Để giao kết hợp đồng điện tử các bên cần phải tuân thủ theo luật hợp đồng điện tử. Vậy, luật hợp đồng điện tử tại Việt Nam được quy định như thế nào? nắm rõ quy trình giao kết hợp đồng điện tử để đảm bảo tính pháp lý cũng như phòng tránh rủi ro khi thực hiện giao dịch điện tử. 

Luật hợp đồng điện tử và quy trình giao kết hợp đồng điện tử.

1. Hợp đồng điện tử là gì? giao kết hợp đồng điện tử là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 33, Luật giao dịch điện tử quy định về hợp đồng điện tử nêu rõ: 

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.”

Như vậy, có thể hiểu hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 36, Luật giao dịch điện tử 2005 nêu rõ:

“Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng”

Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

2. Luật hợp đồng điện tử

Để có thể sử dụng được hợp đồng điện tử các bên tham gia ký kết hợp đồng sẽ buộc phải tuân thủ theo luật hợp đồng điện tử được quy định tại Luật giao dịch điện tử 2005. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng giấy, giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

2.1 Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Có 3 nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử mà các bên giao kết hợp đồng điện tử buộc phải tuân theo: 

• Một là các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.
• Hai là khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử 2005 và pháp luật về hợp đồng.
• Ba là khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

2.2 Quy định về thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu trong giao kết hợp đồng điện tử 

Khi các bên thực hiện giao kết hợp đồng điện tử, thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu trong giao kết hợp đồng điện tử sẽ được tuân theo quy định tại Điều 17, Luật giao dịch điện tử. Cụ thể như sau:

Quy định về thời điểm, địa điểm gửi, nhận thông điệp dữ liệu khi giao kết hợp đồng điện tử.

Nếu các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác về thời điểm, địa điểm thực hiện giao dịch thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định như sau:

• Thời điểm: là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo;
• Địa điểm: là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức; là nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Nếu người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

2.2 Quy định về thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu trong giao kết hợp đồng điện tử 

Khi giao kết hợp đồng điện tử thời điểm và địa điểm nhận cũng được quy định rõ ràng. Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu được quy định như sau:

• Thời điểm: Là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định của người nhận; hoặc là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của nếu người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu;
• Địa điểm: là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú thường xuyên của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

2.3 Quy định về nhận thông điệp dữ liệu khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử 

Quy định về nhận thông điệp dữ liệu khi giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 18, Luật giao dịch điện tử 2005. Cụ thể:

Người nhận thông điệp dữ liệu: là người được chỉ định nhận thông điệp dữ liệu từ người khởi tạo thông điệp dữ liệu (không bao hàm người trung gian chuyển thông điệp dữ liệu đó).

Trong trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì việc nhận thông điệp dữ liệu được quy định như sau:

• Người nhận được xem là đã nhận được thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu được nhập vào hệ thống thông tin do người đó chỉ định và có thể truy cập được;
• Người nhận có quyền coi mỗi thông điệp dữ liệu nhận được là một thông điệp dữ liệu độc lập, trừ trường hợp thông điệp dữ liệu đó là bản sao của một thông điệp dữ liệu khác;
• Người khởi tạo có yêu cầu hoặc thoả thuận với người nhận về việc người nhận phải gửi cho mình thông báo xác nhận khi nhận được thông điệp dữ liệu thì người nhận phải thực hiện đúng yêu cầu hoặc thỏa thuận này;
• Thông điệp dữ liệu đó được xem là chưa gửi cho đến khi người khởi tạo nhận được thông báo của người nhận xác nhận đã nhận được thông điệp dữ liệu đó nếu người khởi tạo đã tuyên bố thông điệp dữ liệu đó chỉ có giá trị khi có thông báo xác nhận.
• Người khởi tạo có thể ấn định khoảng thời gian hợp lý để người nhận gửi xác nhận về việc nhận thông điệp dữ liệu; nếu người khởi tạo vẫn không nhận được thông báo xác nhận trong khoảng thời gian đã ấn định thì người khởi tạo có quyền xem là chưa gửi thông điệp dữ liệu đó.

2.4 Giá trị pháp lý của thông báo trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống. 

3. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử

Trong kinh doanh giao kết hợp đồng điện tử mang đến rất nhiều lợi ích, không chỉ tiết kiệm chi phí tổ chức ký kết, chi phí đi lại tiết kiệm thời gian mà còn loại bỏ các rủi ro về giả mạo chữ ký, rủi ro về tính pháp lý của hợp đồng. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử như sau: 

Ứng dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract khi giao kết hợp đồng điện tử. 

Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử

Khi hai bên hoặc các bên đạt được những thỏa thuận chung, đại diện 1 bên sẽ đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng điện tử và thiết lập hợp đồng điện tử dựa trên các thỏa thuận chung. 

Bên đề nghị giao kết sẽ thực hiện các công việc sau

• Đăng nhập hệ thống hợp đồng điện tử
• Tạo hợp đồng điện tử
• Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng

Trong nội dung hợp đồng điện tử sẽ có các điều khoản, quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên tham gia hợp đồng. Sau khi hoàn tất hợp đồng điện tử bên đề nghị giao kết sẽ tiến hành ký các vị trí của mình và gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác thực hiện ký hợp đồng điện tử.

Bước 2: Bên tiếp nhận giao kết xác nhận hợp đồng điện tử

Các bên đối tác sau khi nhận được hợp đồng điện tử sẽ truy cập vào link hệ thống phần mềm điện tử và xác nhận các điều khoản trong hợp đồng.

Trường hợp đồng ý các điều khoản nêu tại hợp đồng thì sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số để xác nhận. Trường hợp không đồng ý, sẽ yêu cầu yêu cầu chỉnh sửa điều khoản hợp đồng.

Bước 3: Thống nhất và thực hiện hợp đồng

Sau khi yêu cầu chỉnh sử điều khoản hợp đồng được chấp thuận giữa các bên liên quan, khi này các bên mới thực hiện ký điện tử. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý chỉ khi các bên đã ký đầy đủ theo đúng quy định của Luật giao dịch điện tử. 

Cuối cùng hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng được gửi cho tất cả các bên. Hợp đồng điện tử khi này có giá trị giống như hợp đồng giấy, các bên sẽ thực hiện quyền và trách nhiệm theo hợp đồng đã ký kết.

Mỗi bên khi tham gia giao kết hợp đồng điện tử cần nắm rõ được quy trình giao kết. Điều này giúp các bên hiểu rõ và thực hiện đúng quy định về luật hợp đồng điện tử, tránh những rủi ro dẫn đến thiệt hại về kinh tế.

Phần mềm hợp đồng điện tử iContruct hỗ trợ doanh nghiệp đơn vị ký kết hợp đồng điện tử thông qua môi trường internet hiệu quả không cần gặp trực tiếp, đảm bảo tính pháp lý. Bên cạnh đó, với nhiều tính năng, ưu điểm vượt trội, bảo mật cao và thiết kế thông minh là một trong những công cụ tạo ưu thế cạnh cạnh bứt phá trong kỷ nguyên số, iContract nhận được sự tin tưởng từ đông đảo các đơn vị, doanh nghiệp. 

Thông qua thông tin về luật hợp đồng điện tử và quy trình giao kết hợp đồng điện tử được chia sẻ trong bài viết, hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho bạn đọc, đơn vị, doanh nghiệp khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử. Việc ứng dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract góp phần đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số, hướng đến phương thức làm việc mới chuyên nghiệp và hiện đại hơn.