Bước vào kỷ nguyên số hợp đồng điện tử trở thành phương thức giao dịch được đông đảo doanh nghiệp lựa chọn trong. Vậy quy trình ký hợp đồng điện tử chuẩn đối với doanh nghiệp như thế nào? trong trường hợp doanh nghiệp mới sử dụng hợp đồng điện tử cần lưu ý gì?

Quy trình ký hợp đồng điện tử và các lưu ý khi ký.

1. Quy trình ký hợp đồng điện tử chuẩn

Sau khi có những thỏa thuận ban đầu về việc giao kết hợp đồng các bên sẽ tiến hành theo quy trình ký hợp đồng điện tử. Cụ thể quy trình được thực hiện theo 03 bước như sau:

Bước 1: Đề nghị ký hợp đồng

Đề nghị ký hợp đồng điện tử là bước đầu tiên trong quy trình. Một bên (bên đề nghị) đề nghị giao kết hợp đồng điện tử. Khi này bên đề nghị sẽ tạo lập hợp đồng điện tử (thường được tạo lập trên phần mềm ký hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp đã mua từ các nhà cung cấp trước đó) dưới dạng các thông điệp dữ liệu.

Cụ thể các bước như sau:

Bên đề nghị giao kết sẽ thực hiện các công việc sau:

• Thực hiện đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử đã được cài đặt trên máy vi tính/ laptop/ Ipad… 
• Thiết lập hợp đồng điện tử căn cứ trên các thỏa thuận ban đầu. Xây dựng chi tiết các điều khoản, quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên tham gia hợp đồng
• Trên hợp đồng điện tử xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng điện tử 
• Thực hiện ký số vào các vị trí tương ứng của bên đề nghị giao kết hợp đồng.

Sau khi hoàn tất về nội dung hợp đồng và thực hiện ký số thì bên đề nghị giao kết hợp đồng gửi hợp đồng cho các bên còn lại thông qua email. Hoặc bên đề nghị ký hợp đồng cũng có thể gửi thông qua các hệ thống thông tin do bên được đề nghị (thường là đối tác, khách hàng) chỉ định và có thể truy cập được.

Bước 2: Tiếp nhận hợp đồng điện tử và trả lời đề nghị giao kết hợp đồng

Sau khi bên đề nghị ký hợp đồng gửi email tới bên được đề nghị thì bên được đề nghị sẽ kiểm tra email, xem xét và trả lời chấp nhận hoặc không chấp nhận nội dung của hợp đồng. Bên được đề nghị giao kết hợp đồng điện tử nhận email thông báo tự động. Thực hiện truy cập vào đường link hợp đồng không cần dùng tài khoản đăng nhập hệ thống. Sau đó, đọc kỹ lưỡng nội dung hợp đồng và tiến hành xác nhận. 

Bên được đề nghị thực hiện ký số nếu đồng ý với nội dung hợp đồng.

Cụ thể:

• Trường hợp đồng ý các điều khoản, bên được đề nghị xác nhận bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…) để xác nhận.
• Trường hợp không đồng ý, bỏ qua phần ký số và yêu cầu chỉnh sửa điều khoản hợp đồng. Sau khi chỉnh sửa hoàn tất và đi đến thống nhất thì bên được đề nghị sẽ ký số xác nhận.

Bước 3: Các bên thực hiện hợp đồng

Sau khi bên được đề nghị cuối cùng hoàn tất việc ký hợp đồng điện tử, thì hệ thống gửi thông báo hoàn tất ký kết hợp đồng đến tất cả các bên tham gia. Hợp đồng sau khi ký sẽ không thể chỉnh sửa. Khi này, hợp đồng điện tử sẽ được mã hóa và lưu trữ trên hệ thống.

Lưu ý: Trường hợp nếu không có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan khác thì hợp đồng sẽ chính thức có hiệu lực từ thời điểm hoàn tất việc ký của các bên.

2. Những lưu ý khi ký hợp đồng điện tử

Để đảm bảo cho quy trình ký hợp đồng được diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về việc sử dụng chữ ký điện tử và các nguyên tắc ký hợp đồng điện tử.

2.1 Những lưu ý về chữ ký điện tử sử dụng ký hợp đồng 

Trên thực tế người ta có thể sử dụng nhiều loại chữ ký điện tử để ký hợp đồng điện tử (Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh…). Đối với các hợp đồng yêu cầu tính pháp lý cao doanh nghiệp nên thực hiện ký bằng chữ ký số và đảm bảo các yêu cầu quy định tại Điều 22, Luật giao dịch điện tử. Theo đó, chữ ký số cần được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực.

Lưu ý về chữ ký điện tử và các nguyên tắc ký hợp đồng điện tử.

2.2. Nguyên tắc ký hợp đồng điện tử

Trước khi nắm được quy trình ký hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ được nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử hay nguyên tắc ký hợp đồng điện tử. Căn cứ theo Điều 35, Luật giao dịch điện 2005 thì hợp đồng điện tử được ký dựa trên các nguyên tắc sau:

• Các bên tham gia được phép thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử (máy tính, điện thoại, Ipad, mạng internet…) trong giao kết và thực hiện hợp đồng.
• Phải tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử này và pháp luật về hợp đồng khi giao kết và thực hiện hợp đồng.
• Các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Nắm rõ nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử trước khi ký sẽ đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp đồng thời tránh rủi ro liên quan đến tranh chấp hợp đồng điện tử.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) không chỉ cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp mà còn cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử uy tín. Theo đó, khi sử dụng các sản phẩm dịch vụ từ ThaisonSoft mọi vấn đề liên quan đến việc thực hiện ký hợp đồng điện tử sẽ được hỗ trợ tối đa 24/7. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể hoàn toàn yên tâm về tính an toàn và bảo mật của hợp đồng được ký kết tất cả sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong công việc và phòng ngừa rủi ro tối ưu.

Để có quy trình ký hợp điện tử chuẩn, doanh nghiệp có thể liên hệ ngay theo đường dây nóng Miền Bắc: 1900.4767; Trung/Nam: 1900.4768 để được hỗ trợ nhanh nhất.