Trên thực tế có thể giao kết hợp đồng dưới nhiều hình thức khác nhau. Vậy các hình thức của hợp đồng và hình thức hợp đồng được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp là gì? Doanh nghiệp đặc biệt lưu ý để hợp tác kinh doanh được thuận lợi tránh các rủi ro khi giao kết.

Các hình thức của hợp đồng.

1. Hợp đồng theo quy định của pháp luật 

Khái niệm hợp đồng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động thương mại, đầu tư hay nghiên cứu khoa học. Căn cứ theo Điều 385, Bộ luật dân sự 2015 hợp đồng được định nghĩa như sau:

“Hợp đồng là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”

Trên thực tế, người ta phân ra làm rất nhiều loại hợp đồng khác nhau căn cứ vào chủ thể giao kết hoặc căn cứ vào lĩnh vực ký hợp đồng. Tuy nhiên, dù là loại hợp đồng ở lĩnh vực nào cũng có thể tồn tại dưới dạng hình thức văn bản hoặc phi văn bản.

2. Các hình thức của hợp đồng 

Hình thức của hợp đồng hay (cách thể hiện của hợp đồng) là yếu tố quan trọng trong nhiều giao dịch và hợp tác kinh doanh. Trong nhiều trường hợp Pháp luật quy định cụ thể hình thức của hợp đồng để đảm bảo tính pháp lý.

2.1 Hình thức hợp đồng giấy 

Hợp đồng giấy (còn gọi là hợp đồng văn bản truyền thống) là hình thức hợp đồng thể hiện bằng ngôn ngữ viết, được trình bày trên chất liệu giấy. Hợp đồng giấy có thể dễ dàng đọc, lưu giữ và bảo đảm được sự toàn vẹn nội dung khi vận chuyển hoặc lưu giữ. 

Một số loại hợp đồng giấy thường thấy như: hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ; hợp đồng mua bán nhà/ bất động sản; hợp đồng mua bán xe; hợp đồng chuyển nhượng tài sản; hợp đồng đăng ký quyền sử dụng/sở hữu đất… Hợp đồng giấy có thể có công chứng hoặc không có công chứng tùy từng loại cụ thể theo quy định của pháp luật về lĩnh vực ký hợp đồng. 

2.2 Hình thức hợp đồng điện tử 

Hợp đồng điện tử ((hợp đồng văn bản hiện đại) sử dụng ngày càng nhiều và nở rộ ở tất cả các quốc gia vùng lãnh thổ hiện nay, khi công nghệ số phát triển. Hợp đồng điện tử mang đến lợi ích lớn cho doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia.

Căn cứ theo Điều 33, Luật Giao dịch điện tử 2005 định nghĩa về hợp đồng điện tử như sau:

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”

Như vậy, có thể hiểu hợp đồng điện tử là hình thức hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trông đó thông điệp dữ liệu được hiểu là  thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như: mạng internet, máy tính, laptop, ipad, điện thoại… 

Hợp đồng giao kết bằng hình thức hợp đồng điện tử.

2.3 Hình thức hợp đồng miệng

Hợp đồng miệng (hay hợp đồng bằng lời nói) là hình thức hợp đồng giao kết dựa trên ngôn ngữ nói. Theo đó, khi giao kết hợp đồng các bên sẽ thống nhất bằng lời nói.

Việc trao đổi bằng lời nói có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua điện thoại, điện đàm… Hợp đồng miệng thường được lưu lại bằng máy ghi âm, điện thoại để đảm bảo ghi nhớ các nội dung đã thỏa thuận hoặc là chứng cứ khi xảy ra các tranh chấp cần được giải quyết. 

Hình thức hợp đồng miệng thường dùng khi các bên tham gia giao kết đã quen biết và có độ thân tín cao. Mặt khác, hợp đồng miệng thường chỉ áp dụng khi các thỏa thuận có nội dung đơn giản, ngắn gọn và giá trị hợp đồng thấp.  

Ví dụ hợp đồng miệng có thể là: Hợp đồng vay tiền; hợp đồng mượn xe; hợp đồng thuê công cụ dụng cụ làm việc… 

2.4 Hình thức hợp đồng hành vi 

Bên cạnh hình thức hợp đồng văn bản, hợp đồng lời nói còn có hợp đồng hành vi. Hợp đồng bằng hành vi là hình thức hợp đồng được giao kết minh chứng bằng các hành vi cụ thể.

Hình thức hợp đồng hành vi được thể hiện rất đa dạng. Tại nơi thực hiện hành vi hợp đồng được xác lập. Thường hình thức hợp đồng hành vi được dùng khi một bên không thể nói, viết hoặc trong bối cảnh các bên không thể nói hay viết hoặc hành vi đó là hành vi được sử dụng phổ biến theo thông lệ.

3. Hình thức hợp đồng phổ biến được doanh nghiệp sử dụng 

Hiện nay, hình thức hợp đồng giấy vẫn là hình thức hợp đồng được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất do có tính truyền thống và có một số các ưu điểm đặc biệt như:

• Có thể sử dụng trong mọi giao kết hợp đồng;
• Tính pháp lý cao;
• Các bên tham gia dễ dàng đọc và không phải nhờ đến các công cụ hỗ trợ; 
• Sự tin tưởng của người giao kết đối với hợp đồng giấy

Mặc dù có nhiều ưu điểm, tuy nhiên hợp đồng giấy cũng có rất nhiều khuyết điểm như:

• Phải gặp mặt trực tiếp để ký hợp đồng
• Chi phí ký hợp đồng có thể cao (do bao gồm cả chi phí đi lại, tổ chức ký…)
• Mất đi nhiều cơ hội hợp tác làm ăn kinh doanh do không kết nối nhanh kịp thời với khách hàng, đối tác
• Quản lý, tìm kiếm hợp đồng khó khăn và mất nhiều thời gian
• Hợp đồng dễ bị mối mọt, rách, hỏng
• Việc lưu giữ, bảo quản hợp đồng trong thời gian dài tốn kém chi phí 

Hình thức hợp đồng điện tử được giao kết qua phần mềm iContract.

Để khắc phục những yếu điểm của hợp đồng giấy, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử là phương thức giao kết chính. Hợp đồng điện tử hội tụ nhiều ưu điểm hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả bên cạnh đó tiết kiệm chi phí. 

Các ưu điểm khi sử dụng hợp đồng điện tử như: 

• Giao kết hợp đồng nhanh mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị điện tử như máy tính, laptop, điện thoại, Ipad… 
• Quản lý hợp đồng hiệu quả, phân tầng quản lý, có khả năng bảo mật cao
• Tìm kiếm hợp đồng chỉ bằng vài thao tác đơn giản trên máy tính;
• Hạn chế các rủi ro về mất, cháy, hỏng hợp đồng;
• Tiết kiệm chi phí bảo quản, lưu trữ hợp đồng; 
• Tiết kiệm chi phí đi lại, chi phí tổ chức ký kết…;
• Tạo nhiều cơ hội hợp tác với nhiều khách hàng tiềm năng. 

Lưu ý theo quy định của Pháp luật Việt Nam hiện hành hợp đồng điện tử không áp dụng với một số lĩnh vực như: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các loại bất động sản khác; hợp đồng thừa kế, và một số lĩnh vực như đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ khác.

Thông qua các hình thức của hợp đồng và hình thức hợp đồng phổ biến được sử dụng trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn đọc có thể lựa chọn được hình thức hợp đồng phù hợp  khi hợp tác làm ăn kinh doanh, hợp tác nghiên cứu hay các hợp tác khác. Trong trường hợp pháp luật không quy định hình thức của hợp đồng ở các luật liên quan thì doanh nghiệp có thể lựa chọn hợp đồng điện tử để giao kết. Hợp đồng điện tử có tính pháp lý cao và được pháp luật bảo hộ bằng các chế tài chặt chẽ.