tử trong hoạt động thương mại như thế nào? Sử dụng hợp đồng điện tử mang đến nhiều lợi ích, tuy nhiên không nắm rõ quy định sẽ dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn và có góc nhìn toàn diện nhất. 

Quy định về ký hợp đồng điện tử trong hoạt động thương mại.

1. Hợp đồng điện tử là gì

Sử dụng hợp động điện tử là một trong các phương thức giao kết hiện đại nhờ ứng dụng công nghệ số. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Căn cứ theo quy định tại Điều 33, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định:

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy khi được giao kết theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và Pháp luật về hợp đồng. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

2. Quy định về ký hợp đồng điện tử trong hoạt động thương mại 

Chuyển đổi số được đẩy mạnh nhằm gia tăng lợi ích và nâng cao khả năng cạnh tranh. Theo đó, giao kết hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi và được đảm bảo bởi các điều luật hay chế tài, đây là một trong những lý do doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về ký hợp đồng điện tử. 

2.1 Quy định về nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Quy định về ký hợp đồng điện tử trong hoạt động thương mại cần tuân thủ nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng theo Điều 35, Luật giao dịch điện tử 2005. Cụ thể:

• Các bên tham gia giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng.
• Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. VD giao kết qua máy vi tính điện thoại, Ipad, mạng internet… 
• Các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

2.2 Quy định về ký hợp đồng điện tử 

Ký hợp đồng điện tử hay nói cách khác là việc thực hiện giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

Ký hợp đồng điện tử được áp dụng rộng rãi trong hoạt động thương mại.

Trong hoạt động thương mại các bên tham gia giao kết hợp đồng hoàn toàn có thể có thể thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu nếu các bên không có thỏa thuận khác. 

2.3 Quy định về chữ ký ký trên hợp đồng điện tử

Đối với hợp đồng điện tử, không thể thực hiện ký theo cách thông thường mà phải dùng chữ ký điện tử để thực hiện ký hợp đồng. Chữ ký điện tử được hiểu là chữ ký được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký (theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2005).

Quy định về chữ ký điện tử trong giao kết hợp đồng điện tử.

Trên thực tế, các bên tham gia giao kết hợp đồng trong hoạt động thương mại có thể sử dụng nhiều loại chữ ký điện tử khác nhau. Tuy nhiên, đối với các giao dịch quan trọng hoặc giao dịch có giá trị lớn thì chữ ký điện tử cần đáp ứng các điều kiện để đảm bảo an toàn, bảo mật để tránh các tranh chấp. Các điều kiện này được quy định tại Điều 22, Luật giao dịch điện tử 2005 gồm có:

(1) Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng đồng thời chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
• Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử và nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

(2) Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn.

Hiện nay, chữ ký số được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp khi ký hợp đồng điện tử do có tính pháp lý cao. Chữ ký số ký lên hợp đồng đảm bảo đã được chứng thực theo quy định của pháp luật. 

2.4 Tuân thủ quy tắc áp dụng Luật thương mại và luật liên quan

Trong hoạt động thương mại khi ký hợp đồng điện tử các bên tham gia tuân thủ quy tắc áp dụng Luật thương mại và các luật liên quan theo quy định tại Điều 4, Luật Thương mại 2005. Quy tắc áp dụng luật bao gồm:

• Hoạt động thương mại đặc thù được quy định trong luật khác thì áp dụng quy định của luật đó.
• Hoạt động thương mại không được quy định trong Luật thương mại và trong các luật khác thì áp dụng quy định của Bộ luật dân sự.

Như vậy, khi ký hợp đồng điện tử trong lĩnh vực thương mại cần đặc biệt lưu ý về nội dung, hình thức của hợp đồng đã quy định trong các văn bản pháp luật liên quan.

2.5 Quy định về thông báo khi ký hợp đồng điện tử

Khi ký hợp đồng điện tử, thông báo là một phần nội dung quan trọng để có thể thực hiện hợp tác thành công. Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống. Các bên tham gia ký hợp đồng điện tử cần đặc biệt lưu ý để tránh các tranh chấp không đáng có liên quan đến việc thông báo. 

Trên đây là quy định về ký hợp đồng điện tử trong hoạt động thương mại mà doanh nghiệp cần nắm được để có thể giao kết hợp đồng thuận lợi, mở rộng hợp tác kinh doanh. Việc ứng dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử từ các nhà cung cấp uy tín tạo lợi thế lớn cho doanh nghiệp trong hợp tác quốc tế.