Hợp đồng điện tử được dự đoán là sẽ dần thay thế cho phương thức giao dịch truyền thống nhờ những lợi ích tối ưu của mình. Vậy những ưu điểm của hợp đồng điện tử cụ thể ra sao? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây từ iContract!

Hợp đồng điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp tối đa lợi ích, giảm thiểu chi phí, thời gian và nhân lực. Thay vì ký và lưu hồ sơ trên giấy theo phương thức văn bản truyền thống, khách hàng chỉ cần ký số trực tuyến là đã có thể hoàn thành giao dịch. Sự thuận tiện này càng thêm phần chiếm ưu thế trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 vẫn còn kéo dài.

1. Top 5 ưu điểm của hợp đồng điện tử

Để thiết lập hợp đồng bằng văn bản trên giấy, hai bên cần tiến hành qua nhiều bước khiến việc giao dịch gặp nhiều vấn đề khó khăn, bất cập. Chưa nói đến bước gặp mặt để ký kết, từ khâu soạn thảo, in ấn, chuyển phát cho đến lưu trữ trong kho tài liệu, chúng ta sẽ thường mất khá nhiều thời gian để hoàn thành.  

Tuy nhiên, nếu chuyển đổi sang hợp đồng điện tử, tất cả những bất cập này đều được rút gọn một cách tối đa.

1.1.  Thuận lợi, an toàn - Không chạm, không tiếp xúc

Việc ký kết hơp đồng sẽ vô cùng thuận tiện, nhanh chóng mà không đòi hỏi sự gặp mặt, tiếp xúc trực tiếp giữa các bên. 

Bên cạnh đó, thời gian để thực hiện ký hợp đồng điện tử cũng diễn ra vô cùng nhanh chóng, giúp đẩy nhanh tiến trình hợp tác, đảm bảo đúng tiến độ công việc. 

Cùng với đó, vẫn đảm bảo tính chính xác, minh bạch, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, hoàn toàn phù hợp với bối cảnh “hạn chế tiếp xúc gần” do dịch như hiện nay.
 

Tính thuận tiện là một trong những ưu điểm của hợp đồng điện tử

1.2.  Dễ dàng quản lý, lưu trữ an toàn 

Lợi ích tiếp theo mà việc áp dụng phương thức giao dịch điện tử đem lại cho doanh nghiệp đó là cho phép người dùng tạo, lưu trữ hợp đồng trên hệ thống phần mềm.

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập, tra cứu những hợp đồng chờ ký, đã ký bất cứ lúc nào và ở bất cứ nơi đâu, rất thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp.

Về tính bảo mật, nhờ áp dụng các biện pháp bảo mật 24/7, lưu trữ thông tin dữ liệu tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn, hợp đồng điện tử được bảo vệ ở mức cao nhất, có thể chống tấn công và thất thoát dữ liệu cũng như an ninh thông tin người dùng. Cũng nhờ vậy, giảm thiểu những rủi ro cho doanh nghiệp về việc mất hỏng, cháy, thất lạc… 

Ký kết linh hoạt, chủ động với hợp đồng điện tử

1.3.  Rút ngắn thời gian - giảm thiểu chi phí

Giảm thiểu thời gian, chi phí, nguồn lực một cách tối đa là ưu điểm tiếp theo của hợp đồng điện  tử. Theo đó, toàn bộ các công đoạn từ in ấn, vận chuyển, ký kết, lưu trữ hợp đồng đều được thực hiện trên nền tảng công nghệ, không cần sử dụng giấy tờ. 

Tất cả “gói gọn” trong vài thao tác đơn giản, giúp đẩy nhanh quá trình ký hợp đồng, qua đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.

1.4. Ký số đồng loạt

Không cần gặp mặt, tiếp xúc trực tiếp với đối tác, hợp đồng điện tử cho phép người dùng có thể dễ dàng ký số đồng loạt, mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị (máy tính bảng, điện thoại di động,  máy vi tính) mà không giới hạn số lượng. Đồng thời vẫn đảm bảo tính chính xác cao.

Với đặc trưng chứng từ dưới dạng điện tử, tích hợp thêm các tính năng ưu việt như cổng ký tiện dụng với nhiều loại chữ ký số (USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp…), việc ký hợp đồng vẫn có thể diễn ra an toàn, thuận tiện. 

Đặc biệt, chỉ với một vài thao tác chuyển hợp đồng trên máy tính/ điện thoại, hợp đồng sẽ được gửi tới khách hàng chỉ trong vài giây mà không cần lo ngại đến vấn đề khoảng cách địa lý.

Hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao

1.5.  Đảm bảo pháp lý, an toàn thông tin

Bảo mật an toàn thông tin luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch điện tử. Vấn đề này cũng được các nhà cung cấp giải pháp phần mềm đặc biệt chú trọng. Riêng với sản phẩm hợp đồng điện tử iContract, việc vận hành đều theo tiêu chuẩn ISO/IEC/27001:2013. Theo đó, mọi dữ liệu về doanh nghiệp cũng như quá trình giao dịch đều được ThaisonSoft cam kết đảm bảo an toàn một cách tối đa.

2. Những câu hỏi thường gặp về hợp đồng điện tử 

Là một hình thức giao dịch mới nên chắc chắn sẽ có không ít thắc mắc xoay quanh hợp đồng điện tử. Sau đây là một vài câu hỏi liên quan khi sử dụng hợp đồng này.

2.1. Hai bên có cần đăng ký hình thức ký điện tử không?

Việc ký kết hợp đồng điện tử chỉ yêu cầu đăng ký sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử đối với bên tạo lập hợp đồng. Và không bắt buộc đối với bên còn lại (bên nhận hợp đồng). 

2.2. Tính pháp lý của Hợp đồng điện tử có đảm bảo không?

Hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận là hình thức hợp pháp. Điều này được thể hiện, đề cập tới trong các văn bản pháp luật. Cụ thể:

Theo thông tư 87/2021/TT-BTC, hợp đồng điện tử được phép sử dụng để giao kết trong hoạt động nghiệp vụ kho bạc nhà nước, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy.

Trong khi đó, Bộ luật lao động 2019 cũng ghi nhận hình thức hợp đồng lao động điện tử là hình thức hợp pháp, được pháp luật công nhận.

Những quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác cũng được nêu ra trong Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29-11-2005.

Vậy nên, nên các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về tính pháp lý của loại hợp đồng này.

2.3. Có thể ký hợp đồng điện tử bằng những hình thức nào?

Thông qua các hình thức: chữ ký số, mã OTP, chữ ký ảnh, người dùng có thể ký kết hợp đồng điện tử. 

• Trường hợp người dùng là doanh nghiệp hoặc tổ chức: thực hiện ký bằng chữ ký số. 
• Trường hợp người dùng là cá nhân: thực hiện ký bằng mã OTP được gửi về điện thoại hoặc email.

2.4. Quy trình ký hợp đồng điện tử gồm những bước nào?

Việc sử dụng hợp đồng điện tử cũng chính là góp phần đẩy mạnh xây dựng nền kinh tế số. Với ThaisonSoft, quy trình ký hợp đồng điện tử luôn đáp ứng các tiêu chí đơn giản, thuận tiện, minh bạch, công khai.

Theo đó, quy trình ký hợp đồng online thông thường sẽ gồm 5 bước nhưng với iContract của ThaisonSoft, việc ký kết hợp đồng có thể “rút gọn” chỉ trong 3 bước như sau:

Bước 1: Tạo hợp đồng điện tử trên phần mềm Ký HĐĐT

Bước 2: 

Bên bán ký HĐ bằng chữ ký số

Tạo link HĐ đã ký số thông qua email

Bước 3: Bên mua truy cập link, thực hiện ký số lên HĐ theo hướng dẫn

Nhìn chung, hợp đồng điện tử hay phương thức ký hợp đồng online đang cho thấy được nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với hợp đồng giấy, đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. 

Sẽ không có gì quá bất ngờ nếu phương thức ký hợp đồng điện tử trở thành thành xu hướng của tương lai và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.