Bước cuối cùng của giao kết hợp đồng điện tử là ký hợp đồng. Tuy nhiên, tùy vào thỏa thuận sử dụng loại chữ ký nào mà cách ký cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số.

Ký hợp đồng điện  tử bằng chữ ký số.

1. Chữ ký số là gì

Chữ ký số là khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực giao dịch điện tử, nhưng không phải ai cũng nắm được định nghĩa chữ ký số theo quy định của Pháp luật. Trước khi được hướng dẫn ký hợp động điện tử bằng chữ ký số bạn cần hiểu rõ các vấn đề sau

1.1 Định nghĩa chữ ký số theo quy định của pháp luật

Chữ ký số theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018 NĐ-CP ngày 27/9/2018 được định nghĩa như sau: 

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Có thể hiểu đơn giản chữ ký số là chữ ký được tạo ra biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã từ đó xác định chính xác được người ký. Trên thực tế, các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử có thể sử dụng chữ số điện tử khác (chữ ký bằng hình ảnh, chữ ký scan). Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn cho giao dịch, có tính pháp lý cao thì chữ ký số là lựa chọn hàng đầu và được các doanh nghiệp, đơn vị hiện nay sử dụng nhiều nhất.

1.2 Điều kiện để đảm bảo chữ ký số an toàn

Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số được quy định tại Điều 9, Nghị 130/2018 NĐ-CP. Cụ thể:

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia/ chuyên dùng Chính phủ/ công cộng/ chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số. 
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Nếu pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Hợp đồng điện tử là các hợp đồng thiết lập dưới dạng thông tin, được tạo ra, được gửi đi, được nhận lại và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Các bên được thỏa thuận về việc chứng thực chữ ký số khi ký hợp đồng điện tử.

2.1 Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử an toàn

Đối với nhiều hợp đồng kinh tế thì các bên cần đảm bảo nguyên tắc giao kết hợp đồng an toàn. Theo đó, hợp đồng điện tử cần tuân thủ các nguyên tắc quy định tại  Điều 35, Luật giao dịch điện tử 2005. 

• Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. 
• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng. 
• Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

2.2 Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Hướng dẫn ký hợp động điện tử bằng chữ ký số chi tiết các doanh nghiệp, đơn vị khi giao kết hợp đồng điện tử cần nắm rõ:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Sau khi các thỏa thuận hợp tác được thông qua, một bên sẽ đề nghị giao kết hợp đồng (thường là bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ) để phân rõ trách nhiệm, quyền hạn đảm bảo lợi ích cho các bên. Đồng thời xác lập mối quan hệ dân sự và được đảm bảo bởi luật pháp.

Bên đề nghị giao kết hợp đồng thực hiện:

• Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;
• Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ các bên tham gia;
• Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng;
• Ký chữ ký số của mình lên hợp đồng 
• Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện ký hợp đồng điện tử.

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

• Bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ nhận email thông báo tự động tại địa chỉ email đã cung cấp cho bên đề nghị ký hợp đồng.  
• Thực hiện truy cập vào đường link hợp đồng (không cần tài khoản đăng nhập hệ thống), đọc ký nội dung hợp đồng trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử.
• Xác nhận đồng ý với giao kết hợp đồng bằng cách thực hiện ký chữ ký số. Trường hợp không đồng ý với một số điều khoản trong hợp đồng bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ phản hồi thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và thỏa thuận lại để thống nhất hợp đồng rồi mới ký số xác nhận. 

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

Trong trường hợp bên được đề nghị hoàn tất việc ký số thì hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến các bên tham gia. Sau khi ký số hợp động điện tử không thể sửa đổi.

Hợp đồng sau khi ký đã có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử đồng thời được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.

Việc thực hiện ký hợp đồng bằng chữ ký số là hình thức ký đảm bảo an toàn, xác định được chính xác người thực hiện ký theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử từ đó mà các văn bản có tính pháp lý cao.

Thông qua hướng dẫn ký hợp động điện tử bằng chữ ký số hy vọng sẽ giúp đơn vị, doanh nghiệp có thể thực hiện ký số thuận lợi. Trường hợp là đơn vị, doanh nghiệp mới sử dụng chữ ký số chưa rõ có thể liên hệ đến phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract để được hướng dẫn chi tiết.