Hợp đồng scan là một giải pháp lưu trữ, chia sẻ hợp đồng tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Hợp đồng scan có hiệu lực pháp lý không? Ưu và nhược điểm của loại hợp đồng này là gì? Cần lưu ý vấn đề gì khi làm hợp đồng scan? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Hợp đồng scan và những điều cần biết khi ký kết hợp đồng

1. Hợp đồng scan là gì?

Hợp đồng scan là hợp đồng giấy đã được chuyển thành dữ liệu điện tử, thường dưới dạng file PDF hoặc file ảnh (JPG, JPEG). Hợp đồng scan dùng để lưu trữ hợp đồng, hoặc gửi hợp đồng nhanh chóng, tiện lợi, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, in ấn. 

Theo quy định của pháp luật, hợp đồng chỉ được công nhận có tính pháp lý khi được lập dưới hình thức hợp đồng giấy hoặc hợp đồng điện tử (ký bằng chữ ký số). Do đó, hợp đồng scan không có giá trị pháp lý mà chỉ là bản sao của hợp đồng. 

Tuy nhiên, không phải bất cứ bản sao nào cũng có thể thay cho bản chính trong các giao dịch. Hiện nay, chỉ có một số loại bản sao dưới đây mới có thể thay cho bản chính:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc: Căn cứ vào sổ gốc, cơ quan chức năng sẽ cấp bản sao cho người sở hữu. Bản sao từ sổ gốc có đầy đủ và chính xác nội dung như trong bản gốc. 
• Bản sao được chứng thực từ bản chính: Căn cứ vào bản chính, cơ quan chức năng có thẩm quyền (phòng tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan công chứng hoạt động theo pháp luật, cơ quan ngoại giao) sẽ có quyền chứng thực bản sao là đúng với bản chính. 

Như vậy chỉ có bản chính, bản sao chứng thực từ bản chính, bản sao từ sổ gốc do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận thì mới được công chứng.

Tóm lại, hợp đồng scan không phải là hợp đồng điện tử mà chỉ mà bản sao của hợp đồng, chỉ có giá trị lưu trữ, chứng minh nội dung của hợp đồng chứ không thể dùng làm bằng chứng để giải quyết tranh chấp nếu có phát sinh sau này. 

2. Hợp đồng scan có những ưu, nhược điểm gì?

Hợp đồng scan có những ưu và nhược điểm sau:

• Ưu điểm của hợp đồng scan:

+) Tiện lợi, nhanh chóng: Hợp đồng scan có thể được gửi đi và nhận lại một cách dễ dàng, nhanh chóng qua email, mạng xã hội,... Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc vận chuyển, giao nhận. Ví dụ, khi hai bên muốn ký kết hợp đồng, thay vì phải in ấn hợp đồng giấy, ký tay và gửi qua đường bưu điện, các bên có thể scan hợp đồng và gửi qua email. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả hai bên.

+) Tiết kiệm chi phí: Việc scan hợp đồng giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ. Hợp đồng scan có thể được lưu trữ trên máy tính, điện thoại,... mà không cần sử dụng đến giấy sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí. 

+) Bảo vệ môi trường: Scan hợp đồng giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

• Nhược điểm của hợp đồng scan:

+) Không có giá trị pháp lý: Hiện nay, hợp đồng scan không có giá trị pháp lý nếu không được công chứng hoặc chứng thực.

+) Dễ bị giả mạo: Hợp đồng scan có thể bị giả mạo bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh.

3. Lưu ý khi thực hiện scan hợp đồng

Trước khi thực hiện scan hợp đồng, cần lưu ý một số vấn đề sau để quá trình thực hiện scan hợp đồng được thuận lợi:

• Rà soát lại thông tin trong hợp đồng. Để hạn chế việc phải scan đi scan lại nhiều lần hợp đồng, cần rà soát thật kỹ thông tin có trong hợp đồng, đặc biệt là các thông tin quan trọng như: Thông tin cá nhân của các bên tham gia hợp đồng (tên, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản nếu có), nội dung của hợp đồng, chữ ký của các bên tham gia hợp đồng. 

Lưu ý khi scan hợp đồng cần biết.

• Kiểm tra máy scan: Máy scan có chất lượng tốt sẽ tạo ra file có chất lượng cao, hình ảnh rõ nét, dễ đọc. Điều này sẽ giúp các bên xác minh thông tin dễ dàng hơn. 
• Chọn chế độ scan phù hợp và điều chỉnh các thông số phù hợp: 
• Lưu file ở định dạng phù hợp: File scan nên được lưu ở định dạng PDF hoặc JPEG. Định dạng PDF sẽ giúp file scan có thể được mở trên nhiều thiết bị khác nhau. Định dạng JPEG sẽ giúp file scan có kích thước nhỏ hơn, dễ chia sẻ qua email hoặc mạng xã hội.

Trên đây là một số nội dung chính về hợp đồng scan. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả khi lựa chọn sử dụng loại hợp đồng này trong các giao dịch của mình.